Asociado Administrativo - Recepcionista

The Entrust Group; Oakland (CA); On-site; USD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

The Entrust Group busca un Asociado Administrativo para apoyar la recepción, las comunicaciones con clientes y la gestión operativa diaria. Serás la primera persona de contacto y tu rol abarca correo, suministros y apoyo a proyectos internos.

Deberás coordinar con otros departamentos, mantener la organización y asegurar la confidencialidad de documentos. Se valorará experiencia con HubSpot y Microsoft Office.

Qualifications

• Experiencia en administración de oficina, atención al cliente o industrias relacionadas es preferible.
• Excelentes habilidades de comunicación, redacción comercial y entrada de datos.
• Fuerte pensamiento crítico, retención de información y resolución de problemas.
• Detallista y proactivo; capaz de trabajar entre departamentos.
• Competente con Microsoft Office, Teams y Adobe Acrobat.
• Habilidad para manejar múltiples proyectos y priorizar carga de trabajo.
• Flexibilidad y capacidad de adaptarse a cambios en el entorno laboral.

Responsibilities

• Recibir a visitantes y atender llamadas y correos electrónicos.
• Gestionar correo entrante/saliente y suministros de la oficina.
• Mantener y controlar archivos y documentos sensibles.
• Apoyar al equipo administrativo y coordinar tareas entre departamentos.
• Gestión de agenda y logística de reuniones.
• Proporcionar apoyo operativo para proyectos especiales.

Skills

Gestión de oficina

Atención al cliente

Entrada de datos

Redacción comercial

Comunicación

Resolución de problemas

Trabajo multitarea

Adaptabilidad

Microsoft Office

Teams

Adobe Acrobat

HubSpot

8x8

Education

Título de secundaria

Título de asociado

Tools

HubSpot

8x8

Job description

Acerca de Entrust

El Grupo Entrust es un pionero en el mundo de la autodirección. Durante 40 años, hemos proporcionado servicios de administración de cuentas para cuentas de jubilación autodirigidas y planes con ventajas fiscales. Como administrador de IRA autodirigido, Entrust ayuda a los clientes a comprar inversiones alternativas con sus fondos de jubilación que generalmente no están disponibles a través de bancos y firmas de corretaje. Con un IRA autodirigido de Entrust, los clientes pueden desarrollar una cartera más resiliente y diversificada invirtiendo en activos como propiedades inmobiliarias, metales preciosos, nuevas empresas, capital privado, préstamos y más.

Resumen del puesto

Un Asociado Administrativo en El Grupo Entrust es vital para el funcionamiento interno de la empresa. A menudo es la primera persona que no solo se encarga de las comunicaciones con los clientes, sino que también es a quien los empleados suelen recurrir para recibir ayuda en todo, desde el correo hasta los suministros. Una de las misiones de El Grupo Entrust es proporcionar a los clientes servicios personales y profesionales, y el deber del Recepcionista es esencial para esta misión.

El Recepcionista abrirá y entregará el correo, atenderá llamadas y correos electrónicos, mantendrá y controlará los suministros de la oficina, y manejará documentos vitales y sensibles de manera oportuna. Será miembro del Equipo Administrativo, un departamento que interactúa con todos los empleados durante la jornada laboral, y reportará al Gerente del Equipo Administrativo.

Responsabilidades

Responsabilidades de recepción:

• Saludar a visitantes y empleados con una actitud positiva y servicial
• Ayudar a mantener la seguridad del lugar de trabajo haciendo que los clientes firmen su ingreso y notificando al empleado adecuado sobre la llegada de un visitante
• Preparar salas de reuniones y gestionar los calendarios de la sala de conferencias y del escritorio compartido
• Atender llamadas de clientes y clientes potenciales de manera profesional, y transferirlos al departamento o empleado adecuado
• Responder preguntas por teléfono sobre información básica (formularios de clientes, información de contacto, etc.)
• Escuchar mensajes de voz y transmitir la información de manera precisa al personal necesario

Manejo de correo:

• Abrir, sellar y entregar el correo entrante al personal adecuado
• Sellar y enviar el correo saliente, y ayudar al personal según sea necesario para enviar correo nocturno

Entrada de datos:

• Nombrar archivos escaneados de DocStar de manera oportuna
• Investigar, nombrar y reenviar correo a los clientes correctos
• Gestionar el proyecto de correo devuelto
• Gestionar el Bandeja de Fax:
  • Nombrar y enviar faxes al personal adecuado
  • Mantenimiento de los faxes que han sido manejados
• Inventario de Suministros/Snacks:
  • Por las mañanas, poner snacks y bebidas para los empleados
  • Reponer y reordenar snacks y suministros según sea necesario
  • Limpiar las máquinas de café, las encimeras y las mesas
  • Realizar limpiezas mensuales del refrigerador y del microondas
  • Mantener el inventario de suministros comunes
• Asistir al gerente en el mantenimiento de la Bandeja de Entrada del Equipo Administrativo:
  • Responder y marcar correos electrónicos del personal, y ocasionalmente de los clientes, de manera oportuna según sea necesario
  • Imprimir, enviar por correo y ayudar según se solicite en los correos electrónicos según sea necesario
• Asistir al equipo administrativo con cobertura de respaldo y tareas especiales según sea necesario, incluyendo planificación de eventos, contacto con proveedores, incluyendo mantenimiento de edificios, mantenimiento de la bóveda de activos, realización de envíos masivos de correo, cambio de información de contacto de los clientes cuando sea apropiado, y otros proyectos especiales del equipo y la dirección superior

Cualificaciones

• Experiencia en administración de oficina, atención al cliente o industrias relacionadas es preferible
• Excelentes habilidades de comunicación, redacción comercial y entrada de datos
• Fuertes habilidades de pensamiento crítico, retención de información y resolución de problemas
• Orientado a los detalles y proactivo
• Competente con Microsoft Office, Teams y Adobe Acrobat
• Habilidad probada para manejar múltiples proyectos y priorizar la carga de trabajo
• Flexible y capaz de adaptarse al entorno laboral cambiante, con una actitud positiva mientras trabaja entre departamentos, con clientes y proveedores de terceros
• Profundo sentido de empatía y capacidad para comunicarse entre diversos grupos mientras se mantienen las políticas y procedimientos de la empresa
• Habilidades para usar programas de softphone como 8x8 u otros son un plus

Educación y experiencia

• Título de secundaria y/o título de asociado
• Planificación de eventos y pedido de suministros para 50 o más personas
• Experiencia con HubSpot, conocimiento práctico de asignar tareas y/o oportunidades
• Experiencia con combinación de correspondencia y trabajo con un franqueador de correos
• Habilidades bilingües son un plus (español en particular)

Requisitos físicos

• Períodos prolongados sentado en un escritorio y trabajando en una computadora.
• Debe ser capaz de levantar hasta 15 libras en ocasiones.
• Capacidad de estar de pie y caminar durante un mínimo de 3 horas en una jornada laboral de ocho horas.
• Uso de manos: mecanografía continua, agarre simple frecuente y manipulación fina ocasional
• Flexión, alcance y torsión ocasionales (a nivel de la cintura)