Back Office Manager:in (m/w/d)

Teil1; Wien; Hybrid; EUR 16.000 - 19.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice-Anteil nach Einarbeitung

Büro in 1050 Wien (Schönbrunner Str. 2

Hardware nach Wahl

John Harris Fitness-Abo

Zusammenfassung

Teil1 in Wien sucht eine motivierte Fachkraft für Büromanagement, die als Dreh- und Angelpunkt zwischen Team, Kunden und Zahlen fungiert. Du koordinierst Termine, Angebote und Rechnungen im ERP, behältst Fristen im Blick und stehst telefonisch und schriftlich zuverlässig zur Verfügung.

Mit Deinem Organisationstalent arbeitest Du dich schnell in ERP- und Office-Tools ein, bleibst diskret bei sensiblen Daten und genießt flexible, teils Homeoffice-Optionen nach der Einarbeitung.

Qualifikationen

• Organisationstalent aus Office Management, Sekretariat oder Verwaltung
• Sichere Kommunikation: Deutsch in Wort und Schrift
• Digitale Werkzeuge: ERP, Kalender- und Office-Tools
• Verlässlichkeit, Diskretion bei Zahlen und Kundendaten

Aufgaben

• Büro & Abläufe organisieren: Termine, Unterlagen, Ablage, Bestellungen
• Angebote & Rechnungen erstellen, offene Posten im Blick behalten
• Kundenkommunikation: Anlaufstelle am Telefon und per E-Mail
• Zuarbeit für Buchhaltung: Belege vorbereiten, Unterlagen für Steuerberatung zusammenstellen

Jobbeschreibung

Damit Projekte, Kampagnen und Kunden reibungslos laufen, brauchen wir jemanden, der Organisation nicht als Nebenjob versteht, sondern als Handwerk.

Eine Agentur ist so gut wie ihre Abläufe: Angebote, die rausgehen, Rechnungen, die stimmen, Termine, die halten. Genau dafür suchen wir dich — als Dreh- und Angelpunkt zwischen Team, Kunden und Zahlen.

Deine Aufgaben

• Büro & Abläufe organisieren: Termine, Unterlagen, Ablage, Bestellungen — du hältst den Laden strukturiert am Laufen.
• Angebote & Rechnungen: Du erstellst Angebote und Rechnungen in unserem ERP, behältst offene Posten im Blick und hakst freundlich nach.
• Kundenkommunikation: Du bist erste Anlaufstelle am Telefon und im Postfach, leitest Anliegen ans richtige Teammitglied und behältst Zusagen im Blick.
• Zuarbeit für Buchhaltung: Belege vorbereiten, Unterlagen für die Steuerberatung zusammenstellen, Fristen im Kalender halten.

Was du mitbringst

• Organisationstalent: Erfahrung im Office Management, Sekretariat oder in der Verwaltung — du magst es, wenn Dinge erledigt sind.
• Sichere Kommunikation: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; am Telefon bist du freundlich und verbindlich.
• Digitale Werkzeuge: Du arbeitest dich schnell in ERP, Kalender- und Office-Tools ein — Excel schreckt dich nicht.
• Verlässlichkeit: Diskretion bei Zahlen und Kundendaten ist für dich selbstverständlich.

Was wir bieten

• Vielfältige Verantwortung: Kein Abarbeiten von Listen: Du gestaltest die Abläufe einer wachsenden Agentur aktiv mit.
• Kurze Wege: Direkter Draht zur Geschäftsführung, schnelle Entscheidungen, kein Großraumbüro-Anonymat.
• Planbares Pensum: 25 Wochenstunden mit verlässlichen Zeiten — gut vereinbar mit Familie, Studium oder zweitem Standbein. Gehalt ab 1.549,48 € brutto (Überzahlung je nach Erfahrung).
• Büro in 1050 Wien: Schönbrunner Straße 31, gut angebunden (U4 Pilgramgasse).
• Homeoffice-Anteil: Nach der Einarbeitung arbeitest du anteilig von zu Hause — verlässlich geregelt statt Gnadenakt.
• Hardware nach Wahl: Du sagst, womit du am besten arbeitest — wir stellen es hin. Moderne Ausstattung ist bei uns Standard.
• John Harris Fitness-Abo: Mitgliedschaft im John Harris Fitnessstudio inklusive — Ausgleich gehört zum Job dazu.