Abteilungssekretär:in

Medizinische Universität Wien; Wien; On-site; EUR 28,019 - 33,561; Full time

Job summary

Die Medizinische Universität Wien sucht eine:n vollbeschäftigte:n Abteilungssekretär:in für die Universitätsklinik für Innere Medizin I / Klinische Abteilung für Hämatologie und Hämostaseologie. Die Stelle bietet ein Mindestentgelt von 2.759 Euro brutto monatlich (14x jährlich) und erfordert exzellente Englischkenntnisse, Erfahrung im Officemanagement sowie ein hohes Maß an Organisations- und Teamfähigkeit. Die Anstellung ist befristet bis September 2026 mit Möglichkeit zur Verlängerung.

Qualifications

• Exzellente Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift erforderlich.
• Erfahrung im Officemanagement und in der Abwicklung von administrativen Aufgaben gewünscht.
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdruckfähigkeit sowie Serviceorientierung.

Responsibilities

• Allgemeines Office-Management und Planung.
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei Terminkoordination und Budgetplanung.
• Bearbeitung wissenschaftlicher Texte und allgemeine Verwaltungsaufgaben.

Skills

Office-Management

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Flexibilität

Education

Matura oder gleichwertige Qualifikation

Job description

An der Medizinischen Universität Wien ist an der Universitätsklinik für Innere Medizin I / Klinische Abteilung für Hämatologie und Hämostaseologie mit der Kennzahl: 244/26 eine Ersatzkraftstelle eines:einer vollbeschäftigten Abteilungssekretär:in (gemäß Kollektivvertrag – Verwendungsgruppe IIIa) voraussichtlich mit 24. Mai 2026 (befristet bis 13. September 2026 mit der Option auf Verlängerung) zu besetzen.

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt derzeit Euro 2.759, -- brutto (14x jährlich) und kann sich eventuell auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen sowie sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Aufgaben und Tätigkeiten:

• Allgemeines Office-Management, Planung, Mitarbeit bei Lehrveranstaltungen
• Unterstützung der Abteilungsleitung (Terminkoordination, Dienstplanerstellung, Forschungsdokumentation, Mitarbeit bei Ressourcen- und Budgetplanung)
• Bearbeitung wissenschaftlicher Texte für Vorträge / Präsentationen (englisch), allgemeine Verwaltungsaufgaben, Erstellen / Verwalten von Datenbanken
• Buchhalterische Tätigkeit, Projektmeldungen, Ansprechperson für die Homepage

Anstellungserfordernisse und gewünschte Qualifikationen:

• Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
• Exzellente Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung im Officemanagement und in der Abwicklung von administrativen Aufgaben
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdruckfähigkeit, hohe Serviceorientierung, Organisations- und Teamfähigkeit, Selbständigkeit, Interesse an Innovation, Flexibilität, Belastbarkeit, Bereitschaft zur Weiterbildung