Executive Office Assistant (m/w/d)

Michael Page; Wien; Hybrid; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Möglichkeiten

Internationales Umfeld

Job summary

Michael Page in Wien sucht eine erfahrene Persönlichkeit, die in einer internationalen Transformation eine neue globale Organisationseinheit aufbaut und als organischer Dreh- und Angelpunkt zwischen Geschäftsführung, Stakeholdern und Funktionen fungiert.

Sie steuern operative Tagesabläufe, Termine, Budgets und Kennzahlen, bereiten Reports vor und begleiten bereichsübergreifende Projekte. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und ein internationales Umfeld zählen zu den Benefits.

Qualifications

• Sie haben mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, im Executive Office oder als operativer Business Partner.
• Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und vorausschauend.
• Diskretion, Verlässlichkeit und professionelles Auftreten gehören dazu.

Responsibilities

• Sie strukturieren und koordinieren das operative Tagesgeschäft der Geschäftsführung und schaffen Klarheit in internationalem Umfeld.
• Sie steuern Termine, Prioritäten und Entscheidungsprozesse und behalten Details und Zusammenhänge im Blick.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen Funktionen, Ländern und Stakeholdern.
• Sie bereiten Managementinformationen, Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen professionell auf.
• Sie unterstützen bei Budget-, Kostenstellen- und Kennzahlenanalysen sowie beim Controlling.
• Sie begleiten bereichsübergreifende Projekte und entwickeln neue Strukturen und Arbeitsweisen mit.

Skills

Executive Office

Assistenz

Projektkoordination

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

Firmenprofil

Gestalten Sie den Aufbau einer neuen internationalen Organisationseinheit mitStandort: Wien | Internationales Industrieumfeld | Direkte Zusammenarbeit mit dem Top-Management

• Gestalten statt nur verwalten
• Mitten im internationalen Management

Für ein weltweit tätiges Technologie- und Industrieunternehmen suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die Organisation nicht nur verwaltet, sondern aktiv mitgestaltet.

Im Zuge einer internationalen Transformation entsteht in Wien eine neue globale Organisationseinheit, in der zentrale Unternehmensfunktionen gebündelt und über Ländergrenzen hinweg weiterentwickelt werden. In dieser verantwortungsvollen Schlüsselrolle arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung sowie internationalen Führungskräften zusammen und sorgen dafür, dass aus strategischen Entscheidungen klare Prioritäten, funktionierende Abläufe und konkrete Ergebnisse entstehen.

Dabei erwartet Sie keine klassische Assistenzposition. Sie agieren als organisatorische Drehscheibe, vertrauensvolle Ansprechperson und operativer Business Partner des Managements.

Aufgabengebiet

• Sie strukturieren und koordinieren das operative Tagesgeschäft der Geschäftsführung und schaffen auch in einem dynamischen, internationalen Umfeld Klarheit und Verbindlichkeit.
• Sie steuern Termine, Prioritäten und Entscheidungsprozesse und behalten dabei sowohl operative Details als auch übergeordnete Zusammenhänge im Blick.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Funktionen, Ländern und internationalen Stakeholdern.
• Sie bereiten Managementinformationen, Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen professionell auf.
• Sie unterstützen bei der Analyse von Finanz- und HR-Kennzahlen sowie beim Budget-, Kostenstellen- und Maßnahmencontrolling.
• Sie verfolgen vereinbarte Maßnahmen konsequent nach und sorgen dafür, dass Entscheidungen in die Umsetzung gelangen.
• Sie führen interne und externe Korrespondenz souverän und bewegen sich sicher auf unterschiedlichen Hierarchieebenen.
• Sie koordinieren externe Dienstleister und übernehmen organisatorische Themen rund um den Wiener Standort.
• Sie begleiten bereichsübergreifende Projekte und Sonderthemen, unter anderem in den Bereichen Finance, Human Resources, Digital Technologies und Qualitätsmanagement.
• Sie wirken aktiv bei der Entwicklung neuer Strukturen, Prozesse und Arbeitsweisen mit.

Anforderungsprofil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, im Executive Office oder als operativer Business Partner mit.
• Sie sind es gewohnt, eng mit Geschäftsführungen, Vorständen oder senioren Führungskräften zusammenzuarbeiten.
• Sie verfügen über ein gutes kaufmännisches Verständnis und können mit Budgets, Kostenstellen, Kennzahlen und Managementinformationen sicher umgehen.
• Sie arbeiten ausgesprochen strukturiert, eigenständig und vorausschauend.
• Diskretion, Verlässlichkeit und ein professionelles Auftreten sind für Sie selbstverständlich.
• Sie besitzen das diplomatische Geschick, unterschiedliche Interessen zusammenzuführen, können sich bei Bedarf aber auch verbindlich durchsetzen.
• Sie kommunizieren ausgezeichnet auf Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Japanisch, sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Der versierte Umgang mit Microsoft 365 sowie digitalen und KI-basierten Arbeitstools gehört für Sie zum modernen Arbeitsalltag.

Vergütungspaket

• Eine zentrale Vertrauensposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Sichtbarkeit und Zusammenarbeit mit internationalen Entscheidungsträgern
• Die Möglichkeit, eine neue Organisationseinheit aktiv mit aufzubauen
• Ein modernes Büro in zentraler Wiener Lage mit sehr guter öffentlicher Erreichbarkeit
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
• Ein internationales und multikulturelles Arbeitsumfeld
• Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Finance, HR und Projektarbeit
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines weltweit tätigen Konzerns
• Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterbildung
• Ein stabiles Unternehmensumfeld verbunden mit der Dynamik einer Aufbauorganisation

Kontakt: Clemens Vallaster

Referenznummer: JN-102026-7131598