Leitung Office Management & Geschäftsstellenorganisation (w/m/x)

Mental Health Group; Wien; On-site; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Firmenevents

Gute Anbindung

Handy (zur Privatnutzung)

Kaffee & Tee

Laptop (zur Privatnutzung)

Moderne Büros

Öffentliche Erreichbarkeit

Verkehrsmittelzuschuss

Weiterbildungen

Job summary

Mental Health Group sucht eine Leitung Office Management & Geschäftsstellenorganisation in Wien. Sie sorgen für reibungslose Büroabläufe, koordinieren Prozesse und arbeiten eng mit dem Managing Director zusammen.

Sie bringen mehrjährige Office-Erfahrung, eine kaufmännische Ausbildung sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Die Rolle ist 100% onsite, Vollzeit in Wien.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management bzw. Geschäftsstellenorganisation.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. kaufmännisches Know-how.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Systemen und Datenbanken.

Responsibilities

• Gesamtverantwortung für die professionelle Steuerung und Organisation der Geschäftsstelle.
• Sicherstellung effizienter Büroabläufe sowie Weiterentwicklung von Prozessen, Strukturen und Standards.
• Operative Abwicklung von HR-Agenden inkl. Personaladministration, Recruiting sowie On-/Offboarding.
• Zentrale Schnittstelle zur Finanzabteilung für buchhalterische, rechtliche und versicherungsrelevante Themen.
• Koordination von internen/externen Meetings und Firmenevents.
• Verwaltung von Büroinventar und Koordination infrastruktureller Anliegen.

Skills

Office Management

Geschäftsstellenorganisation

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

digitale Systeme

Datenbanken

Education

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Datenbanken

Job description

Damit der Ball auch hinter den Kulissen rollt.

Wien

> 4.000€

100% Onsite

Vollzeit

Ihre zukünftige Rolle

Sie sind ein Organisationstalent mit dem Blick fürs Wesentliche und sorgen gerne dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert? Dort, wo unterschiedlichste Themen, Menschen und Prozesse zusammenlaufen, behalten Sie den Überblick, setzen klare Strukturen und schaffen Verbindlichkeit.

Ihre Aufgaben im Detail:

• Gesamtverantwortung für die professionelle Steuerung und Organisation der Geschäftsstelle
• Sicherstellung effizienter Büroabläufe sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen, Strukturen und Standards
• Operative Abwicklung von HR-Agenden wie Personaladministration, Recruiting sowie On- und Offboarding in enger Abstimmung mit dem Managing Director
• Zentrale Schnittstelle zur Finanzabteilung für die reibungslose Abwicklung buchhalterischer, rechtlicher, steuerlicher und versicherungsrelevanter Themen
• Koordination und Organisation von internen und externen Meetings sowie Firmenevents
• Verwaltung von Büroinventar und -materialien und eigenständige Koordination infrastruktureller Anliegen

Sie bieten

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Geschäftsstellenorganisation oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. grundlegendes kaufmännisches Know-how
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Systemen und Datenbanken

Persönlich überzeugen Sie durch Kommunikationsstärke, Empathie und diplomatisches Geschick und verstehen es, unterschiedliche Persönlichkeiten auf Augenhöhe einzubinden. Mit Organisationstalent, Lösungsorientierung und einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität behalten Sie auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Dabei handeln Sie stets vertrauenswürdig, diskret und verlässlich.

Das Besondere an dieser Position

In dieser zentralen Schlüsselfunktion arbeiten Sie eng mit dem Management zusammen und haben unmittelbaren Einfluss auf die Organisation und Arbeitskultur der Geschäftsstelle. Sie erwartet eine vielseitige Position mit hoher Sichtbarkeit, Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.

Benefits

• Firmenevents
• Gute Anbindung
• Handy (zur Privatnutzung)
• Kaffee & Tee
• Laptop (zur Privatnutzung)
• Moderne Büros
• Öffentliche Erreichbarkeit
• Verkehrsmittelzuschuss
• Weiterbildungen

Das Unternehmen

Unser Kunde ist die Marketingtochter einer europaweit tätigen Sportorganisation mit Sitz in Wien. Mitarbeitende erwartet ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld, geprägt von Teamgeist und der gemeinsamen Begeisterung für den Sport.

Leitung Office Management & Geschäftsstellenorganisation (w/m/x)

Wien

> 4.000€

100% Onsite

Vollzeit