Administrative Assistenz (m/w/d)

Medizinische Universität Wien; Wien; On-site; EUR 7,000 - 9,000; Part time

Job summary

Die Medizinische Universität Wien sucht eine administrative Assistenz (m/w/d) für die Universitätsklinik für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde. Ihre Aufgaben umfassen allgemeine administrative Tätigkeiten, Unterstützung im Laboralltag sowie die Organisation neuer Mitarbeiter:innen.

Erforderlich sind eine abgeschlossene Schul- oder Berufsausbildung sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Die Position ist teilzeit (10 Wochenstunden) und befristet bis zum 31. Mai 2027.

Qualifications

• Abgeschlossene Schul- oder Berufsausbildung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohe kommunikative Kompetenz und freundliche, teamorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Allgemeine administrative Tätigkeiten und Sekretariatsarbeiten.
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen Abläufen im Laboralltag.
• Abwicklung und Einreichung von Rechnungen.
• Pflege und Verwaltung administrativer Unterlagen und Dokumente.
• Organisation und Koordination von neuen Mitarbeiter:innen.
• Mitarbeit bei der Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe.

Skills

Kommunikative Kompetenz

Teamorientierte Arbeitsweise

Gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Education

Abgeschlossene Schul- oder Berufsausbildung

Job description

An der Medizinischen Universität Wien ist an der Universitätsklinik für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde, Kopf- und Halschirurgie (CD-Labor für Innenohrforschung) mit der Kennzahl 264/26, eine teilbeschäftigte (10 Wochenstunden) Stelle für Administrative Assistenz (m/w/d) (gemäß Kollektivvertrag – Verwendungsgruppe IIb) voraussichtlich mit 1. Juni 2026 (befristet bis 31. Mai 2027, mit Option auf Verlängerung) zu besetzen.

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt derzeit Euro 655,-- brutto (14x jährlich) und kann sich eventuell auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen sowie sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Aufgaben und Tätigkeiten:

• Allgemeine administrative Tätigkeiten und Sekretariatsarbeiten
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen Abläufen im Laboralltag
• Abwicklung und Einreichung von Rechnungen
• Pflege und Verwaltung administrativer Unterlagen und Dokumente
• Organisation und Koordination von neuen Mitarbeiter:innen
• Mitarbeit bei der Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe

Anstellungserfordernisse und gewünschte Qualifikationen:

• Abgeschlossene Schul- oder Berufsausbildung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe kommunikative Kompetenz sowie freundliche und teamorientierte Arbeitsweise