Executive Assistant (m/w/d)

SCHULMEISTER Management Consulting Linz GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Parkmöglichkeiten

Mitarbeitervergünstigungen

Gesundheitschecks und Prävention

Zusammenfassung

SCHULMEISTER Management Consulting Linz GmbH in Wien sucht eine erfahrene Assistenz für den Business Unit Leiter. Sie unterstützen persönlich und organisatorisch, koordinieren Termine, steuern Budgetprozesse und HR-Themen.

Es erwartet Sie ein sicherer Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten, individuelle Weiterentwicklung und Gesundheitsangebote. Ab Jahresbruttogehalt ab 60.000 € mit Bereitschaft zur Überzahlung.

Qualifikationen

• Langjährige Berufserfahrung in anspruchsvoller Assistenzfunktion.
• Ausbildung oder Studium im kaufmännischen Bereich.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Routinierter Umgang mit MS 365 und digitalen Tools/KI-Anwendungen.

Aufgaben

• Verantwortung für Kalender- und Agenda-Management des BUs
• Koordination von Terminen, Organisation und Priorisierung
• Koordinierende Funktion, Informationsfluss innerhalb Abteilung
• Unterstützung bei Budgetplanung, Forecasts und Controlling
• HR-Themen unterstützen, Onboarding mitgestalten
• Projekte selbstständig anleiten und umsetzen

Kenntnisse

C-Level Assistenz

Deutsch verhandlungssicher

Englischkenntnisse

KI-Kompetenz

MS365-Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS365

CRM-Systeme

DMS

Jobbeschreibung

Was Sie verantworten:

• Sie übernehmen die persönliche und organisatorische Unterstützung eines Business Unit Leiters und fungieren als zentrale Anlaufstelle für administrative und koordinative Agenden im Tagesgeschäft.
• Das vorausschauende Management des Terminkalenders und die dementsprechende Organisation zählen zu Ihren wesentlichen Aufgaben. Dabei priorisieren Sie Termine eigenständig und finden auch bei kurzfristigen Änderungen rasch passende Lösungen.
• Für einen definierten Unternehmensbereich übernehmen Sie eine koordinierende Funktion und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss sowie effiziente Abläufe innerhalb der Abteilung.
• Zudem verantworten Sie kaufmännische Agenden für den Bereich und unterstützen bei Budgetplanung, Forecasts, laufender Kontrolle und dem Monitoring relevanter Entwicklungen.
• Im Hinblick auf das Personalmanagement begleiten Sie administrative HR-Themen und unterstützen unter anderem bei Onboarding-Prozessen sowie weiteren organisatorischen Aufgabenbereichen.
• Ein gutes Gespür für die Anliegen Ihres Vorgesetzten und des Teams hilft Ihnen dabei, relevante Themen frühzeitig wahrzunehmen, aufzugreifen und gemeinsam mit den zuständigen Ansprechpartner:innen zu bearbeiten.
• Des Weiteren bringen Sie sich tatkräftig in der Weiterentwicklung der internen Prozesse und Strukturen ein und übernehmen die Anleitung und Umsetzung kleinerer Projekte auch selbst.
• In Ihrer Schnittstellenfunktion stellen Sie eine verlässliche Kommunikation sicher und pflegen ebenfalls den Austausch mit anderen Assistenzfunktionen und Stakeholdern innerhalb der Gruppe.

Was Sie auszeichnet:

• Sie bringen langjährige Erfahrung in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion mit und sind es gewohnt, eigenständig Prioritäten zu setzen und auch bei hoher Dynamik den Überblick zu behalten.
• Eine kaufmännische Ausbildung bzw. Studium wird klar präferiert; Interesse hinsichtlich kaufmännischer Agenden ist jedenfalls unabdinglich.
• Mit Ihren verhandlungssicheren Deutsch- und Englischkenntnissen und Ihrem aufgeschlossenen, kommunikativen Naturell verfügen Sie über ein sehr gutes Auftreten.
• Ein routinierter Umgang mit den MS365-Produkten sowie Offenheit für den Einsatz moderner digitaler Tools und KI-Anwendungen wird vorausgesetzt.
• Ausgeprägter Hausverstand, vorausschauendes Mitdenken und eine proaktive Arbeitsweise zeichnen Sie ebenso aus wie die Fähigkeit, selbstständig Handlungsbedarf zu erkennen.
• Sie denken lösungsorientiert und pragmatisch und finden auch bei kurzfristigen Veränderungen rasch passende und umsetzbare Lösungen.
• Im Umgang mit Ihren Verantwortungsbereichen agieren Sie stets loyal, diskret und absolut vertrauensvoll und verfügen über das notwendige Fingerspitzengefühl für persönliche und situative Bedürfnisse.

Was Sie erwartet:

• Es erwartet Sie ein sicherer Arbeitsplatz in einer international erfolgreichen Unternehmensgruppe, in dem respektvoller Umgang, Wertschätzung und Zusammenhalt aktiv gelebt werden.
• Flexible Arbeitszeiten ermöglichen Ihnen eine eigenverantwortliche und ausgewogene Gestaltung Ihres Arbeitsalltags.
• Ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung wird durch individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und gezielte Entwicklungsangebote unterstützt.
• Im Bereich Gesundheit und Prävention stehen Ihnen verschiedene Angebote wie Gesundheitschecks und arbeitsmedizinische Betreuungsangebote zur Verfügung.
• Darüber hinaus profitieren Sie von attraktiven Mitarbeitervergünstigungen sowie firmeneigenen Parkmöglichkeiten.
• Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung erwartet Sie ein absolut Markt-gerechtes Jahresbruttogehalt ab € 60.000,-- mit entsprechender Bereitschaft zur (auch deutlichen) Überzahlung.

Ihr zukünftiger Arbeitgeber:

Bei unserem Auftraggeber handelt es sich um eine erfolgreiche Unternehmensgruppe im technischen Umfeld mit Unternehmenssitz in 1120 Wien. Die Unternehmenskultur ist von wertschätzendem Miteinander und Teamspirit geprägt, gleichzeitig punktet das Unternehmen mit wirtschaftlicher Stabilität und höchst professionellen Strukturen und Abläufen.

Die beschriebene Position kommt im Vollzeit-Ausmaß zur Besetzung, wobei alternativ auch ein Teilzeit-Beschäftigungsverhältnis ab 30 Wochenstunden möglich ist.