Guest Experience Associate - Habyt Vienna Green Cube (m/f/d)

Habyt GmbH; Wien; On-site; EUR 23,000 - 28,000; Full time

Benefits offered by this job

Public transport accessibility

Above-minimum pay for experience

Job summary

Habyt GmbH operates Green Cube Vienna, a new studiohouse project in Vienna. As a Guest Experience Associate you will front the desk, manage reservations and ensure a seamless, high-quality guest and resident experience across daily operations and cross-department coordination.

You will promote services such as café and parking, optimize room allocation, and ensure compliance with SOPs and Austrian regulations while supporting a vibrant, international hospitality culture.

Qualifications

• Experience in hospitality, serviced apartments, or customer service.
• Strong communication and problem-solving skills.
• Fluency in English; German strongly preferred.
• Experience with PMS systems (MEWS is a plus).
• Flexibility to work rotating shifts.

Responsibilities

• Deliver professional, friendly check-in/check-out experiences.
• Act as main contact for guests and long-stay residents.
• Handle requests, complaints, and service recovery timely.
• Manage reservations, bookings and room allocation via PMS.
• Coordinate with housekeeping and maintenance for readiness.

Skills

Hospitality experience

Communication skills

Problem solving

English fluent

German preferred

Tools

PMS (MEWS)

Job description

About Green Cube Vienna

Green Cube is a landmark new studiohouse development in Vienna, Austria, consisting of 319 fully furnished serviced studios with ensuite bathrooms (many with balconies), 36 underground parking spaces, and ~300sqm of commons areas on the ground floor with access to an inner courtyard. The property is expected go live between Q2 2026.

About the Role

As a Guest Experience Associate, you are the face of the property and play a key role in delivering a seamless, high-quality guest and resident experience. You operate the front desk, manage reservations, and ensure smooth daily operations in coordination with all departments.

Key Responsibilities

1. Guest & Resident Experience

• Deliver professional, friendly, and efficient check-in and check-out experiences
• Act as the main contact point for guests and long-stay residents
• Handle requests, complaints, and service recovery in a timely and solution-orientedmanner

2. Front Desk Operations

• Manage reservations, bookings, and room allocation via PMS (MEWS preferred)
• Process payments, invoices, and daily cash handling
• Maintain accurate guest records and compliance documentation

3. Operational Coordination

• Liaise with housekeeping to ensure room readiness and quality standards
• Coordinate with maintenance for issue resolution
• Monitor room status, availability, and discrepancies

4. Commercial Awareness

• Promote and upsell services (e.g., café, parking, extensions)
• Support occupancy optimization through efficient room allocation

5. Compliance & Standards

• Follow all SOPs, safety procedures, and Austrian regulatory requirements

Qualifications

• Experience in hospitality, serviced apartments, or customer service
• Strong communication and problem-solving skills
• Fluency in English; German strongly preferred
• Experience with PMS systems (MEWS is a plus) Flexibility to work rotating shifts

Why Join Habyt?

• Be part of launching one of Vienna’s most innovative sustainable studiohouse projects
• Work in a high-growth, forward-thinking international organization
• Shape the future of flexible, sustainable, digital-first living in Europe
• Excellent accessibility via public transportation
• The Austrian Collective Agreement for the Hotel and Hospitality Industry applies

Minimum salary of €2,263 (BG 3); willingness to pay above the minimum with relevant experience.

Über Green Cube Vienna

Green Cube ist ein bedeutendes Neubauprojekt eines Studiohauses in Wien, Österreich, mit insgesamt 319 voll möblierten Serviced Studios mit eigenen Badezimmern (viele davon mit Balkon), 36 Tiefgaragenstellplätzen sowie ca. 300m2 Gemeinschaftsflächen im Erdgeschoss mit Zugang zu einem Innenhof. Die Inbetriebnahme ist für das zweite Quartal 2026 geplant.

Über die Rolle

Als Guest Experience Associate sind Sie das Gesicht der Immobilie und spielen eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen und hochwertigen Gäste- und Bewohnererlebnisses. Sie betreiben die Rezeption, verwalten Reservierungen und sorgen in enger Abstimmung mit allen Abteilungen für einen reibungslosen Tagesablauf.

Hauptaufgaben

1. Gäste- & Resident Experience

• Professionelle, freundliche und effiziente Durchführung von Check-in und Check-out
• Hauptansprechperson für Gäste und Langzeitbewohner
• Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden und Servicewiederherstellung lösungsorientiert und zeitnah

2. Front Office Aufgaben

• Verwaltung von Reservierungen, Buchungen und Zimmerzuteilung über ein PMS (bevorzugt MEWS)
• Abwicklung von Zahlungen, Rechnungen und täglicher Kassenführung Pflege korrekter Gästedaten und Einhaltung der Dokumentationspflichten

3. Operative Koordination

• Abstimmung mit Housekeeping zur Sicherstellung der Zimmerbereitschaft und Qualitätsstandards
• Koordination mit der Haustechnik (Maintenance) zur Problemlösung
• Überwachung von Zimmerstatus, Verfügbarkeiten und Abweichungen

4. Kommerzielles Verständnis

• Aktive Bewerbung und Upselling von Zusatzleistungen (z. B. Café, Parkplätze, Verlängerungen)
• Unterstützung der Auslastungsoptimierung durch effiziente Zimmerzuteilung

5. Compliance & Standards

• Einhaltung aller SOPs, Sicherheitsvorgaben und österreichischen Vorschriften

Anforderungen

• Erfahrung in der Hotellerie, Serviced Apartments oder im Kundenservice
• Ausgeprägte Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten
• Fließende Englischkenntnisse; Deutsch stark bevorzugt
• Erfahrung mit PMS-Systemen (MEWS von Vorteil)
• Flexibilität für Schichtarbeit

Warum Habyt?

• Teil der Eröffnung eines der innovativsten nachhaltigen Studiohouse-Projekte in Wien
• Arbeit in einem wachstumsstarken, zukunftsorientierten internationalen Unternehmen
• Mitgestaltung der Zukunft von flexiblem, nachhaltigem und digitalem Wohnen in Europa
• Sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Mindestgehalt von 2263,- EUR (BG3), Überzahlung bei entsprechender Erfahrung gerne möglich.