Office Management & Front Office Lead – Unbefristet, 5 Tage

MADx – Macro Array Diagnostics GmbH; Wien; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

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Job summary

JobsinAustria sucht eine engagierte Front Office/Office Management-Kraft, die Besucher:innen, Mitarbeitende und Dienstleister willkommen heißt, den Empfang organisiert und die Bürokommunikation sicherstellt. Sie koordinieren Post, Postfracht, interne Verteilung sowie Onboarding neuer Mitarbeitender und unterstützen das Workplace Management, Meetings und Veranstaltungen.

Deutschkenntnisse C1, Englischkenntnisse und Hands-on-Mentalität sind gefragt.

Qualifications

• Erfahrung im Front Office, Office Management, Administration, Hotellerie oder Kundenservice.
• Hohe Organisationsfähigkeit und Multitasking-Kompetenz.
• Serviceorientierte, professionelle und offene Persönlichkeit.
• Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise.
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse.
• Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, dort anzupacken, wo Unterstützung gebraucht wird.
• Erfahrung im Bereich Facility Coordination/ Workplace Management ist von Vorteil

Responsibilities

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Bewerbenden, Mitarbeitenden, Partner:innen und Lieferant:innen.
• Empfangsorganisation, Telefonannahme und allgemeine Bürokommunikation.
• Koordination Ein- und Ausgangspost, Lieferungen und interne Korrespondenzverteilung.
• Pflege administrativer Prozesse, Datenbanken und Bürouunterlagen.
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und Einrichtung von Arbeitsplätzen.
• Koordination von Facility-Themen und Ansprechpartner für externe Dienstleister und Hausverwaltung.
• Unterstützung im Workplace Management und Beitrag zu einer professionellen Arbeitsumgebung.
• Organisation interner Meetings, Teamevents und Unternehmensveranstaltungen.
• Überwachung des Bürobestands und Koordination von Nachbestellungen gemeinsam mit dem Einkauf.

Skills

Front Office

Office Management

Organisation

Kundenservice

Kommunikation

Deutschkenntnisse C1

Teamfähigkeit

Tools

Microsoft Office

Job description

JobsinAustria sucht eine engagierte Front Office/Office Management-Kraft, die Besucher:innen, Mitarbeitende und Dienstleister willkommen heißt, den Empfang organisiert und die Bürokommunikation sicherstellt. Sie koordinieren Post, Postfracht, interne Verteilung sowie Onboarding neuer Mitarbeitender und unterstützen das Workplace Management, Meetings und Veranstaltungen.

Deutschkenntnisse C1, Englischkenntnisse und Hands-on-Mentalität sind gefragt.