Remote Team Assistant - Executive Admin & Meetings Lead

Admiral Technologies GmbH; Wien; Hybrid; EUR 35,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Zusätzlicher freier Tag am Geburtstag

Parkplätze bzw. sehr gute öffentliche 

Relocation-Support

Essenszuschuss

Regelmäßige Community-Events

div. Vergünstigungen

Betriebsarzt

ADMIRALfit

Job summary

ADMIRAL Technologies GmbH in Österreich sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur eigenständigen Abwicklung administrativer und organisatorischer Agenden. Sie koordinieren Termine, bereiten Protokolle vor, verwalten Dokumente und fungieren als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern.

Sie arbeiten eng mit dem Führungsteam zusammen, bringen Deutsch- und Englischkenntnisse mit, arbeiten strukturiert und hands-on und nutzen MS-Office kompetent.

Qualifications

• Abgeschlossene wirtschaftliche Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Funktion.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Vernetztes Denken – strukturierte, sehr genaue und vor allem teamorientierte Arbeitsweise sowie diplomatisches Auftreten.
• Hands-on-Mentalität.
• Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse.

Responsibilities

• Selbstständige und vorausschauende Abwicklung administrativer und organisatorischer Agenden für das gesamte Führungsteam (z. B. Terminkoordination, Korrespondenz, Reiseplanung, Protokolle, Dokumentationen, Ablage).
• Verantwortung für die Verwaltung, Aktualisierung und Bereitstellung sämtlicher betriebsnotwendiger Dokumente.
• Abwicklung und Kontrolle diverser Freigabeprozesse im Auftrag der Geschäftsleitung (z. B. Rechnungen, Dokumentenmanagement).
• Postfach Manager:in sowie Schnittstellenfunktion zu internen und externen Stakeholder:innen.
• Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings.

Job description

ADMIRAL Technologies GmbH in Österreich sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur eigenständigen Abwicklung administrativer und organisatorischer Agenden. Sie koordinieren Termine, bereiten Protokolle vor, verwalten Dokumente und fungieren als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern.

Sie arbeiten eng mit dem Führungsteam zusammen, bringen Deutsch- und Englischkenntnisse mit, arbeiten strukturiert und hands-on und nutzen MS-Office kompetent.