Büroassistenz (Teil- oder Vollzeit)

Florian Weidner HVI; Indiana (PA); On-site; USD 23,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Modernen, gut ausgestatteten Arbeits­­

Flexible Arbeitszeit 25–30 Std./Woche

30 Tage Jahresurlaub

Unbefristeten Arbeitsvertrag

Krisensichere Branche

Job summary

Florian Weidner HVI in Deutschland sucht eine engagierte Büroassistenz, die eigenverantwortlich arbeitet und das Team unterstützt. Zu Ihren Aufgaben gehört allgemeine Büroorganisation, Terminplanung und die Betreuung von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern. Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich, mind.

drei Jahre Erfahrung, sichere MS-Office- und Google-Workspace-Kenntnisse sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Die Stelle ist Teilzeit (ca.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung.
• Sicher im Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) und Google Workspace.
• Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift.
• Organisierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit und kundenorientierter Service.
• Grundwissen in Computerwesen, Netzwerke und Datenbanken.
• Gute Englischkenntnisse mind. B2.
• Führerschein Klasse B.

Responsibilities

• Allgemeine Büroorganisation, Dateiverwaltung und Dokumentenablage.
• Terminplanung und -verwaltung für Termine und Besprechungen.
• Unterstützung des WEG-Verwaltungsteams bei administrativen Aufgaben.
• Bearbeitung eingehender Anrufe und E-Mails.
• Korrespondenz mit Eigentümern, Mietern, Dienstleistern, Behörden und Dritten.
• Überwachung von Zahlungseingängen, Rechnungen und laufender Buchhaltung.
• Organisation von Eigentümerversammlungen, Verträge und Versicherungen.
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Geschäftsdokumenten.
• Empfang von Kunden und Geschäftspartnern; Bereitstellung von Unterstützung.
• Koordination von Bürobedarf und Bestellungen.
• Organisation von Reparaturen, Instandhaltungen und Versicherungsfällen.

Skills

Gute Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kundenservice

Selbstständige Arbeitsweise

10-Finger-Tastaturschreiben

Deutschkenntnisse

Führerschein Klasse B

Flexibilität

Englischkenntnisse B2

Education

Ausbildung Büroassistenz/Berufserfahrung

Berufserfahrung 3 Jahre

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Hausverwaltungssoftware

HBIC-Bankschnittstellen

Datenbanken Grundwissen

Job description

Wir suchen Sie, wenn Sie diese Fragen mit einem empathischen JA! beantworten können

• Ich schätze es, eigenverantwortlich und sorgfältig zu arbeiten
• Ich bin organisiert, behalte stets den Überblick und verfüge über ausgezeichnete Koordinationsfähigkeiten
• Ich bin ein kommunikativer Mensch und arbeite gerne mit anderen zusammen
• Ich suche nach einer abwechslungsreichen Tätigkeit, die mich nicht nur an den Schreibtisch bindet
• Ich habe keine Scheu vor Zahlen und verfüge über solide mathematische Fähigkeiten

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation, einschließlich Dateiverwaltung und Dokumentenablage.
• Terminplanung und -verwaltung für Termine und Besprechungen.
• Unterstützung des WEG-Verwaltungsteams bei administrativen Aufgaben:
• Bearbeitung und Weiterleitung von eingehenden Anrufen und E-Mails.
• Korrespondenz und Konfliktmanagement mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern, sowie Behörden und Dritten.
• Überwachen von Zahlungseingängen, Bearbeitung von Rechnungen, laufende Buchhaltung sowie Unterstützung bei der Erstellen von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen.
• Organisation und Koordination von Reparaturen, Instandhaltungen und Versicherungsfällen.
• Planung und Organisation von Eigentümerversammlungen.
• Überwachung und Verwaltung aller Verträge wie z.B. Versicherungen sowie Service- und Dienstleistungsverträgen.
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen Geschäftsdokumenten.
• Empfang von Kunden und Geschäftspartnern sowie Bereitstellung von Unterstützung.
• Koordination von Bürobedarf und Bestellungen.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung und mind. 3 Jahre Berufserfahrung in einer Büroassistenz- oder verwandten Position.
• Sicher im Umgang mit digitalen Anwendungen für Projekt- und Aufgabenmanagement. Beherrschen von Microsoft-Office (Word, Excel, PowerPoint) und idealerweise Kenntnisse im Umgang mit Google Workspace (E-Mail, Kalender, Drive,…)
• Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Organisierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Flexibilität und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Teamfähigkeit und Engagement für hervorragenden Kundenservice
• Grundwissen in Computerwesen: Funktionsweise, Netzwerke, Datenbanken, usw.
• Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Rechtschreibung und Grammatik), routiniert im 10-Finger-Tastaturschreiben
• Führerschein Klasse B

Zusätzliche Expertise

• Kenntnisse im Bereich von Infrastrukturen und Haustechniken in Wohngebäuden, gutes technisches Verständnis
• Hausverwaltungssoftware und HBCI-Bankschnittstellen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2 Niveau)
• Kenntnisse im Bereich Online-Marketing, Blog, Social-Media

Was wir anbieten

• Einen modernen, gut ausgestatteten Arbeitsplatz
• Möglichkeit eigene Erfahrungen und Fähigkeiten einzubringen
• Die Arbeitszeit beträgt flexibel 25-30 Stunden pro Woche und kann je nach Bedarf und Vereinbarung angepasst werden.
• 30 Tage Jahresurlaub
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einer krisensicheren Branche
• Ab 24.000,00 € brutto p. a. Einstiegsgehalt je nach Qualifikation