Office Manager:in / 12-16h/Woche

ARTPLAN GmbH; Wien; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Büroräumlichkeiten

Kurze Entscheidungsprozesse

Marktkonforme Bezahlung

Zusammenfassung

ARTPLAN GmbH, ein Wiener Architekturbüro, sucht tatkräftige Unterstützung für die Büroorganisation und Administration. Die Aufgaben umfassen die Koordination von Terminen, Korrespondenz sowie die Vorbereitungen in der Buchhaltung.

Gesucht wird jemand mit kaufmännischer Ausbildung, sehr guten Deutschkenntnissen und Erfahrung in der Büroorganisation. Flexible Arbeitszeiten und ein modernes Büro in zentraler Lage bieten attraktive Arbeitsbedingungen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil.
• Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Offenheit für KI-Anwendungen im Büroalltag.

Aufgaben

• Terminkoordination, Korrespondenz, Postbearbeitung und Ablageorganisation.
• Vorbereitung der laufenden Buchhaltung und Rechnungsstellung.
• Einsatz von KI-Tools zur Automatisierung.
• Vertragsablage und Projektadministration.

Kenntnisse

Büroorganisation

Erfahrung in Verwaltung

MS Office

Deutsch (sehr gut)

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Digitale Tools

Jobbeschreibung

Artplan GmbH ist ein Wiener Architekturbüro, das Projekte von der ersten Skizze bis zur Fertigstellung begleitet – von der Planung über die Bauleitung bis hin zur Projektentwicklung. Wir sind ein kleines, engagiertes Team mit hohem Qualitätsanspruch und suchen Verstärkung für unser Büro.

Aufgaben

Terminkoordination, Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablageorganisation, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Wartung, Lieferanten u. a.)

Vertragsablage, Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei Ausschreibungen und Behördenwegen, Projektadministration

Vorbereitung der laufenden Buchhaltung, Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Abstimmung mit dem Steuerberater

Einsatz und Weiterentwicklung von KI-Tools im Büroalltag (Textgenerierung, Recherche, Dokumentenverarbeitung, Automatisierung)

zusammengefsst: Gesamte Büroorganisation, Verwaltung & Administration

Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil

Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung

Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung

Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools

Offenheit und Interesse für KI-Anwendungen im Büroalltag

Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten

Helle, moderne und sehr gut ausgestattete (klimatisierte) Büroräumlichkeiten in zentraler Lage

Kleines Team = kurze und direkte Entscheidungsprozesse

Marktkonforme Bezahlung, Basis = 2.900 Eur / Monat brutto Vollzeitäquivalent

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!