Executive Assistant der Geschäftsführung

Mental Health Group; Wien; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

WOMAN World in Wien sucht eine Executive Assistant der Geschäftsführung (w/m/d). Sie unterstützen die Geschäftsführung und den B2B-Sales-Bereich, treiben Themen proaktiv voran und sorgen für reibungslose Abläufe zwischen Informationen, Menschen und Prozessen.

Dienstbeginn: ab sofort, Vollzeit, Dienstort: 1030 Wien. Wir bieten eine vielseitige Position nah an der Geschäftsführung mit kurzen Entscheidungswegen, flexiblen Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnliche Qualifikation.
• Erfahrung als Assistenz oder Organisationserfunktion ideal.
• Interesse an Medienwelt und B2B Sales vorteilhaft.

Responsibilities

• Termin- und Kalendermanagement der Geschäftsführung.
• Meetingvorbereitung und Reiseorganisation.
• Unterstützung B2B-Sales bei Präsentationen, Angeboten und Anfragen.
• Koordination kaufmännischer Heftorganisation inkl. Bestellungen und Abstimmung.
• Überwachen von Timings, Deadlines, Druckunterlagen und Schnittstellen.
• Unterstützung bei Reportings, Analysen und Forecasts.

Skills

Organisation

Kalender-Management

Meeting-Vorbereitung

Reiseorganisation

B2B Sales

Kundensuche

MS-Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

WOMAN World -
Executive Assistant der Geschäftsführung (w/m/d)

Du liebst es, den Überblick zu behalten, denkst gerne einen Schritt vorausund fühlst dich dort wohl, wo viele Themen
zusammenlaufen? Dann könnte das dein nächster Job sein.
Für unsere WOMAN World suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsereGeschäftsführung und denB2B-Sales-Bereich im Daily Business unterstützt, Themen proaktiv vorantreibt und als zentraleSchnittstelle dafür sorgt, dass Informationen, Menschen und
Prozesse gut zusammenspielen.

Dienstbeginn: ab sofort / Vollzeit / Dienstort: 1030 Wien

DEINE AUFGABEN

• Du hältst unserer Geschäftsführung den Rücken frei und übernimmst Termin- undKalendermanagement, Meetingvorbereitung und Reiseorganisation.
• Du unterstützt unseren B2B-Sales bei Kundenpräsentationen, Angeboten, Kundenanfragen sowie derRecherche und Qualifizierung potenzieller Neukund:innen.
• Du koordinierst die kaufmännische Heftorganisation - von Seitenbestellung, Disposition bis zurAbstimmung mit Sales, Redaktion, Grafik und externen Partner:innen
• Du behältst Timings und Deadlines im Blick, koordinierst Druckunterlagen und Werbeformate undsorgst für reibungslose Abläufe zwischen allen Schnittstellen
• Du unterstützt bei Reportings, Analysen und Forecasts, hältst relevante Übersichten aktuell undbereitest Entscheidungsgrundlagen auf.
• Du übernimmst eigenständig organisatorische Agenden und Projekte - von administrativen Aufgabenbis zur Planung und Unterstützung unserer Jahrespräsentationen.

DAS BRINGST DU MIT:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie idealerweiseErfahrung in einer Assistenz- oder Organisationsfunktion.
• Interesse an der Medienwelt und B2B Sales – einschlägige Erfahrung ist von Vorteil.
• Du arbeitest strukturiert, denkst voraus und behältst auch bei komplexen Aufgaben den Überblick.
• Du hast ein gutes Zahlenverständnis, arbeitest genau und kannst unterschiedliche Aufgabenzuverlässig priorisieren.
• Du kommunizierst souverän und wertschätzend und überzeugst durch Diskretion, Eigeninitiative undVerlässlichkeit.
• Mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint arbeitest du sicher und bist digital affin.
• Du hast Lust auf starke Medienmarken, ein dynamisches Umfeld und eine Position, in der du mitdenkenund mitgestalten kannst.

DAS ERWARTET DICH BEI UNS:

• Eine vielseitige Position nah an der Geschäftsführung mit viel Einblick und Eigenverantwortung.
• Kurze Entscheidungswege, viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.
• Für diese Position bieten wir ein Jahresbruttogehalt von ca. € 45.000,–. Je nach Erfahrung undQualifikation ist eine entsprechende Überzahlung möglich.