Administrador de Oficina y Recursos Humanos

Sea Pointe Design & Remodel; Irvine (CA); On-site; USD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Qualifications

• 5-7 años de experiencia en administración de oficina, RRHH o apoyo operativo.
• Conocimiento de California (licencias, anuncios, entrenamientos requeridos); certificado de RRHH es un plus.
• Experiencia con HRIS como BambooHR.
• Competencia en Microsoft 365, especialmente Excel y Outlook.
• Buena organización y comunicación escrita y verbal.

Responsibilities

• Gestión de la logística diaria de la oficina y de la sala de exposición de diseño.
• Coordinación con proveedores para limpieza, mantenimiento y suministros; verificación de servicios.
• Mantenimiento de inventario de suministros y comidas, y realización de pedidos dentro del presupuesto.
• Punto de contacto para gestión del edificio, llaves, accesos y emergencias.
• Apoyo administrativo al Director de Finanzas y Contabilidad y a la dirección.
• Publicación de listados de trabajo y coordinación de entrevistas con gerentes de contratación.
• Preparación de documentos, onboarding y procesos de salida.

Skills

Organización

Comunicación

Multitarea

Confidencialidad

Education

Certificado de RRHH

Tools

BambooHR

Microsoft 365

Excel

Outlook

Job description

El Administrador de Oficina y Recursos Humanos mantiene los despachos de Sea Pointe Design & Remodel funcionando sin problemas día a día y proporciona apoyo administrativo en todo lo relacionado con RRHH y operaciones. Se trata de un puesto práctico y centrado en la ejecución: gestión de la oficina, proveedores, suministros y equipos, mientras se encarga de la administración básica de RRHH, como registros de personal, trámites de incorporación y coordinación de beneficios. El Administrador de Oficina y RRHH es a menudo el primer punto de contacto para empleados y proveedores en nuestras oficinas. El puesto trabaja en estrecha colaboración con el Director de Finanzas y Contabilidad y los miembros del equipo directivo, actúa como administrador interno de los sistemas y enlace con nuestro proveedor de TI gestionado, y coordina con proveedores externos para mantener las personas, los espacios y el equipo listos para el trabajo.

Operaciones de Oficina y Instalaciones:

• Gestiona la logística diaria de ambas oficinas, incluyendo la sala de exposición de diseño, manteniendo los espacios limpios, abastecidos, organizados y listos para los clientes.
• Coordina con proveedores para servicios de limpieza, mantenimiento, reparaciones y necesidades de suministros; programa el servicio y confirma que el trabajo se ha completado.
• Mantiene el inventario de suministros de oficina y cocina y realiza pedidos dentro del presupuesto.
• Sirve como punto de contacto para la gestión del edificio, llaves y acceso a puertas, y procedimientos de emergencia.
• Gestiona el sistema de acceso Ubiquiti UniFi, incluyendo la emisión y eliminación de accesos para empleados.
• Coordina el servicio de flota de impresoras, suministros y configuración de salas de conferencias para reuniones y presentaciones a clientes.
• Seguimiento de los contratos de proveedores de oficina, acuerdos de servicio y fechas de renovación.

Apoyo Administrativo y Operativo:

• Proporciona apoyo administrativo al Director de Finanzas y Contabilidad y a los miembros del equipo directivo, incluyendo programación, preparación de documentos y seguimiento de acciones.
• Mantiene archivos de la empresa organizados, unidades compartidas y plantillas de documentos para que el personal pueda encontrar versiones actuales rápidamente.
• Coordina calendarios de la empresa, logística de reuniones y reservas de salas.
• Recopila y sigue certificados de seguro, licencias y W-9 de proveedores; marca vencimientos próximos.
• Apoya los procesos operativos de los departamentos manteniendo listas de control, registros y seguimientos.
• Identifica cuellos de botella administrativos recurrentes y sugiere soluciones prácticas a la dirección.

Administración de Personal y Apoyo de Cumplimiento:

• Mantiene registros de personal de empleados en BambooHR con precisión y estricta confidencialidad.
• Coordina tareas de administración de beneficios con nuestro proveedor externo, incluyendo inscripciones, cambios, notificaciones COBRA y logística de inscripción abierta.
• Procesa inscripciones y cambios de 401(k) al inicio y terminación.
• Seguimiento de solicitudes y documentación de licencia por ausencia (FMLA, CFRA, PDL y otras licencias protegidas), elevando decisiones al Director de Finanzas y Contabilidad.
• Procesa papeleo de separaciones, verificaciones de empleo y correspondencia rutinaria EDD y de agencias.
• Mantiene actualizados los avisos de leyes laborales en ambas oficinas.
• Programa y sigue la finalización de los entrenamientos requeridos, incluyendo Prevención del Acoso Sexual y Prevención de Violencia en el Lugar de Trabajo.
• Apoya la auditoría anual de compensación laboral y mantiene documentación de prevención de lesiones y enfermedades.
• Mantiene actualizada la Manual del Empleado, descripciones de puestos y organigrama a medida que se aprueben cambios.

