Executive Assistant der Geschäftsleitung (m/w/d)

Fraunhofer Austria; Wien; Hybrid; EUR 39.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Möglichkeit

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gute Work-Life-Balance

Zusammenfassung

Fraunhofer Austria Research GmbH in Wien sucht eine engagierte Executive Assistant (m/w/d) mit mindestens 30 Stunden pro Woche. Sie unterstützt den Geschäftsführer und Centerdirektor im operativen Tagesgeschäft und trägt so unmittelbar zum Erfolg des Centers bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminkoordination, Begleitung von Kundenterminen, Reiseorganisation, die Erstellung von Präsentationen und die Vor- sowie Nachbereitung von Meetings.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium, idealerweise mit universitärem Hintergrund.
• Umfangreiche Assistenz- oder Office-Management-Erfahrung.
• Hohes Organisationstalent, Eigeninitiative und Verlässlichkeit.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Reisebereitschaft zur Begleitung von Kundenterminen.
• Gute Kenntnisse in KI-Tools (z. B. Claude) und MS-Office.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Executive-Assistenz des Geschäftsführers und Centerdirektors, operative Unterstützung.
• Begleitung von Kundenterminen und Unterstützung bei Akquiseaktivitäten der Geschäftsleitung.
• Terminkoordination, Kalenderverwaltung und Organisation von Dienstreisen.
• Konzeption und Aufbereitung von Präsentationen sowie Unterlagen für Vorträge.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung und Follow-up.
• Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten der Geschäftsleitung.
• Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsleitung, Teams und externen Partnern.

Kenntnisse

Assistenz-Erfahrung

Office-Management

Organisationstalent

Diskretion

Reisebereitschaft

KI-Tools Einsatz

MS Office

Outlook/Word/Excel

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung

Idealerweise Studium

Tools

MS Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

MS Teams

Jobbeschreibung

Die Fraunhofer Austria Research GmbH ist ein etablierter und innovativer Forschungspartner für die österreichische Industrie. Mit unseren Geschäftsbereichen Logistik und Supply Chain Management, Fabrikplanung und Produktionsmanagement, Arbeitsgestaltung und Digitalisierung sowie Visual Computing sind wir an den Standorten Wien und Graz sowie mit unseren Innovationszentren KI4LIFE in Klagenfurt und Digitale Transformation der Industrie in Innsbruck vertreten. Gemeinsam entwickeln wir anwendungsorientierte Lösungen zum Nutzen der Wirtschaft und zum Vorteil der Gesellschaft.

Für unseren Geschäftsführer und Centerdirektor suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d) mit einem Beschäftigungsausmaß ab 30 h/Woche. In dieser Rolle sind Sie weit mehr als organisatorische Ansprechperson: Sie unterstützen aktiv im operativen Tagesgeschäft und tragen so unmittelbar zum Erfolg des Centers bei.

Ihre Aufgaben

• Executive-Assistenz des Geschäftsführers und des Centerdirektors, aktive Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
• Begleitung von Kundenterminen und Unterstützung bei Akquiseaktivitäten der Geschäftsleitung
• Terminkoordination, Kalenderverwaltung sowie Organisation und Buchung von Dienstreisen
• Konzeption und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Unterlagen für Vorträge
• Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Meetings der Geschäftsleitung, inkl. Protokollführung und Follow-up-Management offener Punkte
• Unterstützung bei der Steuerung und Umsetzung strategischer und operativer Projekte der Geschäftsleitung
• Koordination von internen Abläufen und Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsleitung, Teams sowie externen Partnern
  

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise abgeschlossenes Studium
• Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management oder vergleichbaren operativen Funktion
• Hohe Eigeninitiative, Organisationstalent und die Fähigkeit, im operativen Geschäft mitzudenken und mitzuarbeiten
• Diskretion, Verlässlichkeit und ein professionelles Auftreten im Umgang mit Geschäftsleitung und Partnern
• Reisebereitschaft (Begleitung von Kundenterminen)
• Erfahrung im bzw. Bereitschaft zum Einsatz von KI-Tools (z. B. Claude)
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und MS Teams
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  

Wir bieten

• Eigenverantwortlicher und selbstständiger Aufgabenbereich mit Raum für persönliches Wachstum
• Anspruchsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit nah am operativen Geschehen mit tiefen Einblicken in die Geschäftsleitung
• Ein offenes, kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen in einem motivierten, engagierten Team
• Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit und eine gute Work-Life-Balance
• Weiterbildungskultur mit vielfältigem Angebot zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt derzeit EUR 3.816,00 (brutto/Monat, 38,5h, Vollzeit).

Gestalten Sie Zukunft mit uns! Wir freuen uns auf Sie!