EA & Office Manager — CEO Support & Ops Lead (Wien)

ToolSense; Wien; On-site; EUR 26,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Team-Events und Snacks im Office

Modernes Office in 1070 Wien

Gehalt ab EUR 2.547 brutto/Monat lautK

Job summary

ToolSense sucht in Wien eine erfahrene Office Managerin/Executive Assistant (w/m/d) zur Unterstützung des CEO und Leadership Teams. Du koordinierst Termine, reist organisierend mit dem Team, verwaltest das Office und betreibst Einkauf, Events und HR-Assistenz.

Du bringst mehrjährige Erfahrung, Organisationstalent und Hands-on-Mentalität mit, kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch und arbeitest offen mit Produkt, Entwicklung und IoT zusammen.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder vergleichbare Rolle.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, Überblick auch bei vielen parallelen Themen.
• Hands-on-Mentalität: anpacken, selbstständig erkennen was zu tun ist.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Google Workspace bzw. MS Office.
• Offenheit für AI-Tools.

Responsibilities

• Executive Assistance: Kalender- und Terminmanagement für CEO/Leadership Team, Meeting-Vorbereitung, Board- und Investorentermine.
• Reisen: Buchung/Organisation von Flügen, Zügen, Hotels, Mietwagen, Reisekostenabrechnung.
• Office Management: sauberes, funktionierendes Office, Reinigungsfirma, Müll/Ordnung, Vermieter/Handwerker/Dienstleister-Kontakt.
• Einkauf: Lebensmittel, Bürobedarf, Budgetverwaltung.
• Events & Kultur: Firmenevents wie Halloween, Weihnachtsfeier, All-Hands, Gästebetreuung.
• HR-Assistenz: Onboarding/Offboarding, Arbeitsverträge, Zeiterfassung, Urlaubs-/Krankenstandsverwaltung, Schnittstelle zu Lohnverrechnung.

Skills

Erfahrung Office Manager

Organisationsfähigkeit

Hands-on-Mentalität

Diskretion

Deutsch & Englisch

Google Workspace

MS Office

AI-Tools Offenheit

Tools

Google Workspace

MS Office

Job description

ToolSense sucht in Wien eine erfahrene Office Managerin/Executive Assistant (w/m/d) zur Unterstützung des CEO und Leadership Teams. Du koordinierst Termine, reist organisierend mit dem Team, verwaltest das Office und betreibst Einkauf, Events und HR-Assistenz.

Du bringst mehrjährige Erfahrung, Organisationstalent und Hands-on-Mentalität mit, kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch und arbeitest offen mit Produkt, Entwicklung und IoT zusammen.