Koordinator:in für Office Management (m/w/d)

Medizinische Universität Wien; Wien; Vor Ort; EUR 31.797 - 38.086; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zuschuss zum Jobticket

Betriebliche Altersvorsorge

Flexibles Gleitzeitmodell

Betriebskantine mit vergünstigten Speisen

Ganzjährige Kinderbetreuung

Mitarbeiter:innen-Events

Zusammenfassung

Eine große Universität in Wien sucht eine:n Koordinator:in für Office Management in Vollzeit. Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Kommunikation, die Erstansprechstelle für Beratungen sowie die Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen. Die Bewerber:innen sollten Matura oder gleichwertige Qualifikation mitbringen, Erfahrung in administrativen Tätigkeiten haben und exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse besitzen. Das Angebot umfasst zahlreiche Vorteile wie ein flexibles Gleitzeitmodell und Betriebskantine.

Qualifikationen

• Mindestqualifikation Matura oder gleichwertige Ausbildung.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in administrativen Tätigkeiten.
• Starke Team- und Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich.

Aufgaben

• Büroorganisation und Kommunikation verwalten.
• Erstansprechstelle für Beratungen sein.
• Organisation von Sitzungen und Schulungen durchführen.
• Inhaltliche Betreuung des Arbeitskreises sichern.

Kenntnisse

Büroorganisation

Kommunikation

Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse

EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office

Kompetenz in Gleichstellungsfragen und Antidiskriminierung

Erfahrung in administrativer Tätigkeit

Ausbildung

Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation

Jobbeschreibung

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Der Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen (AKG)sucht voraussichtlich ab 4. Mai 2026, in Vollzeit (40 Wochenstunden) und unbefristet eine:n Koordinator:in für Office Management (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Büroorganisation, Kommunikation, Vermittlung zu Recht und Compliance, Personalmanagement, Rektorat & anderen Gremien der Universität
• Erstansprechstelle für Beratungen
• Organisation von Sitzungen, Vernetzungstreffen, Schulungen, Veranstaltungen
• Inhaltliche Betreuung des Arbeitskreises und Unterstützung der Mitglieder:innen
• Eigenständige Bearbeitung von Sachthemen
• Betreuung der Homepage
• Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
• Erfahrung in administrativer Tätigkeit und Organisation
• Bereitschaft zu genauem, eigenständigem Arbeiten
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse
• Kompetenz in Gleichstellungsfragen und Antidiskriminierung
• EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office

Unser Angebot

• Zuschuss zum Jobticket als Beitrag zum Klimaschutz
• Sichere Arbeitgeberin mit angenehmem Betriebsklima
• Betriebliche Altersvorsorge für alle Mitarbeiter:innen
• Kostengünstige Parkplätze sowie Abstellplätze für Fahrräder vorhanden
• Flexibles Gleitzeitmodell mit Gestaltungsmöglichkeit
• Ausgewogene Work-Life-Balance
• Gute Verkehrsanbindung in zentraler Lage
• Betriebskantine (Mensa) mit vergünstigten Speisen
• Zahlreiche Mitarbeiter:innen-Rabatte und Aktionen
• Ganzjährige Kinderbetreuung wie Betriebskindergarten oder Ferienaktion
• Umfassendes Fort- und Weiterbildungsangebot
• Beratungsangebote je nach Bedarf
• Gesundheitsmaßnahmen zur Vorsorge und Gesundheitsförderung
• Mitarbeiter:innen-Events (Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern sowie Fachvorträge)
• Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität und Inklusion

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIb) beträgt derzeit Euro 3.131,-- brutto (14x jährlich) auf Vollzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.