Office-Mitarbeiter*in / Vereinsassistenz (Teilzeit)

Mental Health Group; Wien; Vor Ort; EUR 61.000 - 76.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Zentrales Altbau-Büro im 1. Bezirk

Angenehmes Teamumfeld

Zusammenfassung

Die ÖVS sucht ab sofort eine engagierte Office-Mitarbeiterin bzw. Vereinsassistenz in Teilzeit für die Geschäftsstellenverwaltung. Zu Ihren Aufgaben gehören Mitgliederverwaltung, Kommunikation, Social Media Unterstützung und organisatorische Projektarbeiten.

Sie bringen sichere Deutschkenntnisse, gute MS 365 Kenntnisse, Freude an Büroorganisation und Erfahrung in Vereinsarbeit mit. Es erwartet Sie ein kleines, wertschätzendes Team im Zentrum Wiens.

Qualifikationen

• Ausgezeichnete Microsoft 365-Kenntnisse.
• Affinität für IT und Digitalisierung sowie Flexibilität im Umgang mit neuen Software-Tools.
• Serviceorientiert und Freude an organisatorischer Sekretariatsarbeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse.
• Selbstständige Arbeitsweise und Genauigkeit.
• Freude an schriftlicher und telefonischer Kommunikation mit Vereinsmitgliedern und Funktionär*innen.

Aufgaben

• Vereinsadministration.
• Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Mitgliedern.
• Pflege der Mitgliederdatenbank.
• Mithilfe bei Veranstaltungsadministration.
• Betreuung von Gremien.
• Allgemeine Office-Agenden.
• Digitalisierung von Akten und Protokollen.
• Unterstützung bei postalischen Aussendungen.
• Einkäufe, Büroorganisation und Erledigungen.
• Mitbetreuung der Vereinshomepage.
• LinkedIn-Posts und Interaktionen.
• Administrative Unterstützung bei Umstellung der Vereinssoftware.
• Organisatorische Unterstützung beim Rebranding der Website.

Kenntnisse

Microsoft 365

IT-Digitalisierung

Serviceorientierung

Deutschkenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Kundenkommunikation

Vereinsarbeit / NPO Erfahrung

Typo3

WordPress

CRM-Systeme

Ausbildung

Keine formale Ausbildung angegeben

Tools

Typo3

WordPress

V8 Vereinssoftware

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Office-Mitarbeiter*in / Vereinsassistenz
(Teilzeit)

Die Österreichische Vereinigung für Supervision, Coaching undOrganisationsberatung (ÖVS) ist ein Verein mit rund 1.400 Mitgliedern. ZurVerstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine engagierte undverlässliche Persönlichkeit für die Mitarbeit in unsererVereins-Geschäftsstelle.

Ihre Aufgaben

• Vereinsadministration
  • Schriftliche und telefonische Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern(Datenänderungen, Auskünfte, etc.)
  • Pflege der Mitgliederdatenbank
  • Mithilfe bei der Veranstaltungsadministration (An- und Abmeldungen,Bestätigungen, Teilnahmebestätigungen etc.)
  • Betreuung von Gremien
• Allgemeine Office-Agenden
  • Digitalisierung von Akten und Protokollen
  • Unterstützung bei postalischen Aussendungen
  • Einkäufe, Büroorganisation und sonstige Erledigungen
• Außenkommunikation und Social Media
  • Mitbetreuung der Vereinshomepage
  • LinkedIn-Posts und -Interaktionen
• Projektbezogene Aufgaben
  • Administrative Unterstützung bei der Umstellung der Vereinssoftware
  • Organisatorische Unterstützung bei Rebranding und Neugestaltung derWebsite

Ihr Profil

• Ausgezeichnete Microsoft 365-Kenntnisse
• Affinität für IT und Digitalisierung sowie Flexibilität im Umgang mitneuen Software-Tools
• Serviceorientiert und Freude an organisatorischer Sekretariatsarbeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Selbstständige Arbeitsweise und Genauigkeit
• Freude an schriftlicher und telefonischer Kommunikation mitVereinsmitgliedern und Funktionär*innen
• Verständnis für die Besonderheiten von Vereinsarbeit bzw. Arbeit in NPO(Community, Ehrenämter, Vereinsorgane, …)
• Idealerweise verfügen Sie zudem über:
  • Erfahrungen mit Typo3/Wordpress
  • Kenntnisse in einer Vereinsverwaltungssoftware (zB V8, Vereinsplaner,Vereinsmanager) oder CRM-Systemen
  • Arbeitserfahrung im Kontext von Vereinen

Wir bieten

• bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 25 Stunden EUR 1.500, beieinschlägiger Berufserfahrung auch mehr.
• die Mitarbeit in einer kleinen, wertschätzenden Einheit in einemengagierten Team.
• ein zentrales Altbau-Büro im 1. Bezirk am Rudolfsplatz.