Office Manager (m/w/d) 100%

Michael Page International (Switzerland) SA; Lavamünd; Hybrid; EUR 74.000 - 96.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Michael Page International (Switzerland) SA sucht eine vielseitige Office-Management- und HR-Administration-Spezialistin zur Sicherstellung des reibungslosen Tagesgeschäfts am Standort Zürich. Sie betreuen externe Dienstleister, koordinieren Rechnungen und organisieren Meetings sowie Events.

Zusätzlich unterstützen Sie Onboarding-/Offboarding- und Rekrutierungsprozesse, betreuen den Employee Life Cycle und koordinieren Visa sowie Payroll-Mutationen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrung im Office Management, Administration, HR oder vergleichbarer Funktion.
• Organisationstalent & strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung und Freude daran, andere zu unterstützen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen.

Aufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts am Schweizer Standort.
• Betreuung externer Dienstleister, Vermieter und Geschäftspartner.
• Koordination von Rechnungen, Spesen, Geschäftsreisen und administrativen Prozessen.
• Unterstützung von Management und Mitarbeitenden in organisatorischen Belangen.
• Organisation von Meetings, Events und Büroaktivitäten.
• Unterstützung von Onboarding-, Offboarding- und Rekrutierungsprozessen.
• Administrative Begleitung des Employee Life Cycles.
• Koordination von Arbeitsbewilligungen, Visa und Payroll-Mutationen.
• Pflege von Personaldaten sowie Unterstützung lokaler HR-Prozesse.
• Mitarbeit bei Benefits- und allgemeinen Personaladministrationsthemen.
• Unterstützung bei Compliance-, Governance- und regulatorischen Anforderungen.
• Koordination von Health & Safety-, Schulungs- und Notfallprozessen.
• Pflege von Risiko-, Audit- und Dokumentationssystemen.
• Mitarbeit bei Nachhaltigkeits- und Continuous-Improvement-Initiativen.
• Erstellung von Reports und Kennzahlen für lokale und internationale Stakeholder.

Kenntnisse

Organisationstalent

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Verlässlichkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

• Vielseitige Drehscheibenfunktion mit grossem Gestaltungsspielraum
• Office, HR & Compliance in einer zentralen Schlüsselrolle vereint

About Our Client

Unser Kunde ist ein international tätiges Technologieunternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden weltweit und einer starken Präsenz in Europa. Am Standort in Zürich arbeitet ein eingespieltes Team von rund 15 bis 20 Mitarbeitenden in einem dynamischen und innovationsgetriebenen Umfeld. Das Unternehmen entwickelt zukunftsweisende Lösungen für die Energiebranche und trägt aktiv zur Digitalisierung und Weiterentwicklung moderner Energieinfrastrukturen bei.

Job Description

Office Management & Administration

• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts am Schweizer Standort
• Betreuung externer Dienstleister, Vermieter und Geschäftspartner
• Koordination von Rechnungen, Spesen, Geschäftsreisen und administrativen Prozessen
• Unterstützung von Management und Mitarbeitenden in organisatorischen Belangen
• Organisation von Meetings, Events und Büroaktivitäten

HR Administration

• Unterstützung von Onboarding-, Offboarding- und Rekrutierungsprozessen
• Administrative Begleitung des Employee Life Cycles
• Koordination von Arbeitsbewilligungen, Visa und Payroll-Mutationen
• Pflege von Personaldaten sowie Unterstützung lokaler HR-Prozesse
• Mitarbeit bei Benefits- und allgemeinen Personaladministrationsthemen

Compliance, Health & Safety

• Unterstützung bei Compliance-, Governance- und regulatorischen Anforderungen
• Koordination von Health & Safety-, Schulungs- und Notfallprozessen
• Pflege von Risiko-, Audit- und Dokumentationssystemen
• Mitarbeit bei Nachhaltigkeits- und Continuous-Improvement-Initiativen
• Erstellung von Reports und Kennzahlen für lokale und internationale Stakeholder

The Successful Applicant

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Office Management, in der Administration, HR Administration oder einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und Freude daran, andere zu unterstützen
• Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen
• Interesse an HR-, Compliance- oder Health & Safety-Themen
• Ein hohes Mass an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

What's on Offer

Sind Sie eine organisierte Persönlichkeit mit Herz, die gerne Verantwortung übernimmt, Menschen unterstützt und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.