Office Manager/in – Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

JM-DATA Telekom GmbH; Traun; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

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Job summary

JM-DATA Telekom GmbH in Traun sucht eine organisatorisch versierte Office Managerin/Managing Assistant zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung. Sie organisieren den Büroalltag, fungieren als zentrale Schnittstelle und tragen Verantwortung für Rechnungen, Lager, Einkauf sowie Terminplanung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Urlaubsplanung, Koordination von Berichten, Betreuung der Geschäftsführung bei Besprechungen und die Sicherstellung effizienter Abläufe im Büroalltag.

Qualifications

• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Diskretion
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit PC, E-Mail und MS Office
• Freundliches, bestimmtes Auftreten
• Koordination von Mitarbeitern
• Erfahrung in Büroorganisation oder Assistenz der Geschäftsführung

Responsibilities

• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
• Organisation und Verwaltung des Lagers
• Einkauf, Bestellwesen und Lieferantenkoordination
• Koordination von Mitarbeitern und Berichten
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• Zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und CEO
• Überwachung von Aufgaben, Terminen und Fristen
• Nachverfolgung offener Aufgaben
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten
• Büroversorgung und Verpflegung
• Vorbereitung und Bewirtung von Besprechungen

Job description

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und arbeitest gerne selbstständig und eigenverantwortlich?
Dann bist du bei uns genau richtig!

OFFICE MANAGER/IN - Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung unterstützt, den Büroalltag organisiert und als zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Geschäftsführung fungiert.

AUFGABEN:

• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
• Organisation und Verwaltung unseres Lagers
• Einkauf, Bestellwesen und Lieferantenkoordination
• Koordination unserer Mitarbeiter sowie Einholung und Kontrolle von Berichten
• Organisation und Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten
• Zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und CEO
• Überwachung von Aufgaben, Terminen und Fristen
• Nachverfolgung offener Aufgaben und Kontrolle der Erledigung
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten
• Organisation der Büroküche, Getränke und Verpflegung
• Betreuung der Geschäftsführung sowie Vorbereitung und Bewirtung von Besprechungen

DAS BRINGST DU MIT:

• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit PC, E-Mail und MS Office
• Freundliches, kommunikatives und bestimmtes Auftreten
• Fähigkeit, Mitarbeiter zu koordinieren und Aufgaben konsequent nachzuverfolgen
• Idealerweise Erfahrung in der Büroorganisation oder Assistenz der Geschäftsführung

DAS BIETEN WIR DIR:

• Gleitzeit - flexible Arbeitszeitgestaltung
• vergünstigtes warmes Essen im Betrieb
• Kostenlose Getränke und Kaffee
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Selbstständiges Arbeiten und kurze Entscheidungswege
• Kollegiales Arbeitsumfeld
• Langfristige Perspektive in einem innovativen IT- und Telekommunikationsunternehmen

Überstunden

Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Traun

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen: 2 Stellen offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: JM-DATA Telekom GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 11 - 30 Mitarbeiter*innen

Standorte: Traun

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Dienstort

• Traun

Erforderliche Kenntnisse

• Büroorganisation
• Kalendermanagement
• Terminplanung
• Vertragsverwaltung

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C2
• Englisch B1

Benefits

• Team-Events - wir arbeiten nicht nur im Team *wir feiern auch im Team* - lass dich überraschen!

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben
• Schul- & Weiterbildungszeugnisse

Ansprechperson

Tina Hofbauer
[phone]