Executive Office Assistant (m/w/d)

Michael Page (Austria); Wien; Sur place; EUR 70 000 - 110 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Zentrales Büro in Wien

Flexible Arbeitszeiten

Homeofficemöglichkeiten

Internationales Arbeitsumfeld

Langfristige Entwicklung

Résumé du poste

Michael Page (Austria) sucht eine erfahrene Persönlichkeit zur Mitgestaltung der Aufbauorganisation in Wien. Sie arbeiten eng mit Geschäftsführung und internationalen Führungskräften zusammen, agieren als operative Drehscheibe und Business Partner des Managements.

Die Rolle bietet zentrale Kontakte, internationales Umfeld und die Chance, eine neue Organisationseinheit maßgeblich mitzugestalten. Relevante Erfahrungen in Executive Office sind von Vorteil und eine kaufmännische Ausbildung wird

Qualifications

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie arbeiten eng mit Geschäftsführungen, Vorständen oder senioren Führungskräften zusammen.
• Sie verfügen über gutes kaufmännisches Verständnis und können Budgets, Kennzahlen und Managementinformationen sicher handhaben.
• Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und vorausschauend.
• Diskretion, Verlässlichkeit und professionelles Auftreten sind selbstverständlich.
• Sie kommunizieren ausgezeichnet auf Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich.

Responsabilités

• Sie strukturieren und koordinieren das operative Tagesgeschäft der Geschäftsführung und schaffen Klarheit in einem dynamischen Umfeld.
• Sie steuern Termine, Prioritäten und Entscheidungsprozesse und behalten Details sowie Zusammenhänge im Blick.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen Funktionen, Ländern und internationalen Stakeholdern.
• Sie bereiten Managementinformationen, Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen professionell auf.
• Sie unterstützen bei Analyse von Kennzahlen, Budget- und Kostenstellencontrolling.
• Sie begleiten bereichsübergreifende Projekte und treiben Umsetzungsmaßnahmen voran.

Connaissances

Diskretion

Verlässlichkeit

Professionelles Auftreten

Strukturiertes Arbeiten

Eigenständigkeit

Deutsch- und Englischkommunikation

Formation

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation

Outils

Microsoft 365

KI-Tools

Description du poste

• Gestalten statt nur verwalten
• Mitten im internationalen Management

Firmenprofil

Gestalten Sie den Aufbau einer neuen internationalen Organisationseinheit mit Standort: Wien | Internationales Industrieumfeld | Direkte Zusammenarbeit mit dem Top-Management Für ein weltweit tätiges Technologie- und Industrieunternehmen suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die Organisation nicht nur verwaltet, sondern aktiv mitgestaltet. Im Zuge einer internationalen Transformation entsteht in Wien eine neue globale Organisationseinheit, in der zentrale Unternehmensfunktionen gebündelt und über Ländergrenzen hinweg weiterentwickelt werden. In dieser verantwortungsvollen Schlüsselrolle arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung sowie internationalen Führungskräften zusammen und sorgen dafür, dass aus strategischen Entscheidungen klare Prioritäten, funktionierende Abläufe und konkrete Ergebnisse entstehen. Dabei erwartet Sie keine klassische Assistenzposition. Sie agieren als organisatorische Drehscheibe, vertrauensvolle Ansprechperson und operativer Business Partner des Managements.

Aufgabengebiet

• Sie strukturieren und koordinieren das operative Tagesgeschäft der Geschäftsführung und schaffen auch in einem dynamischen, internationalen Umfeld Klarheit und Verbindlichkeit.
• Sie steuern Termine, Prioritäten und Entscheidungsprozesse und behalten dabei sowohl operative Details als auch übergeordnete Zusammenhänge im Blick.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Funktionen, Ländern und internationalen Stakeholdern.
• Sie bereiten Managementinformationen, Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen professionell auf.
• Sie unterstützen bei der Analyse von Finanz- und HR-Kennzahlen sowie beim Budget-, Kostenstellen- und Maßnahmencontrolling.
• Sie verfolgen vereinbarte Maßnahmen konsequent nach und sorgen dafür, dass Entscheidungen in die Umsetzung gelangen.
• Sie führen interne und externe Korrespondenz souverän und bewegen sich sicher auf unterschiedlichen Hierarchieebenen.
• Sie koordinieren externe Dienstleister und übernehmen organisatorische Themen rund um den Wiener Standort.
• Sie begleiten bereichsübergreifende Projekte und Sonderthemen, unter anderem in den Bereichen Finance, Human Resources, Digital Technologies und Qualitätsmanagement.
• Sie wirken aktiv bei der Entwicklung neuer Strukturen, Prozesse und Arbeitsweisen mit.

Anforderungsprofil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, im Executive Office oder als operativer Business Partner mit.
• Sie sind es gewohnt, eng mit Geschäftsführungen, Vorständen oder senioren Führungskräften zusammenzuarbeiten.
• Sie verfügen über ein gutes kaufmännisches Verständnis und können mit Budgets, Kostenstellen, Kennzahlen und Managementinformationen sicher umgehen.
• Sie arbeiten ausgesprochen strukturiert, eigenständig und vorausschauend.
• Diskretion, Verlässlichkeit und ein professionelles Auftreten sind für Sie selbstverständlich.
• Sie besitzen das diplomatische Geschick, unterschiedliche Interessen zusammenzuführen, können sich bei Bedarf aber auch verbindlich durchsetzen.
• Sie kommunizieren ausgezeichnet auf Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Japanisch, sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Der versierte Umgang mit Microsoft 365 sowie digitalen und KI-basierten Arbeitstools gehört für Sie zum modernen Arbeitsalltag.

Vergütungspaket

• Eine zentrale Vertrauensposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Sichtbarkeit und Zusammenarbeit mit internationalen Entscheidungsträgern
• Die Möglichkeit, eine neue Organisationseinheit aktiv mit aufzubauen
• Ein modernes Büro in zentraler Wiener Lage mit sehr guter öffentlicher Erreichbarkeit
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
• Ein internationales und multikulturelles Arbeitsumfeld
• Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Finance, HR und Projektarbeit
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines weltweit tätigen Konzerns
• Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterbildung
• Ein stabiles Unternehmensumfeld verbunden mit der Dynamik einer Aufbauorganisation