Office & Team Operations Specialist

HCM ADVICE; Wien; Vor Ort; EUR 26.000 - 31.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gleitzeit

Mentoring & Wissensaustausch

Zentrale Lage am Stephansplatz

Zusammenfassung

HCM ADVICE in Wien sucht eine engagierte Office-/Empfangs- und Office-Management-Fachkraft zur eigenständigen Organisation von Veranstaltungen und Abwicklung des täglichen Bürobetriebs.

Sie unterstützen interne Abteilungen, betreuen Gäste und koordinieren Einkauf, Buchhaltungsvorbereitung sowie Onboarding neuer Mitarbeitender. Deutsch C1, Englisch B2, mind. 2 Jahre Erfahrung, Voll- oder Teilzeit ab 30 Stunden/Woche.

Qualifikationen

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Office Management, Assistenz- oder Empfangsbereich
• Abgeschlossene Ausbildung (HAK/HLW/HTL, Fachschule, BHAS, kaufm. Lehre oder Ähnliches) mit guten Noten
• Leidenschaft für guten Service und ein professionelles Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzutreiben
• Sehr guter Umgang mit MS Office-Programmen und einen Blick fürs Detail
• Deutsch mindestens C1 und Englisch B2
• Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit (Voll- oder Teilzeit ab 30 Stunden/Woche)

Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen und Unterstützung unserer internen Abteilungen
• Selbstständige Organisation und Planung von Veranstaltungen, Workshops und Firmenevents
• Spaß an Reisemanagement und Behördenkommunikation
• Verantwortung für Bestellwesen und Einkauf inklusive Preisverhandlungen und Kostenkontrolle
• Herzlicher Empfang und Betreuung unserer Gäste sowie Sicherstellung eines professionellen Auftritts
• Büroverwaltung, Organisation und Sauberkeit im Office
• Buchhaltungsvorbereitung und Aufbereitung relevanter Unterlagen
• Administratives Onboarding neuer Mitarbeiter*innen

Kenntnisse

Office Management

Empfang

Veranstaltungsplanung

Organisation

Teamwork

Deutsch C1

Englisch B2

Selbstständigkeit

Verantwortungsbewusstsein

MS Office

Ausbildung

HAK/HLW/HTL, Fachschule, BHAS, kaufm. Lehre

Tools

MS Office

MS Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

HCM ADVICE in Wien sucht eine engagierte Office-/Empfangs- und Office-Management-Fachkraft zur eigenständigen Organisation von Veranstaltungen und Abwicklung des täglichen Bürobetriebs.

Sie unterstützen interne Abteilungen, betreuen Gäste und koordinieren Einkauf, Buchhaltungsvorbereitung sowie Onboarding neuer Mitarbeitender. Deutsch C1, Englisch B2, mind. 2 Jahre Erfahrung, Voll- oder Teilzeit ab 30 Stunden/Woche.