Assistenz (w/m/d)

Ankoe; Wien; Hybrid; EUR 28,424 - 35,209; Full time

Job summary

Als motivierte Assistenz bei Ankoe in Wien unterstützt du aktiv die Geschäftsführung und alle Fachabteilungen. Du übernimmst administrative Aufgaben, bist der erste Kontakt für Gäste und sorgst für einen professionellen Empfang.

Wir suchen nach einer engagierten Persönlichkeit mit kaufmännischer Ausbildung und Erfahrung im Assistenzbereich. Das Angebot umfasst ein Bruttogehalt ab EUR 2.547, abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

Qualifications

• Erste Erfahrung im Assistenzbereich.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Sicher im Umgang mit Microsoft Office Anwendungen.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung und Teams bei administrativen Aufgaben.
• Beantwortung und Weiterleitung eingehender Anrufe.
• Organisation von internen und externen Veranstaltungen.

Skills

Erfahrung im Assistenzbereich

Microsoft Office Kenntnisse

Eigeninitiative

Kunden- und Serviceorientierung

Fließende Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Wer wir sind

Beim Auftragnehmerkataster Österreich, dem Marktführer und einzigen Komplettanbieter im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe, schaffen wir nicht nur innovative High‑Tech‑Lösungen, wir prägen mit unserer Mission die Zukunft des österreichischen Vergabewesens.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine motivierte Assistenz (w/m/d), die mit Weitblick, Eigeninitiative und einem freundlichen Auftreten unseren Büroalltag mitgestaltet und unsere Geschäftsführung als auch die Fachabteilungen tatkräftig unterstützt.

Deine zukünftige Rolle

• Du hältst unser Office am Laufen und unterstützt proaktiv sowohl die Geschäftsführung als auch die Teams bei administrativen, organisatorischen und inhaltlichen Aufgaben
• Es erwartet dich ein vielfältiges Aufgabengebiet: Von der Beantwortung und Weiterleitung eingehender Anrufe, über die Rechnungserfassung im ELO, Bestellwesen und Terminvereinbarungen bis hin zur Betreuung der E‑Mail‑Postfächer, Reiseplanung sowie der Erstellung und Aufbereitung unterschiedlicher Schriftstücke
• Als erste Anlaufstelle für unsere Gäste sorgst du für einen professionellen und herzlichen Empfang
• Unvergessliche Veranstaltungen entstehen mit dir – als Organisationstalent bringst du Schwung in unsere internen und externen Events und kümmerst dich um eine reibungslose Umsetzung
• Bei Projekten bringst du dich aktiv ein und unterstützt dort, wo du gebraucht wirst

Unsere Anforderungen an dich

Wir suchen nach einer Person, die nicht nur fachlich überzeugt, sondern auch gut in unser Team passt. Die folgenden Fähigkeiten sind uns wichtig – aber auch wenn du nicht alle Kenntnisse erfüllst, freuen wir uns über deine Bewerbung:

• Erste Erfahrung im Assistenzbereich setzen wir voraus
• Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännische Lehre, HLW, HAK,…)
• Technisch am Puls der Zeit – du bist sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft Office Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Hands‑on‑Mentalität und genauem Arbeiten – du erkennst selbst, wo Handlungsbedarf besteht, und packst an
• Freundliches, kommunikatives Auftreten mit hoher Kunden‑ und Serviceorientierung sowie Diskretion
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Your English does not need to be perfect, but you should not be shy to use it

Interessiert?

Der IT‑Kollektivvertrag sieht ein Bruttomindestgehalt pro Monat auf Vollzeitbasis (38,5h) von EUR 3.155 (Regelstufe) bzw. EUR 2.547 (Einstiegsstufe) vor, wobei bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung die Bereitschaft zur Überzahlung besteht.

Wir freuen uns auf deine Online‑Bewerbung (Lebenslauf, Motivationsschreiben*, relevante Ausbildungs‑ und Dienstzeugnisse) über unser Bewerbungssystem.

Wir lehnen jegliche Form von Diskriminierung ab, denn Vielfalt gehört zu uns. Bei uns hat jede:r Bewerber:in die gleichen Möglichkeiten – unabhängig von Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Alter, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung.

* Der Vollständigkeit halber möchten wir festhalten, dass das Motivationsschreiben nicht zu unseren Standard‑Bewerbungsunterlagen zählt. Da es sich bei dieser Position um eine Stabsstelle mit direkter Unterstellung der Geschäftsführung handelt, du an strategisch relevanten Themen arbeitest sowie engen Kontakt mit unterschiedlichen Ansprechpersonen auf verschiedenen Ebenen hast, ist es uns wichtig, dich als Person kennenzulernen. Daher bitten wir dich, uns einen persönlichen Einblick zu geben – was dich antreibt, wie du arbeitest und warum du Teil des ANKÖ werden möchtest.

Auf Basis von Mitarbeiter:innen‑Bewertungen qualifizieren sich jährlich nur etwa 5 % der Unternehmen auf kununu für das Top Company‑Siegel. Der ANKÖ hat es zum vierten Mal in Folge geschafft und freut sich über seine zufriedenen Mitarbeiter:innen.