Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d) in Wien, Vollzeit vor Ort

Optimierung.at; Österreich; Vor Ort; EUR 30.000 - 37.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Vollzeitarbeitsplatz

Bezahlung über KV

Vollständig dokumentiertes System (Sch

Strukturierte Einarbeitung

Eigenständiger Verantwortungsbereich

Klare Kennzahlen & Messung der Arbeit

Moderner Arbeitsplatz in Wien – TwinTt

Zusammenfassung

Optimierung.at in Wien sucht eine/n Backoffice-Mitarbeiter/in zur Organisation des Büros, zum Schreiben von Rechnungen und zur telefonischen Kundenbetreuung. Du sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt und arbeitest nach klaren Vorgaben.

Nach einer Einlernphase über Schulungsmaterialien und Checklisten betreust du deinen Bereich eigenständig. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Praxiserfahrung sind Mindestvoraussetzungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Praxiserfahrung.
• Selbstständige Bearbeitung von Aufgaben nach Checklisten.
• Organisationstalent und sorgfältige Arbeitsweise.
• Erfahrung im Rechnungswesen und Schreiben von Rechnungen.

Aufgaben

• Rechnungswesen: Rechnungen schreiben und versenden, Zahlungseingänge prüfen, Belege ordnen, Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten.
• E-Mail und Schriftverkehr: Posteingang lesen und vorsortieren, Standardanfragen beantworten.
• Termine und Organisation: Terminkalender führen, Termine koordinieren, Reisen und Reservierungen organisieren.
• Telefon und Kundenkontakt: organisatorische Telefonate mit Kunden, Dienstleistern und Behörden führen.
• Aufgaben und To-Dos verwalten: Geschäftsführung-Aufgabenliste führen, Kundenanliegen erfassen.
• Unterlagen und Ablage: Kundenunterlagen prüfen, digitale Ablage ordnen.
• Auswertungen: Zahlen in Übersichtstabellen eintragen.
• Büro und Empfang: Post & Bestellungen erledigen, Gäste empfangen, Botengänge.

Kenntnisse

Kundenkontakt

Rechnungswesen

Organisation

Telefonkommunikation

Dokumentation

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Wir suchen einen Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d), der unser Büro organisiert, der Rechnungen schreibt, unsere Kunden am Telefon betreut und dafür sorgt, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt. Wenn du gewissenhaft arbeitest, gerne nach klaren Vorgaben vorgehst und eine langfristige Stelle suchst, bist du bei uns genau richtig.

Weil bei uns alles klar strukturiert ist und es für jede Aufgabe Schulungsmaterial und exakte Checklisten gibt, bist du innerhalb von ein bis zwei Monaten vollständig eingelernt. Danach betreust du deinen Bereich eigenständig nach unseren Abläufen.

Mindestanforderung: abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Praxiserfahrung.

Startdatum: ab sofort

Deine Aufgaben

• Rechnungswesen: Rechnungen schreiben und versenden, Zahlungseingänge prüfen, Belege ordnen, Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten

• E-Mail und Schriftverkehr: Posteingang lesen und vorsortieren, Standardanfragen nach Vorgabe beantworten

• Termine und Organisation: Terminkalender führen, Termine mit Kunden koordinieren, Reisen und Reservierungen organisieren, Recherchen vorbereiten

• Telefon und Kundenkontakt: organisatorische Telefonate mit Kunden, Dienstleistern und Behörden führen

• Aufgaben und To-Dos verwalten: die Aufgabenliste der Geschäftsführung führen und Kundenanliegen als Aufgaben erfassen, damit nichts verloren geht

• Unterlagen und Ablage: Kundenunterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Fehlendes nachfordern, die digitale Ablage nach unseren Vorgaben in Ordnung halten

• Auswertungen: Zahlen aus unseren Systemen exakt in Übersichtstabellen eintragen, damit die Geschäftsführung jederzeit den aktuellen Stand sieht

• Büro und Empfang: Post und Bestellungen erledigen, für Ordnung im Büro sorgen, Gäste empfangen, gelegentliche Botengänge

Über uns

Optimierung.at ist eine angesehene Webdesign- und Branding-Agentur in Wien.

