Yönetim Kurulu Başkanı Kişisel Yönetici Asistanı

AYD AUTOMOTIVE INDUSTRY; Sarıyer; On-site; TRY 140,000 - 210,000; Full time

Job summary

AYD AUTOMOTIVE INDUSTRY bünyesinde Yönetim Kurulu Başkanına doğrudan destek verecek Kişisel Yönetici Asistanı arıyoruz. İstanbul Yeniköy Genel Merkezindeki bu rol, Başkanın programını koordine etmek ve seyahatlerini uçtan uca planlamakla sorumludur.

Günlük ve uzun vadeli ajandaların yönetimi, toplantı ve görüşmelerin organize edilmesi, ihtiyaçların öngörülmesi ve gerektiğinde yurtiçi/yurtdışı yolculuklara eşlik edilmesini içerir. Yüksek gizlilik ve profesyonellik esastır.

Qualifications

• Yönetim Kurulu Başkanına destek verecek nitelikli adaylar aranır.
• Gizlilik ve güvenlik yüksek öneme sahiptir.
• Bütçe ve raporlama gerektiren işler değildir.

Responsibilities

• Yönetim Kurulu Başkanının ajandasını planlamak ve yönetmek.
• Toplantı, görüşme ve davetlerin organize edilmesi.
• Yurt içi ve yurt dışı seyahatlerin uçuş, konaklama ve program detayları dahil uçtan uca planlanması.
• İş ve seyahat süresince lojistik detayların eksiksiz takip edilmesi.
• Gerektiğinde Başkan’a eşlik etmek ve acil durumlarda hızlı koordine etmek.
• Program değişikliklerini hızlı şekilde yönetmek ve ilgili taraflarla iletişim kurmak.
• Gizlilik, güven ve profesyonel temsil yeteneğini sürdürmek.

Skills

Planlama

Iletişim

Gizlilik

Zaman yönetimi

Proaktif yaklaşım

Education

Lisans mezunu

Tools

MS Office

Dijital takvim

Job description

Yönetim Kurulu Başkanı Kişisel Yönetici Asistanı

Lokasyon: İstanbul – Yeniköy | Ofisten Çalışma

Raporlama: Yönetim Kurulu Başkanı

Seyahat: Yurt içi ve yurt dışı seyahatlere aktif katılım

Çalışma Düzeni: Tam zamanlı / Esnek çalışma düzeni

Pozisyon Hakkında

Firmamız bünyesinde, Yönetim Kurulu Başkanımız ile doğrudan çalışacak, profesyonel ve kişisel programlarının koordinasyonunu üstlenecek, yurt içi ve yurt dışı seyahatlerinde kendisine eşlik edecek Kişisel Yönetici Asistanı arıyoruz.

Bu pozisyon; klasik bir asistanlık rolünün ötesinde, Yönetim Kurulu Başkanının yoğun iş programının, toplantılarının, seyahatlerinin ve günlük organizasyonlarının kesintisiz ve etkin biçimde yürütülmesini sağlayacak yüksek güven, gizlilik ve sorumluluk gerektiren bir görevdir.

Aradığımız çalışma arkadaşımızın yalnızca verilen görevleri yerine getiren değil; ihtiyaçları önceden öngörebilen, değişen programlara hızlı adapte olabilen, detayları takip eden, gerektiğinde inisiyatif alabilen ve Yönetim Kurulu Başkanının zamanını en etkin şekilde yönetmesine destek olabilecek bir profesyonel olmasını bekliyoruz.

Görev ve Sorumluluklar

• Yönetim Kurulu Başkanının günlük, haftalık ve uzun vadeli ajandasının planlanması ve yönetilmesi,
• Toplantı, görüşme, randevu, davet, etkinlik ve programlarının organize edilmesi,
• Yurt içi ve yurt dışı seyahatlerin uçuş, konaklama, transfer, rezervasyon ve program detayları dahil uçtan uca planlanması,
• Gerektiğinde Yönetim Kurulu Başkanına yurt içi ve yurt dışı seyahatlerinde eşlik edilmesi,
• Seyahat ve program süresince tüm organizasyonel detayların eksiksiz şekilde takip edilmesi,
• Toplantı ve program değişikliklerinin hızlı şekilde yönetilmesi ve ilgili taraflarla koordinasyonun sağlanması,
• Yönetim Kurulu üyeleri, üst yönetim, şirket yöneticileri, iş ortakları, misafirler ve ilgili paydaşlarla gerekli koordinasyonun yürütülmesi,
• Toplantı ve görüşmeler öncesinde gerekli bilgi, doküman, sunum ve hazırlıkların koordine edilmesi,
• Yönetim Kurulu Başkanının programından doğan takip gerektiren konuların ve hatırlatmaların düzenli şekilde yönetilmesi,
• Davet, rezervasyon, ağırlama ve gerektiğinde kişisel organizasyon süreçlerinin planlanması,
• Olası program ve lojistik sorunların önceden öngörülmesi ve alternatif çözümlerin hazırlanması,
• Kurumsal ve kişisel tüm bilgilerin en üst düzeyde gizlilik içerisinde yönetilmesi,
• İş, seyahat ve program gerekliliklerine bağlı olarak standart çalışma saatleri dışında gerektiğinde destek sağlanması,
• Üniversitelerin lisans bölümlerinden mezun,
• Tercihen Yönetim Kurulu Başkanı, şirket sahibi, C-Level yönetici veya üst düzey yönetici ile doğrudan çalışma deneyimine sahip,
• Yönetici asistanlığı, kişisel asistanlık veya benzer üst düzey destek rollerinde deneyimli,
• Çok iyi seviyede planlama, organizasyon ve zaman yönetimi becerisine sahip,
• Aynı anda birden fazla programı ve önceliği hatasız yönetebilen,
• Güçlü sözlü ve yazılı iletişim becerilerine sahip,
• İnsan ilişkileri ve temsil yeteneği güçlü,
• Detaylara önem veren, sistematik ve yüksek takip disiplinine sahip,
• Talimat beklemek yerine ihtiyaçları öngörebilen ve proaktif hareket edebilen,
• Beklenmeyen program değişiklikleri karşısında sakin, hızlı ve çözüm odaklı hareket edebilen,
• Gizlilik, güvenilirlik ve mesleki etik konusunda yüksek hassasiyete sahip,
• Üst düzey yönetim ortamına uygun profesyonel iletişim ve temsil becerisine sahip,
• MS Office, dijital takvim ve organizasyon araçlarını etkin kullanabilen,
• Tercihen iyi/ileri seviyede İngilizce bilen,
• Tercihen aktif araç kullanabilen,
• Yurt içi ve yurt dışı seyahat engeli bulunmayan,
• Yoğun ve gerektiğinde kısa süreli planlanan seyahat programlarına uyum sağlayabilecek,
• Esnek çalışma saatlerine uyum gösterebilecek,
• İstanbul’da ikamet eden veya edebilecek.

Pozisyonun niteliği gereği güven, gizlilik, sadakat, esneklik, temsil kabiliyeti, detay hassasiyeti ve güçlü takip disiplini temel beklentilerimiz arasındadır.

Çalışma Yeri: İstanbul Yeniköy Genel Merkez

Seyahat: Yurt içi ve yurt dışı

Çalışma Modeli: Yönetim Kurulu Başkanının programına göre esnek