Operasyon ve Yönetici Asistanı

Rint; Kadıköy; On-site; TRY 167,000 - 290,000; Full time

Benefits offered by this job

Çok şirketli koordinasyon deneyimi

Tam zamanlı ofis çalışması - Kozyatağı

Job summary

Rint, teknoloji alanında faaliyet gösteren dört şirketi yöneten bir yapı içinde Genel Müdür’e sıklıkla destek olacak bir Operasyon ve Yönetici Asistanı arıyor. Rol, genel müdürün paylaşılan iş ve projelerini uçtan uca takip edip sonuçlandırmayı, yazışmaları yönetmeyi ve toplantı notlarını izlemesini içerir.

İş yükünü dengelemek için takvimleri birleştirmek, günlük brief ve haftalık özetler hazırlamak gibi sorumluluklar da bulunmaktadır.

Qualifications

• En az 3–5 yıl operasyon koordinasyonu veya yönetici asistanlığı deneyimi.
• Güçlü organizasyon becerisi ve detaya dikkat gereklidir.
• Farklı bağlamlar arasında hızlı geçiş yapabilme.
• Proaktif olarak işleri takip edip gerektiğinde eskale etmek.
• Diplomatik ama sonuç odaklı iletişim becerisi.
• Gizliliğe özen ve güvenilirlik.
• Yazılı ve sözlü iletişimde açıklık.
• İyi derecede İngilizce (yazılı ve sözlü) gereklidir.

Responsibilities

• Genel Müdürün paylaştığı iş ve projeleri uçtan uca takip etmek ve sonuçlandırmak.
• Genel Müdür adına ekiplerle ve dış paydaşlarla yazışmaları yürütmek.
• Toplantılara katılıp notlar, kararlar ve aksiyonları takip etmek.
• Günlük iş yükünü hafifletecek operasyonel konularda inisiyatif almak.
• 4 şirkette verilen görevleri tek bir sistemde kayıt altına almak.
• Görev sahiplerini, tarihler ve durumları takip etmek; gecikmeleri nazik ama ısrarcı şekilde hatırlatmak.
• Tıkanan işleri ve müdahale gerektiren konuları haftalık olarak öne çıkarmak.
• Takvim yönetimini koordine etmek ve toplantı gündemlerini hazırlamak.
• Outlook takvimlerinde toplantıları birleştirmek ve özet notları hazırlamak.
• Günlük brief ve haftalık özet raporlarını oluşturmak.
• Şirketler arası bilgi akışını koordine etmek ve iletişimi sağlamak.
• Gizlilik gerektiren bilgileri korumak ve paylaşımı sınırlandırmak.

Skills

Organizasyon becerisi

İletişim becerileri

Proaktiflik

Gizlilik

Çoklu görev yönetimi

İngilizce (yazılı ve sözlü)

Tools

Microsoft 365

Outlook

Dynamics 365

Teams

Planner

Job description

Rint, teknoloji alanında faaliyet gösteren 4 şirketi yöneten bir yapının parçası. Büyüyen

operasyonlarımızı tek bir yerden yönetmemize yardım edecek bir Operasyon ve Yönetici

Asistanı arıyoruz.

Bu rol klasik asistanlığın ötesinde. Genel Müdürümüzle birlikte çalışarak dört şirketteki açık

işleri, verilen görevleri ve bekleyen kararları tek bir yerden izleyeceksin. Amaç şu sorulara

her an net cevap verebilmek: "Hangi işler bekliyor, kim ne söz verdi, ne gecikti?"

Genel Müdüre doğrudan destek

• