Backoffice-Mitarbeiter / Bürokaufmann (m/w/d) in Wien, Vollzeit vor Ort

Optimierung; Wien; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Sicherer, langfristig angelegter Vollz

Bezahlung deutlich über KV

Strukturierte Einarbeitung

Eigenständiger Verantwortungsbereich

Moderne Arbeitsplätze

Job summary

Optimierung.at in Wien sucht eine/n Backoffice-Mitarbeiter/in (m/w/d) zur Organisation des Büros, Erstellung von Rechnungen, Beantwortung von E-Mails und telefonischer Kundenbetreuung. Sie arbeiten gemäß klaren Vorgaben und tragen dazu bei, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt.

Sie benötigen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mindestens 3 Jahre Praxiserfahrung und Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2). Die Stelle ist vollzeit mit 40 Std./Woche, Start ab sofort.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mindestens 3 Jahre Praxiserfahrung.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2) in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Rechnungswesen: Rechnungen schreiben, versenden, Zahlungseingänge prüfen, Belege ordnen, Unterlagen für Steuerberater vorbereiten.
• Kommunikation: Posteingang lesen, Standardanfragen beantworten, organisatorische Telefonate führen.
• Termine und Organisation: Terminkalender führen, Kundenanliegen als Aufgaben erfassen, Reisen organisieren.
• Unterlagen und Ablage: Kundenunterlagen prüfen, fehlendes nachfordern, digitale Ablage ordnungsgemäß führen.
• Auswertungen: Zahlen in Übersichtstabellen eintragen, aktuellen Stand der Geschäftsführung sichtbar machen.
• Büro und Empfang: Post/Bestellungen erledigen, Ordnung schaffen, Gäste empfangen, Botengänge.

Skills

Deutsch C2

Kundenkontakt

Zahlenverständnis

Verlässlichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Office-Programme

Job description

Wir suchen einen Backoffice-Mitarbeiter / Bürokaufmann (m/w/d), der unser Büro organisiert, Rechnungen schreibt, E-Mails beantwortet, unsere Kunden am Telefon betreut und dafür sorgt, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt. Wenn du gewissenhaft arbeitest, gerne nach klaren Vorgaben vorgehst und eine langfristige Stelle suchst, dann bist du bei uns genau richtig.

Mindestanforderung: abgeschlossene kaufmännische Ausbildung + mindestens 3 Jahre Praxiserfahrung + Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2) in Wort und Schrift.

Gehalt: 2.800 Euro brutto pro Monat + 13. / 14. Gehalt, bei Vollzeit mit 40 Wochenstunden.

Startdatum: ab sofort

Über Uns

Optimierung.at ist eine angesehene Webdesign- und Branding-Agentur in Wien. Wir stehen für Präzision, Genauigkeit, erstklassigen Service und arbeiten mit bekannten Ärzten, Anwälten, Steuerberatern, Architekten und weiteren hochpreisigen Dienstleistern zusammen. Wir haben uns auf das Premium-Segment spezialisiert und präsentieren erfolgreiche Anbieter als Nummer 1 im Internet, um sie von ihrer gesamten Konkurrenz abzuheben. Die Nachfrage nach unserer Arbeit ist sehr hoch, deshalb erweitern wir unser Team gerade stark, um mit der Nachfrage Schritt zu halten.

Wenn du weitere Informationen zu unserem Unternehmen haben möchtest, findest du diese auf: https://optimierung.at/karriere

Deine Aufgaben

• Rechnungswesen: Rechnungen schreiben und versenden, Zahlungseingänge prüfen, Belege ordnen, Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten

• Kommunikation: Posteingang lesen und vorsortieren, Standardanfragen nach Vorgabe beantworten, organisatorische Telefonate mit Kunden, Dienstleistern und Behörden führen

• Termine und Organisation: Terminkalender und Aufgabenliste der Geschäftsführung führen, Kundenanliegen als Aufgaben erfassen, Reisen und Reservierungen organisieren, Recherchen vorbereiten

• Unterlagen und Ablage: Kundenunterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Fehlendes nachfordern, die digitale Ablage nach unseren Vorgaben in Ordnung halten

• Auswertungen: Zahlen aus unseren Systemen exakt in Übersichtstabellen eintragen, damit die Geschäftsführung jederzeit den aktuellen Stand sieht

• Büro und Empfang: Post und Bestellungen erledigen, für Ordnung im Büro sorgen, Gäste empfangen, gelegentliche Botengänge

Benefits

• Sicherer, langfristig angelegter Vollzeitarbeitsplatz

• Bezahlung deutlich über Kollektivvertrag

• Strukturierte Einarbeitung über unseren internen Schulungsbereich mit Checklisten, schriftlichen Anleitungen und Schulungsvideos für jede Aufgabe

• Ein klar abgegrenzter Verantwortungsbereich, den du eigenständig abarbeitest.

• Klare Kriterien, an denen deine Arbeit gemessen wird, statt Bauchgefühl und Tagesform

• Moderner Arbeitsplatz in den Twin Towers am Wienerberg: modernste Ausstattung, Klimaanlage und Aussicht über ganz Wien.

• Alles direkt im Haus: Fitnessstudio, Supermärkte und viele Essensmöglichkeiten, dazu beste öffentliche Anbindung mit Bus und Straßenbahn in unmittelbarer Nähe

Woran wir dich messen

• Prozess-Treue: Du arbeitest exakt nach unseren dokumentierten Abläufen und Checklisten.

• Vollständigkeit und Genauigkeit: Nichts bleibt liegen, nichts geht unter. Was du abgibst, muss nicht nachkorrigiert werden, besonders bei Rechnungen und Zahlen.

• Termintreue: Rechnungen, Unterlagen und Antworten sind zum vereinbarten Zeitpunkt fertig.

• Verlässlichkeit: Du übernimmst die Verantwortung für deinen Bereich und sorgst eigenständig dafür, dass alles rund läuft.

(Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position liegt bei 2.386,20 Euro brutto pro Monat)

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens 3 Jahre Praxiserfahrung

• Hohe Genauigkeit und gutes Zahlenverständnis, besonders bei Rechnungen und Auswertungen

• Bereitschaft, konsequent nach dokumentierten Abläufen und Checklisten zu arbeiten.

• Freundliches, gepflegtes Auftreten am Telefon und persönlich, Freude am Kundenkontakt

• Sicherer Umgang mit dem Computer und gängigen Office-Programmen, schnelle Einarbeitung in neue Programme

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2) in Wort und Schrift, Grundkenntnisse in Englisch für einzelne Programme

• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen

• Bereitschaft, vollständig vor Ort in Wien zu arbeiten