Wir arbeiten mit bekannten Ärzten, Anwälten, Steuerberatern, Architekten und weiteren hochpreisigen Dienstleistern und Freiberuflern zusammen. Wir haben uns auf das Premium-Segment spezialisiert und präsentieren erfolgreiche Anbieter als Nummer 1 im Internet, um sie von ihrer gesamten Konkurrenz abzuheben.
Wir stehen für Präzision, Genauigkeit und erstklassigen Service. Unsere Kunden bewerten uns ausschließlich mit fünf Sternen, und das hat einen Grund: Bei uns ist jeder Prozess von vorne bis hinten durchdacht und jede Aufgabe klar dokumentiert. So passieren keine Fehler, und genau daraus entstehen Ergebnisse, mit denen unsere Kunden mehr als zufrieden sind. Wir verkörpern selbst, was wir für unsere Kunden machen, und treten auch so auf: von unserem Online-Auftritt bis zu unserem Büro an einem der repräsentativsten Standorte Wiens, den Twin Towers am Wienerberg, mit Aussicht über die ganze Stadt. Die Nachfrage nach unserer Arbeit ist sehr hoch, deshalb erweitern wir unser Team gerade stark, um mit der Nachfrage Schritt zu halten.

Wenn du weitere Informationen zu unserem Unternehmen haben möchtest, findest du diese auf: https://optimierung.at/karriere

Gehalt

Gehalt: 2.800 Euro brutto pro Monat + 13. / 14. Gehalt, bei Vollzeit mit 40 Wochenstunden.

Zum Vergleich: Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position liegt bei 2.386,20 Euro brutto pro Monat (Kollektivvertrag Werbung und Marktkommunikation Wien, Verwendungsgruppe 2, Stand Mai 2026).

Wir zahlen bewusst weit über Kollektivvertrag und weit über Marktdurchschnitt und erwarten dafür gute Arbeit und verlässliche Menschen. Uns ist faire Entlohnung wichtig: Wer gute Leistung bringt, soll auch fair dafür bezahlt werden. Genau deshalb suchen wir Menschen, die einen langfristigen Job über viele Jahre wollen und niemanden, der nur kurz irgendwo arbeiten möchte.

Benefits

• Sicherer, langfristig angelegter Vollzeitarbeitsplatz

• Bezahlung deutlich über Kollektivvertrag

• Ein vollständig dokumentiertes System: Checkliste, schriftliche Anleitung und Schulungsvideo für jede Aufgabe

• Strukturierte Einarbeitung über unseren internen Schulungsbereich

• Ein klar abgegrenzter Verantwortungsbereich, den du eigenständig abarbeitest, ohne tägliche Kontrolle

• Klare Kriterien, an denen deine Arbeit gemessen wird, statt Bauchgefühl und Tagesform

• Moderner Arbeitsplatz in den Twin Towers am Wienerberg: modernste Ausstattung, Klimaanlage und Aussicht über ganz Wien, direkt am Erholungsgebiet Wienerberg

• Alles direkt im Haus: Fitnessstudio, Supermärkte und viele Essensmöglichkeiten, dazu beste öffentliche Anbindung mit Bus und Straßenbahn in unmittelbarer Nähe

Woran wir dich messen

• Prozess-Treue: Du folgst gerne einem etablierten und funktionierenden System und arbeitest exakt nach unseren dokumentierten Abläufen und Checklisten.

• Vollständigkeit und Genauigkeit: Deine Aufgaben sind vollständig nach Checkliste abgearbeitet, nichts bleibt liegen, nichts geht unter. Und du arbeitest so genau, dass das, was du abgibst, nicht nachkorrigiert werden muss, besonders bei Rechnungen und Zahlen.

• Termintreue: Rechnungen, Unterlagen und Antworten sind zum vereinbarten Zeitpunkt fertig.

• Eigenverantwortung und Verlässlichkeit: Man kann sich auf dich verlassen. Du übernimmst die Verantwortung für deinen Bereich und sorgst eigenständig dafür, dass alles rund läuft.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Büromanagement) oder vergleichbare Praxiserfahrung

• Erfahrung darin, einen eigenen Aufgabenbereich nach klaren Vorgaben eigenständig abzuarbeiten

• Bereitschaft, konsequent nach dokumentierten Abläufen und Checklisten zu arbeiten

• Hohe Genauigkeit und gutes Zahlenverständnis, besonders bei Rechnungen und Auswertungen

• Freundliches, professionelles Auftreten am Telefon und Freude am Kundenkontakt

• Organisationsstärke und gute Zeiteinteilung

• Bereitschaft, an klaren Kennzahlen gemessen zu werden

• Sicherer Umgang mit dem Computer und gängigen Office-Programmen, schnelle Einarbeitung in neue Programme

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Grundkenntnisse in Englisch (einzelne Programme sind nur auf Englisch verfügbar)

• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen und gepflegtes, professionelles Auftreten

• Bereitschaft, vollständig vor Ort in Wien zu arbeiten

• Wunsch nach einer langfristigen Stelle