Executive Assistant & Office Manager — Drive Growth & Impact

ToolSense GmbH; Wien; On-site; EUR 26,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Direkter Draht zum CEO

Internationales Team

Modernes Office in 1070 Wien

Team-Events & Snacks

Job summary

ToolSense GmbH sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager mit Executive-Assistant-Skillset für die zentrale Rolle im Wiener Office.

Du bist die gute Seele und rechte Hand von CEO und Leadership Team, sorgst für reibungslose Abläufe und gestaltest das Arbeitsumfeld aktiv mit. Zu deinen Aufgaben gehören Termin- und Kalenderplanung, Reiseorganisation, Office-Management, Einkauf, Events sowie HR-Assistenz und allgemeine Administration.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Office Manager oder Executive Assistant, idealerweise im Startup-/Scale-up-Umfeld.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und Überblick bei vielen Themen.
• Hands-on-Mentalität und Eigeninitiative.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Google Workspace und MS Office; Offenheit für AI-Tools

Responsibilities

• Executive Assistance: Kalender- und Terminmanagement für CEO und Leadership Team, Vorbereitung von Meetings, Board- und Investorenterminen, Korrespondenz und Unterlagen
• Reisen: Buchung und Organisation von Flügen, Zügen, Hotels und Mietwagen, inklusive Reisekostenabrechnung
• Office Management: Koordination der Reinigungsfirma, Müll und Ordnung, Ansprechpartner für Vermieter, Handwerker und Dienstleister
• Einkauf: Bestellung von Lebensmitteln, Getränken, Büromaterial und Ausstattung, Verwaltung von Lieferanten und Budgets
• Events & Kultur: Planung und Durchführung von Firmenevents wie Halloween, Weihnachtsfeier, Team-Offsites und All-Hands
• HR-Assistenz: Unterstützung bei Onboarding und Offboarding, Arbeitsverträgen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung, Schnittstelle zu Lohnverrechnung und Finance
• Allgemeine Administration: Post, Ablage, Verträge, Versicherungen
• Sonstige operative Themen: IT-Equipment bestellen, Schlüssel verwalten, Kundenbesuche vorbereiten, Merchandise organisieren, Firmenwagen koordinieren, Rechnungen an Finance weiterleiten

Skills

Office management

Executive support

Terminplanung

Budgetverwaltung

E-Mail-Management

Diskretion

Tools

Google Workspace

MS Office

Job description

ToolSense GmbH sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager mit Executive-Assistant-Skillset für die zentrale Rolle im Wiener Office.

Du bist die gute Seele und rechte Hand von CEO und Leadership Team, sorgst für reibungslose Abläufe und gestaltest das Arbeitsumfeld aktiv mit. Zu deinen Aufgaben gehören Termin- und Kalenderplanung, Reiseorganisation, Office-Management, Einkauf, Events sowie HR-Assistenz und allgemeine Administration.