Office Manager & Executive Assistant (w/m/d)

ToolSense GmbH; Wien; Presencial; EUR 26 000 - 31 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Direkter Draht zum CEO

Internationales Team

Modernes Office in 1070 Wien

Team-Events & Snacks

Resumo da oferta

ToolSense GmbH sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager mit Executive-Assistant-Skillset für die zentrale Rolle im Wiener Office.

Du bist die gute Seele und rechte Hand von CEO und Leadership Team, sorgst für reibungslose Abläufe und gestaltest das Arbeitsumfeld aktiv mit. Zu deinen Aufgaben gehören Termin- und Kalenderplanung, Reiseorganisation, Office-Management, Einkauf, Events sowie HR-Assistenz und allgemeine Administration.

Qualificações

• Mehrjährige Erfahrung als Office Manager oder Executive Assistant, idealerweise im Startup-/Scale-up-Umfeld.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und Überblick bei vielen Themen.
• Hands-on-Mentalität und Eigeninitiative.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Google Workspace und MS Office; Offenheit für AI-Tools

Responsabilidades

• Executive Assistance: Kalender- und Terminmanagement für CEO und Leadership Team, Vorbereitung von Meetings, Board- und Investorenterminen, Korrespondenz und Unterlagen
• Reisen: Buchung und Organisation von Flügen, Zügen, Hotels und Mietwagen, inklusive Reisekostenabrechnung
• Office Management: Koordination der Reinigungsfirma, Müll und Ordnung, Ansprechpartner für Vermieter, Handwerker und Dienstleister
• Einkauf: Bestellung von Lebensmitteln, Getränken, Büromaterial und Ausstattung, Verwaltung von Lieferanten und Budgets
• Events & Kultur: Planung und Durchführung von Firmenevents wie Halloween, Weihnachtsfeier, Team-Offsites und All-Hands
• HR-Assistenz: Unterstützung bei Onboarding und Offboarding, Arbeitsverträgen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung, Schnittstelle zu Lohnverrechnung und Finance
• Allgemeine Administration: Post, Ablage, Verträge, Versicherungen
• Sonstige operative Themen: IT-Equipment bestellen, Schlüssel verwalten, Kundenbesuche vorbereiten, Merchandise organisieren, Firmenwagen koordinieren, Rechnungen an Finance weiterleiten

Conhecimentos

Office management

Executive support

Terminplanung

Budgetverwaltung

E-Mail-Management

Diskretion

Ferramentas

Google Workspace

MS Office

Descrição da oferta de emprego

karriere.at/jobs/10034765

Office Manager & Executive Assistant (w/m/d)

Über den Job

Anstellungsart

Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt

ab 2.547 EUR monatlich

Positionsebene

Berufseinstieg

Arbeitsmodell

On-site

Dienstort

Wien 7. Bezirk (Neubau)

Berufsfelder

Assistenz, Verwaltung, Personalwesen

Offene Stellen

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber

ToolSense GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl

51 - 100 Mitarbeiter*innen

Standorte

Wien

Über ToolSense

ToolSense ist die führende Asset-Management-Lösung für die Facility-Management-Branche. Unsere Plattform hilft FM-Unternehmen, ihre Maschinen, Fahrzeuge und Reinigungsroboter an einem Ort zu verwalten und messbar Kosten zu senken. Seit 2017 aus Wien, heute über 200 Kunden in mehr als 30 Ländern, rund 65 Mitarbeiter und seit 2026 von GRO Capital unterstützt.

Deine Rolle & Aufgaben

Du bist die gute Seele des Wiener Office und die rechte Hand von CEO und Leadership Team. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft, damit sich das Team auf Kunden und Wachstum konzentrieren kann.

Deine Aufgaben

• Executive Assistance: Kalender- und Terminmanagement für CEO und Leadership Team, Vorbereitung von Meetings, Board- und Investorenterminen, Korrespondenz und Unterlagen
• Reisen: Buchung und Organisation von Flügen, Zügen, Hotels und Mietwagen, inklusive Reisekostenabrechnung
• Office Management: Du sorgst für ein schönes, sauberes und funktionierendes Office: Koordination der Reinigungsfirma, Müll und Ordnung, Ansprechperson für Vermieter, Handwerker und Dienstleister
• Einkauf: Bestellung von Lebensmitteln, Getränken, Büromaterial und Ausstattung, Verwaltung von Lieferanten und Budgets
• Events & Kultur: Planung und Durchführung von Firmenevents wie Halloween, Weihnachtsfeier, Team-Offsites und All-Hands, Begrüßung von Gästen und Kunden im Office
• HR-Assistenz: Unterstützung bei Onboarding und Offboarding, Arbeitsverträgen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung, Schnittstelle zu Lohnverrechnung und Finance
• Allgemeine Administration: Post, Ablage, Verträge, Versicherungen und alle Themen, die sonst liegen bleiben würden
• Sonstige operative Themen: Alles, was im Alltag eines wachsenden Unternehmens anfällt, z.B. IT-Equipment und Laptops für neue Kollegen bestellen, Schlüssel und Zutrittskarten verwalten, Kundenbesuche und Meetingräume vorbereiten, Merchandise und Messematerial organisieren, Firmenwagen und Parkplätze koordinieren, Geschenke für Kunden und Partner besorgen, Rechnungen sammeln und an Finance weiterleiten

Anforderungen

• Mehrjährige Erfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Startup- oder Scale-up-Umfeld
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
• Hands-on-Mentalität: Du packst an, siehst selbst, was zu tun ist, und brauchst keine Checkliste
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Google Workspace bzw. MS Office, Offenheit für AI-Tools

Angebot

• Eine zentrale Rolle mit direktem Draht zum CEO und viel Gestaltungsspielraum
• Ein internationales, ambitioniertes Team in einem wachsenden Tech-Unternehmen
• Modernes Office in 1070 Wien, gute öffentliche Anbindung
• Team-Events, Snacks und Getränke im Office und flache Hierarchien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Dienstort

• Wien 7. Bezirk (Neubau)

Erforderliche Kenntnisse

• Büroorganisation
• Terminplanung
• Budgetverwaltung
• E-Mail-Management

Nice-To-Have Kenntnisse

• Reiseplanung

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Dienstort

• Wien 7. Bezirk (Neubau)

Erforderliche Kenntnisse

• Büroorganisation
• Terminplanung
• Budgetverwaltung
• E-Mail-Management

Nice-To-Have Kenntnisse

• Reiseplanung

Gehalt

Das Mindestgehalt liegt bei 2.547 EUR brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.

Alle Infos zur Bewerbung

Bewerbungszeitraum:

Bis 04.11.2026

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben