Executive Assistant

INTANUMBA Labs; Linz; On-site; EUR 13,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Zeiteinteilung

Familienfreundliches Umfeld

Teilzeit mit echter Wirkung

Moderne, digitale Arbeitsweise

Job summary

INTANUMBA Labs sucht eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d) zur Entlastung der Geschäftsführung. Du arbeitest selbstständig, erkennst Aufgaben, priorisierst und bringst Projekte erfolgreich ins Ziel.

Die Rolle erfordert Diskretion, hohe Selbstorganisation und Freude an Prozessen der Digitalisierung sowie KI-unterstützter Automatisierung. Du planst Termine, bereitest Meetings vor, pflegst das CRM und unterstützt Angebote, Reisen sowie administrative Abläufe.

Qualifications

• Mehrere Jahre Erfahrung als Executive Assistant in Beratung oder professionellen Dienstleistungsunternehmen.
• Hohes Maß an Selbstorganisation und Prioritätensetzung.
• Absolute Diskretion und Verlässlichkeit.

Responsibilities

• Organisation und Priorisierung von Terminen und Kalender.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie Nachfassen von To-dos.
• Management von E-Mails, Wiedervorlagen und Follow-ups.
• Koordination von Kundenanfragen und Geschäftsterminen.
• Unterstützung bei Angeboten, Präsentationen und Kundenunterlagen.
• Pflege von CRM, Kontakten und Sales-Pipeline.
• Unterstützung bei Projektadministration und internen Abläufen.
• Vorbereitung von Rechnungen, Belegen und Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung.
• Organisation von Reisen, Veranstaltungen und Teamterminen.
• Kommunikation und Koordination mit Kunden, Partnern und Dienstleistern.
• Strukturierung und Digitalisierung wiederkehrender administrativer Prozesse.

Skills

Executive Assistant

Diskretion

Selbstorganisation

Prioritäten setzen

Kundenkommunikation

Digitalisierung

KI-Tools

Eigenständigkeit

Tools

CRM-Systeme

Job description

Wir sind eine spezialisierte Unternehmensberatung, die Menschen wieder ins Zentrum von Daten-, Technologie- und KI-Initiativen stellt. Unsere Mission: Unternehmen dabei zu helfen, bessere Technologie zu entwickeln – wirtschaftlich erfolgreich, menschlich wünschenswert und ethisch verantwortungsvoll.

Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d), die gerne Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Dinge selbstständig ins Ziel bringt.

Wir suchen ausdrücklich keine klassische Sekretariatsrolle. Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die der Geschäftsführung organisatorisch den Rücken freihält, den Überblick behält und dafür sorgt, dass offene Themen erledigt werden.

Deine Aufgaben

Du arbeitest eng und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst unter anderem:

• Organisation und Priorisierung von Terminen und Kalender
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie Nachfassen von To-dos
• Management von E-Mails, Wiedervorlagen und Follow-ups
• Koordination von Kundenanfragen und Geschäftsterminen
• Unterstützung bei Angeboten, Präsentationen und Kundenunterlagen
• Pflege von CRM, Kontakten und Sales-Pipeline
• Unterstützung bei Projektadministration und internen Abläufen
• Vorbereitung von Rechnungen, Belegen und Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung
• Organisation von Reisen, Veranstaltungen und Teamterminen
• Kommunikation und Koordination mit Kunden, Partnern und Dienstleistern
• Strukturierung und Digitalisierung wiederkehrender administrativer Prozesse

Dabei geht es nicht darum, auf einzelne Arbeitsaufträge zu warten. Du erkennst, was zu tun ist, kümmerst dich darum und gehst Themen selbstständig nach.

Du hast bereits mehrere Jahre in einer vergleichbaren Rolle gearbeitet – idealerweise in einer Unternehmensberatung, Agentur, Kanzlei oder einem anderen professionellen Dienstleistungsunternehmen.

Besonders wichtig sind uns:

• mehrere Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle
• Erfahrung in einem dynamischen, kundenorientierten Umfeld
• sehr gute Selbstorganisation und ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten
• absolute Diskretion und Verlässlichkeit
• professionelles und sympathisches Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern
• sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation
• sicherer Umgang mit modernen digitalen Arbeitsmitteln
• Freude daran, Abläufe zu vereinfachen und zu digitalisieren
• Interesse an neuen Technologien und Offenheit gegenüber KI-Tools und Automatisierung
• eigenständige, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise

Vor allem suchen wir eine Macherin oder einen Macher: Jemanden, der nicht nur Probleme erkennt, sondern Lösungen findet und umsetzt.

Was dich erwartet

Eine Position mit viel Vertrauen, Eigenständigkeit und direktem Einblick in die Führung einer Unternehmensberatung.

• 10–15 Wochenstunden
• Dienstort Oftering (Bez. Linz-Land, Ö), ausreichend Parkplätze vorhanden
• Familienfreundliches Umfeld und flexible Zeiteinteilung
• Teilzeit ohne Abstellgleis – echte Wirkung & Sichtbarkeit
• Die Chance, in herausfordernden Zeiten konkret positive Veränderung zu bewirken
• langfristige Zusammenarbeit
• direkter Draht zur Geschäftsführung
• hoher Gestaltungsspielraum
• moderne, digitale Arbeitsweise
• abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Executive Support, Organisation und Business Operations

Gehalt

• KV Unternehmensberatung & IT: Mindestgrundgehalt Vollzeit EUR 2.556 brutto/Monat.
• Bereitschaft auch zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation.

Du bist erfahren, diskret und gut organisiert. Du magst kleine Unternehmen, in denen man schnell und unkompliziert Dinge erledigen kann und auf Augenhöhe zusammenarbeitet. Du arbeitest gerne mit Menschen, denkst voraus und hast Freude daran, wenn am Ende des Tages Dinge tatsächlich erledigt sind.

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.