Office Manager & Executive Assistant (w/m/d)

ToolSense; Wien; On-site; EUR 26,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Team-Events und Snacks im Office

Modernes Office in 1070 Wien

Gehalt ab EUR 2.547 brutto/Monat lautK

Job summary

ToolSense sucht in Wien eine erfahrene Office Managerin/Executive Assistant (w/m/d) zur Unterstützung des CEO und Leadership Teams. Du koordinierst Termine, reist organisierend mit dem Team, verwaltest das Office und betreibst Einkauf, Events und HR-Assistenz.

Du bringst mehrjährige Erfahrung, Organisationstalent und Hands-on-Mentalität mit, kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch und arbeitest offen mit Produkt, Entwicklung und IoT zusammen.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder vergleichbare Rolle.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, Überblick auch bei vielen parallelen Themen.
• Hands-on-Mentalität: anpacken, selbstständig erkennen was zu tun ist.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Google Workspace bzw. MS Office.
• Offenheit für AI-Tools.

Responsibilities

• Executive Assistance: Kalender- und Terminmanagement für CEO/Leadership Team, Meeting-Vorbereitung, Board- und Investorentermine.
• Reisen: Buchung/Organisation von Flügen, Zügen, Hotels, Mietwagen, Reisekostenabrechnung.
• Office Management: sauberes, funktionierendes Office, Reinigungsfirma, Müll/Ordnung, Vermieter/Handwerker/Dienstleister-Kontakt.
• Einkauf: Lebensmittel, Bürobedarf, Budgetverwaltung.
• Events & Kultur: Firmenevents wie Halloween, Weihnachtsfeier, All-Hands, Gästebetreuung.
• HR-Assistenz: Onboarding/Offboarding, Arbeitsverträge, Zeiterfassung, Urlaubs-/Krankenstandsverwaltung, Schnittstelle zu Lohnverrechnung.

Skills

Erfahrung Office Manager

Organisationsfähigkeit

Hands-on-Mentalität

Diskretion

Deutsch & Englisch

Google Workspace

MS Office

AI-Tools Offenheit

Tools

Google Workspace

MS Office

Job description

Office Manager & Executive Assistant (w/m/d)

Wien, Start sofort

Über ToolSense

ToolSense ist die führende Asset-Management-Lösung für die Facility-Management-Branche. Unsere Plattform hilft FM-Unternehmen, ihre Maschinen, Fahrzeuge und Reinigungsroboter an einem Ort zu verwalten und messbar Kosten zu senken. Seit 2017 aus Wien, heute über 200 Kunden in mehr als 30 Ländern, rund 65 Mitarbeiter und seit 2026 von GRO Capitalunterstützt.

Deine Rolle

Du sorgst dafür, dass Kunden den vollen Wert aus unserer FM Operations Plattform ziehen, baust langfristige, vertrauensvolle Beziehungen auf und arbeitest eng mit Produkt, Entwicklung und dem IoT Team zusammen.

Diese Rolle ist ideal für Menschen, die gerne anpacken, technisch neugierig sind und Freude daran haben, Kunden wirklich weiterzuhelfen.

Im Detail bedeutet das:

• Executive Assistance: Kalender- und Terminmanagement für CEO und Leadership Team, Vorbereitung von Meetings,Board- und Investorenterminen, Korrespondenz und Unterlagen
• Reisen: Buchung und Organisation von Flügen, Zügen, Hotels und Mietwagen, inklusive Reisekostenabrechnung
• Office Management: Du sorgst für ein schönes, sauberes und funktionierendes Office: Koordination der Reinigungsfirma,Müll und Ordnung, Ansprechperson für Vermieter, Handwerker und Dienstleister
• Einkauf: Bestellung von Lebensmitteln, Getränken, Büromaterial und Ausstattung, Verwaltung von Lieferanten und Budgets
• Events & Kultur: Planung und Durchführung von Firmenevents wie Halloween, Weihnachtsfeier, Team-Offsites und All-Hands, Begrüßung von Gästen und Kunden im Office
• HR-Assistenz: Unterstützung bei Onboarding und Offboarding, Arbeitsverträgen, Zeiterfassung, Urlaubs- undKrankenstandsverwaltung, Schnittstelle zu Lohnverrechnung und Finance
• Allgemeine Administration: Post, Ablage, Verträge, Versicherungen und alle Themen, die sonst liegen bleiben würden
• Sonstige operative Themen: Alles, was im Alltag eines wachsenden Unternehmens anfällt, z.B. IT-Equipment und Laptopsfür neue Kollegen bestellen, Schlüssel und Zutrittskarten verwalten, Kundenbesuche und Meetingräume vorbereiten,Merchandise und Messematerial organisieren, Firmenwagen und Parkplätze koordinieren, Geschenke für Kunden undPartner besorgen, Rechnungen sammeln und an Finance weiterleiten

Was du mitbringst

Wir suchen Menschen mit Energie, Lernfreude, Leidenschaft und Hands-on Mentalität.

Wichtig ist uns:

• Mehrjährige Erfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Startup-oder Scale-up-Umfeld
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
• Hands-on-Mentalität: Du packst an, siehst selbst, was zu tun ist, und brauchst keine Checkliste
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Google Workspace bzw. MS Office, Offenheit für AI-Tools

Was wir dir bieten

• Eine zentrale Rolle mit direktem Draht zum CEO und viel Gestaltungsspielraum
• Ein internationales, ambitioniertes Team in einem wachsenden Tech-Unternehmen
• Modernes Office in 1070 Wien, gute öffentliche Anbindung
• Team-Events, Snacks und Getränke im Office und flache Hierarchien
• Gehalt: ab EUR 2.547 brutto/Monat (Vollzeit) laut Kollektivvertrag, Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation undErfahrung

Chancengleichheit

Bei uns zählen Motivation, Energie und Ergebnis. Egal ob du aus dem technischen Support kommst, aus dem Service, aus der FM-Welt oder etwas ganz anderes gemacht hast: Wenn du Drive hast und Lust auf eine Rolle zwischen Tech, Produkt und Kunden, bist du bei uns richtig.

Bereit?

Lass uns gemeinsam die FM Operations Plattform der Zukunft bauen und Kunden helfen, jeden Tag effizienter zu arbeiten.