Executive Assistant (w/m/d)

SmartRecruiters, Inc.; Graz; On-site; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Job summary

SmartRecruiters, Inc. sucht eine erfahrene Assistenz des Executive Office zur Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft eines international tätigen Hightech-Unternehmens in Graz.

Sie koordinieren Termine, erstellen Reports und Protokolle und agieren als professioneller Ansprechpartner intern wie extern. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung, umfassende Assistenz-Erfahrung, sehr gute MS-Office-Kenntnisse und kommunizieren

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung.
• Umfassende Berufserfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder vergleichbaren Funktion.
• Hohes Maß an Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft sowie selbstständige Abwicklung organisatorischer und administrativer Aufgaben.
• Strukturierte Aufbereitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung, insbesondere Reports, Analysen, Präsentationen und Protokolle.
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings und Terminen.
• Professionelle Kommunikations- und Koordinationsschnittstelle zwischen der Geschäftsleitung sowie internen und externen Ansprechpartnern.
• Eigenständige Terminkoordination und professionelles Kalendermanagement.
• Organisation und Koordination von Dienstreisen inklusive Reisemanagement.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Englisch-Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliche Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Als Executive Assistant unterstützen Sie als Teil unseres Executive Office die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft eines international erfolgreichen Hightech-Unternehmens. Mit Organisationstalent, vorausschauender Arbeitsweise und professioneller Kommunikation sind Sie eine wichtige Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern und tragen zu effizienten Abläufen im Bereich der Geschäftsleitung bei.

Stellenbeschreibung

• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft sowie selbstständige Abwicklung organisatorischer und administrativer Aufgaben
• Strukturierte Aufbereitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung, insbesondere Reports, Analysen, Präsentationen und Protokolle
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings und Terminen
• Professionelle Kommunikations- und Koordinationsschnittstelle zwischen der Geschäftsleitung sowie internen und externen Ansprechpartnern
• Eigenständige Terminkoordination und professionelles Kalendermanagement
• Unterstützung bei kurzfristigen Anfragen und bereichsübergreifenden Themenstellungen
• Organisation und Koordination von Dienstreisen inklusive Reisemanagement
• Abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
• Umfassende Berufserfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder vergleichbaren Funktion
• Hohes Maß an Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein wertschätzendes und professionelles Auftreten; Fähigkeit, auch im internationalen Umfeld sicher, adressatengerecht und verbindlich auf Deutsch und Englisch zu kommunizieren
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook
• Proaktive, vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, mitzudenken, Handlungsbedarf frühzeitig zu erkennen und Themen selbstständig voranzutreiben
• Ausgeprägte Lösungs- und Serviceorientierung gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei wechselnden und kurzfristigen Anforderungen den Überblick zu bewahren
• Interesse an technischen und wirtschaftlichen Fragestellungen

Zusätzliche Informationen

Wir bieten Ihnen eine faire und marktkonforme Vergütung auf Basis des Kollektivvertrags für Angestellte im Metallgewerbe - angepasst an die regionalen Gegebenheiten des steirischen Arbeitsmarkts. Das Mindestgehalt für diese Position beträgt € 4.000 brutto pro Monat (auf Vollzeitbasis). Persönlichkeit, Kompetenz und Erfahrung zählen bei uns mehr als starre Vorgaben. Deshalb legen wir Ihr tatsächliches Bruttogehalt individuell fest und honorieren Ihre Qualifikationen selbstverständlich mit einer entsprechenden Überzahlung.