Apoyo al Reclutamiento y Onboarding:

• Publica listados de trabajo aprobados, gestiona la pipa de candidaturas de BambooHR y programa entrevistas con gerentes de contratación.
• Coordina verificaciones de referencia y antecedentes y prepara cartas de oferta a partir de plantillas aprobadas.
• Ejecuta la lista de verificación de incorporación: papeleo, espacio de trabajo, equipo, solicitudes de acceso al sistema y orientación del primer día.
• Ejecuta la lista de verificación de desvinculación: devolución de equipos, solicitudes de eliminación de acceso y papeleo final.
• Programa recordatorios de revisión de 90 días y anual y sigue su finalización para gerentes.

Pago y Apoyo Financiero:

• Importa horas trabajadas para empleados no exentos en BambooHR después de cada ciclo de pago para mantener precisas las acumulaciones de PTO.
• Ayuda a mantener la consistencia de los datos de los empleados entre BambooHR y el sistema de nómina.
• Codifica y envía facturas y recibos relacionados con la oficina, y reconcilia compras de la oficina en la tarjeta de la compañía.
• Prepara Hojas de Compensación Uno por revisiones anuales usando datos proporcionados por Finanzas.

Coordinación de Tecnología y Equipo:

• Punto de contacto principal para problemas técnicos cotidianos (impresión, acceso al correo electrónico, A/V de salas de conferencias) y abre tickets con nuestro proveedor de TI gestionado como enlace principal para escalamientos, monitoreo de dispositivos, seguridad y cambios de sistema.
• Administrador interno para sistemas, aplicaciones y plataformas de suscripción de la empresa.
• Crea, configura y desactiva cuentas de usuario, permisos y MFA para nuevos empleados y salidas en coordinación con el proveedor de TI gestionado, y confirma que el acceso está en su lugar el primer día.
• Mantiene el inventario de la empresa de computadoras, teléfonos y accesorios, incluyendo quién tiene qué y cuándo fue emitido.
• Coordina pedidos de dispositivos, configuración y devoluciones con IT y proveedores tales como Verizon Business y Dell.
• Seguimiento de licencias de software y suscripciones y marca asientos no utilizados o vencimientos próximos.

Cultura y Participación:

• Apoya al Comité de Diversión, incluyendo eventos trimestrales y celebraciones anuales dentro del presupuesto y en coordinación con el DOFI.
• Asiste con cumpleaños, aniversarios de trabajo y momentos de reconocimiento.
• Distribuye anuncios de la empresa y actualizaciones de políticas según lo dirigido por la dirección.
• Administra encuestas de empleados y compila resultados para la dirección.

Autoridad:

• Autorizado para comprar suministros de oficina y servicios de oficina rutinarios hasta $500 sin aprobación previa.
• Autorizado para programar y coordinar directamente con proveedores de oficina, instalaciones y TI aprobados.
• Recomienda mejoras de proceso y nuevos proveedores al Director de Finanzas y Contabilidad para aprobación.

Objetivos de Desempeño:

• Las oficinas están abastecidas, limpias y listas para los clientes todos los días de negocio.
• Los nuevos empleados tienen papeleo, espacio de trabajo, equipo y acceso listo el primer día.
• Los registros de personal, anuncios y entrenamientos requeridos se mantienen actuales y listos para auditorías.
• Asegura la cumplimiento de la empresa con respecto a todos los asuntos laborales y requisitos de entrenamiento.
• Los gastos de la oficina se mantienen dentro del presupuesto aprobado.
• Las solicitudes de empleados y proveedores se reconocen dentro de un día hábil.

Calificaciones:

• 5-7 años de experiencia en administración de oficina, administración de RRHH o apoyo operativo; experiencia en construcción o servicios profesionales es un plus.
• Conocimiento de trabajo básico en California (licencias, anuncios, entrenamientos requeridos); certificado de RRHH es un plus.
• Experiencia con HRIS como BambooHR, y competencia en Microsoft 365, especialmente Excel y Outlook.
• Experiencia administrando cuentas de usuario y permisos en software empresarial como Microsoft 365, más solución básica de problemas tecnológicos.
• Fuerte organización, seguimiento, y comunicación escrita y verbal.
• Demostrada discreción manejando información confidencial de los empleados.
• Bilingüe en inglés y español (hablado y escrito) es un plus.

Competencias Básicas:

• Confidencialidad e Integridad.
• Organización y Atención al Detalle.
• Orientación al Servicio.
• Multitarea y Priorización.
• Resolución de Problemas y Recursos.