Assistenz der Geschäftsführung/Office Management (m/w/d)

IREKS GmbH; Wien; On-site; EUR 24,000 - 29,000; Part time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

Homeoffice nach Einarbeitung

Job summary

IREKS GmbH, ein führender Hersteller von Malz und Backzutaten mit Standorten in Wien und Graz, sucht eine Assistenz der Geschäftsführung/Office Management (m/w/d) in Teilzeit (30 Stunden/Woche) am Standort Wien 1220. Sie unterstützt Geschäftsführung und Aufsichtsrat, plant Sitzungen, koordiniert Termine, bearbeitet Korrespondenz und erstellt Berichte.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Veranstaltungen, Corporate-Kommunikation, Datenschutzkoordination sowie Budget- und

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung mindestens auf Maturaniveau (z.B. HAK, HBLA).
• Mehrere Jahre relevante Berufserfahrung in einer Assistenz-/Office-Management-Funktion.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint).

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson und Unterstützung für Geschäftsführung und Aufsichtsrat.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen.
• Korrespondenz mit Anwaltskanzleien, Notariaten und externen Partnern.
• Koordination relevanter Compliance- und Sperrfristen.
• Protokollführung bei Besprechungen.
• Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Budgets.
• Allgemeine Büroaufgaben, Bestellungen, Rechnungsprüfung, Postverteilung.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

HAK/HBLA-Abschluss oder vergleichbar

Tools

MS-Office

Job description

Assistenz der Geschäftsführung/Office Management (m/w/d)
Teilzeit 30 h/Woche

Beste Qualität, innovative Produkte und hervorragender Service; so kennt und schätzt uns das Brau- und Backgewerbe als einen führenden Hersteller von Malz und Backzutaten mit Betriebsstätten in Wien und Graz, wo wir rund 210 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen. Als österreichischer Traditionsbetrieb seit 1884 sind wir heute Teil des erfolgreichen nahrungsmittelorientierten Familienunternehmens IREKS GmbH mit über 3.300 Mitarbeitenden weltweit mit Hauptsitz in Deutschland. Wir besetzen die Position Assistenz der Geschäftsführung(m/w/d) im Ausmaß von 30 Wochenstunden (Mo-Fr)am Firmenstandort in 1220 Wien.

Ihre Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson und Unterstützung für Geschäftsführung und Aufsichtsrat
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen, Generalversammlungen, Hauptversammlungen und diversen Veranstaltungen
• Korrespondenz mit Anwaltskanzleien, Notariaten und externen Partnern
• Koordination und Überwachung von Sperrfristen, Börsen- und Compliance-Themen
• Schnittstelle zur Konzernmutter im Bereich Management und Verwaltung
• Erstellung und redaktionelle Aufbereitung von Texten, z. B. für den monatlichen Firmennewsletter, Website oder interne Kommunikation
• Unterstützung bei der Datenschutz-Koordination
• Protokollführung bei Besprechungen
• Aufbereitung und Pflege von Statistiken, Berichten und dem Investitionsbudget
• Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Dokumenten
• Kontaktpflege mit externen Partnern
• Allgemeine Büroaufgaben, z.B. Bestellungen mit Firmenkreditkarte, Rechnungsprüfung, Aussenden von Weihnachtskarten, Postverteilung
• Abgeschlossene Ausbildung mindestens auf Maturaniveau (z.B. HAK, HBLA)
• Mehrere Jahre relevante Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Funktion, idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung
• Erfahrung im Umgang mit Aufsichtsrat, Hauptversammlung, Notariat oder gesellschaftsrechtlichen Themen von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Fundierte Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie professionelles und kompetentes Auftreten

Unser Angebot

• Ein Arbeitsumfeld, in dem gegenseitige Wertschätzung und Respekt gelebte Praxis darstellen
• Umfassende Einarbeitung mit der Perspektive einer langfristigen Zusammenarbeit
• Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Gleitzeit, ein Tag Homeoffice pro Wochenach der Einarbeitungsphase
• Eine marktkonforme Überzahlung ist vorgesehen. Aus gesetzlichen Gründen weisen wir auf das KV-Mindestgehalt für eine 30-h Woche in Höhe von € 2.411,38 brutto/Monat hin.

Bei Fragen zu dieser Ausschreibung steht Ihnen Personalleiter Martin Haydn unter [phone] gerne zur Verfügung.Sie erhalten eine Empfangsbestätigung, sobald Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist.