Kaufmann/-frau - Büromanagement

smartPM.solutions GmbH; Wien; Hybrid; EUR 32,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibles Arbeitszeitmodell

Weiterbildungs- und Karrieremöglic​hke

Modernes Büro, Nähe Mariahilfer Straße

Familienbetrieb

Job summary

smartPM.solutions GmbH in Wien sucht eine/n Office Manager:in – Projektassistenz zur Unterstützung der Geschäftsführung und der Projektteams. Sie koordinieren den Office-Alltag, erledigen administrative Aufgaben und treiben interne Projekte voran.

Sie verfügen über ein fortgeschrittenes Studium (BWL/IT/Projektmanagement), Erfahrung in Project Management und Controlling sowie eine proaktive Arbeitsweise. Fließendes Englisch (C1) und Deutsch (C2) werden erwartet; Französischkenntnisse (B1) sind

Qualifications

• Fortgeschrittenes Studium in BWL, IT oder Projektmanagement o.Ä.
• Erfahrung mit Project Management und Controlling.
• Energetische, proaktive und systematische Arbeitsweise.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Office-Alltags (Kommunikation, Terminplanung, Reisemanagement, Materialverwaltung, Postein- und -ausgang sowie Nachbestellungen)
• Rechnungserstellung, Qualitätssicherung und Nachverfolgung der Zahlung
• Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Belangen
• Mitarbeit in internen Projekten – von Vorbereitung bis Umsetzung
• Erstellung von Unterlagen, Listen, Präsentationen und Auswertungen
• Unterstützung des Projektmanagements bei Planung, Dokumentation und Nachverfolgung
• Pflege und Weiterentwicklung interner Abläufe, Tools und Vorlagen
• Schnittstelle zwischen Management, Vertrieb, Marketing, IT und Consulting

Skills

Projektmanagement

Controlling

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Kundenorientierung

Teamorientierung

Education

BWL/IT/Projektmanagement Studium

Job description

Deine Aufgaben als Office Manager:in - Projektassistenz

Als Teil unseres Teams sorgst du dafür, dass Organisation und Projekte reibungslos laufen. Du unterstützt die Geschäftsführung und die Projektteams bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben - immer mit Blick auf Effizienz, Qualität und Teamzusammenarbeit.

Deine Aufgaben im Rahmen einer Vollzeitbeschäftigung:

• Organisation und Koordination des Office-Alltags (Kommunikation, Terminplanung, Reisemanagement, Materialverwaltung, Postein- und -ausgang sowie Nachbestellungen)
• Rechnungserstellung, Qualitätssicherung und Nachverfolgung der Zahlung
• Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen
• Mitarbeit in internen Projekten - von der Vorbereitung über die Abstimmung bis zur Umsetzung
• Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Listen, Präsentationen und Auswertungen
• Unterstützung des Projektmanagements bei Planung, Dokumentation und Nachverfolgung von Aufgaben
• Pflege und Weiterentwicklung interner Abläufe, Tools und Vorlagen
• Schnittstelle zwischen Management, Vertrieb, Marketing, IT und Consulting

Was wir suchen

• Idealerweise fortgeschrittenes Studium (BWL, IT, Projektmanagement o.ä)
• Erfahrung mit Project Management und Controlling
• Eine energische, proaktive und systematische Arbeitsweise
• Empathie, Freundliches Wesen, Teamspirit
• Gute organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise
• Keine Vorbehalte gegen Blumengießen oder Wartung der Kaffeemaschine
• Fließende Englisch- (C1) und Deutschkenntnisse (C2), idealerweise Französisch-Kenntnisse (B1)
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Überzeugungskraft sowie professionelles Auftreten
• Eine stark ausgeprägte, kundenorientierte Servicementalität
• Jahres-Brutto-Gehalt auf Basis Vollzeit 35.000 Euro - je nach Vorerfahrung im Fachbereich

Was wir bieten

• Eine spannende, herausfordernde Tätigkeit
• Flexibilität bezüglich des Arbeitsplatzes (Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis)
• Kompetitives Gehalt mit Fixum und erfolgsbasiertem Anteil
• Vollzeitanstellung bei solidem, langfristigem Arbeitgeber, Familienbetrieb
• Verantwortungsübernahme und selbständiges unternehmerisches Denken/Handeln
• Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten
• Internationales Umfeld, weltweite Kunden
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, agile, strukturierte Arbeitsprozesse
• Modernes Büro, Nähe Mariahilfer Straße in Wien
• Großartiges Team mit offenen Türen und offenem Herzen