Commis de services communs et agent consulaire

Global Affairs Canada Locally Engaged Staff Recruitment; Washington (District of Columbia); On-site; USD 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

La mission de l’Ambassade du Canada à Washington recherche des postes de commis aux services communs et une funnèle prévisionnel pour postes de commis consulaire. Vous assurerez un soutien administratif et opérationnel, notamment accueil, courrier, achats et secrétariat, avec une fonction bilingue anglais/français selon les besoins, dans le cadre des services consulaires et communs.

Le processus vise à constituer un vivier de candidats pour des postes temporaires ou permanents, avec possibilité

Qualifications

• Diplôme bac +2 requis ou équivalent.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word/Excel/Outlook).
• Expérience en accueil, service à la clientèle et gestion administrative.
• Maîtrise de l’anglais exigée; français selon poste.

Responsibilities

• Accueillir les clients et répondre aux demandes par téléphone, courriel ou en personne.
• Gérer le courrier, les envois et les communications diplomatiques.
• Soutenir les opérations de sécurité et la gestion des dossiers.
• Préparer, traiter et tenir à jour les rapports et bases de données.
• Assurer le service consulaire bilingue (anglais/français) selon les besoins.

Skills

Microsoft Office

Service à la clientèle

Gestion des dossiers

Communication écrite

Travail en équipe

Education

Bac +2 ou équivalent

Tools

Microsoft Office

Systèmes de classement

Job description

Commis de services communs et agent consulaire

Commis de services communs et agent consulaire

L'ambassade du Canada aux États-Unis d'Amérique cherche à pourvoir des postes de commis aux services communs et procède également à un recrutement prévisionnel pour de futurs postes de commis consulaire. Ces postes consistent à fournir un soutien administratif, opérationnel et de secrétariat afin d'assurer le bon déroulement des opérations liées aux services communs, aux services consulaires et au programme de préparation. Ce processus de sélection pourra également servir à constituer un vivier de candidats qualifiés pour pourvoir des postes similaires de niveau commis (à durée indéterminée, à durée déterminée ou temporaires) susceptibles de se libérer à l’issue de ce processus.

Le commis aux services communs fournit un soutien administratif, administratif et opérationnel, axé sur des domaines tels que l’accueil, les services postaux, la sécurité, la gestion des urgences, les achats, les finances, les transports, le protocole, la gestion de l’information et l’administration générale.

Le commis consulaire assure le service à la clientèle et le soutien administratif au programme consulaire en aidant les citoyens canadiens à l’étranger, en répondant aux demandes de renseignements, en tenant à jour les dossiers et en soutenant la prestation des services consulaires dans les deux langues officielles.

Sous supervision générale, les commis fournissent une gamme de services de soutien administratif, administratif et opérationnel. Les fonctions peuvent inclure, sans s’y limiter :

• Assurer l’accueil et le service à la clientèle en première ligne, notamment en répondant aux demandes par téléphone, par e-mail et en personne.
• Recevoir, traiter et distribuer le courrier, les envois par coursier et la correspondance diplomatique.
• Soutenir les opérations de sécurité par le biais de l’enregistrement des visiteurs, du contrôle d’accès, du filtrage du courrier, des patrouilles et du soutien lors d’événements spéciaux.
• Participer aux activités de préparation et d’intervention en cas d’urgence, notamment la planification, la formation, l’inventaire du matériel et la gestion des dossiers.
• Préparer, traiter et tenir à jour la correspondance, les rapports, les dossiers, les bases de données et les systèmes de classement.
• Saisir et mettre à jour les informations dans les systèmes financiers, d’approvisionnement, de ressources humaines et autres systèmes opérationnels du ministère.
• Fournir un soutien administratif pour les achats, les finances, la gestion des stocks, les transports, le protocole, les événements et d’autres activités opérationnelles.
• Répondre aux demandes des clients, tenir des registres précis et assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Fournir un service consulaire aux clients en anglais et en français par le biais de divers canaux de communication, évaluer les besoins des clients et transmettre les dossiers complexes à l’échelon supérieur si nécessaire.
• Accomplir toute autre tâche connexe qui lui est confiée.

Ce processus de sélection est ouvert à tous les candidats résidant aux États-Unis et légalement autorisés à y travailler, qui remplissent toutes les conditions requises et dont les candidatures ont été reçues avant la date limite. Les candidats doivent résider dans la région métropolitaine de Washington, D.C. au moment de leur nomination.

Veuillez noter que l’ambassade du Canada aux États-Unis ne parraine ni directement ni indirectement les autorisations de travail.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

• Un diplôme de niveau bac +2 délivré par un établissement légalement reconnu ou une combinaison équivalente de formation, de formation professionnelle et/ou d’expérience.

Notez : Les candidats devront fournir une preuve de leurs études.

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidats seront évalués formellement ou invités à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

• Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais

Pour le poste de commis consulaire uniquement :

• Une maîtrise intermédiaire du français (lecture, écriture, compréhension et expression orale).

Expérience

L'expérience suivante est requise, afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi.

• Expérience dans le domaine de l'assistance administrative et/ou du service à la clientèle, notamment l'accueil des clients, des fournisseurs, des appelants et/ou des visiteurs.

Compétences

Toutes les compétences seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi.

• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook
• Connaissances techniques des procédures administratives et des pratiques opérationnelles standard
• Capacité à réfléchir de manière approfondie
• Communication écrite
• Travail en équipe et leadership horizontal

La préférence pourrait être accordée aux candidat·e·s qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat·e·s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant.

• Capacité à communiquer en espagnol
• Expérience pertinente et récente dans le contact avec le grand public pour assurer un service client de première ligne
• Expérience dans les services postaux
• Expérience dans le domaine de la sécurité
• Expérience dans la gestion des situations d’urgence
• Expérience dans les services consulaires
• Être titulaire d’un permis de conduire en cours de validité
• Capacité à communiquer en français (pour le poste d’agent consulaire, la maîtrise du français est une qualification indispensable).

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode «satisfait/ne satisfait pas» et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

Les exigences opérationnelles suivantes s'appliquent à la fois aux postes de commis aux services communs et de commis consulaire :

• Horaires de travail : La durée normale de travail est de 37,5 heures par semaine, conformément au règlement relatif au personnel recruté sur place. Selon le poste, des horaires de travail ou des équipes spécifiques peuvent s'appliquer.
• Le candidat retenu doit être disposé et capable d'effectuer des heures supplémentaires à court préavis, à l'occasion et selon les besoins.
• Lieu de travail : Le travail s’effectue sur place.

Les exigences opérationnelles suivantes s’appliquent uniquement aux postes de commis aux services communs :

• Doit être capable de travailler dans un endroit isolé pendant de longues périodes.
• Doit être capable de soulever au moins 50 livres.
• Doit être capable de marcher et de se déplacer à l’intérieur et à l’extérieur sans aide, de rester debout pendant de longues périodes, de pousser un chariot à courrier, de porter des colis et du matériel de sécurité, et d’effectuer d’autres tâches de bureau légères.
• Doit être capable d’effectuer de manière sûre et efficace des tâches liées à la sécurité, à l’accueil et au service du courrier, notamment la surveillance des caméras de vidéosurveillance, des systèmes d’imagerie par rayons X et des systèmes informatiques ; la lecture d’étiquettes et de documents ; la vérification des badges de sécurité ; la surveillance des points d’accès et d’entrée ; la réponse aux appels téléphoniques, aux communications radio et aux alarmes ; et l’identification des indicateurs visuels, sonores ou olfactifs de risques pour la sécurité,