Hybrid Team Assistant – Corporate Ops & Admin

Verkehrsauskunft Österreich VAO GmbH; Wien; On-site; EUR 25,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

50% Homeoffice

Gleitzeit ohne Kernzeit

Öffiticket

Essenszuschuss

Büro direkt am Wiener Westbahnhof

Job summary

Verkehrsauskunft Österreich VAO GmbH sucht eine/n Team Assistant (m/w/d) im Kernteam Unternehmensorganisation für 20 Wochenstunden. Du unterstützt die Kolleginnen und Kollegen administrativ, koordiniert Termine und Meetings und erstellst Protokolle.

Du bringst kaufmännische oder technische Ausbildung, Organisationstalent und hohe IT-Affinität mit. Es erwartet dich ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flexibler, verantwortungsvoller Tätigkeit und vielen digitalen Tools wie Jira, Confluence und BMD.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Verwaltungsbereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Freude an abwechslungsreichen Aufgaben und die Fähigkeit, flexibel zwischen Themen zu wechseln.
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
• Sehr gute Technikaffinität und großes Interesse an digitalen Tools und IT-Anwendungen.

Responsibilities

• Administrative, organisatorische und inhaltliche Unterstützung der Kolleg:innen des Kernteams Unternehmensorganisation.
• Koordination von Terminen und Organisation von Meetings sowie Erstellung und Pflege von Protokollen und Dokumentationen.
• Unterstützung der internen und externen Kommunikation sowie Bearbeitung von Kundenanfragen (1st Level) zu organisatorischen und vertraglichen Themen.
• Mitwirkung im Back Office mit Schwerpunkt operatives Controlling und Rechnungswesen (z. B. Eingangsrechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Buchungen in BMD) sowie Unterstützung administrativer Abläufe wie Postbearbeitung, Bestellwesen und Angebotserstellung.
• Verwaltung und Pflege digitaler Tools (z. B. Jira, Confluence undDesk.ly, Statistik-Tool, API-Manager).
• Unterstützung bei Erstellung und Versand von Statistiken und Reportings.
• Mitwirkung bei der Organisation interner Abläufe sowie bereichsübergreifender Aufgaben und Projekte.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Flexibilität

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische oder technische Ausbildung

Tools

Jira

Confluence

Desk.ly

BMD

MS Office / Microsoft 365

Job description

Verkehrsauskunft Österreich VAO GmbH sucht eine/n Team Assistant (m/w/d) im Kernteam Unternehmensorganisation für 20 Wochenstunden. Du unterstützt die Kolleginnen und Kollegen administrativ, koordiniert Termine und Meetings und erstellst Protokolle.

Du bringst kaufmännische oder technische Ausbildung, Organisationstalent und hohe IT-Affinität mit. Es erwartet dich ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flexibler, verantwortungsvoller Tätigkeit und vielen digitalen Tools wie Jira, Confluence und BMD.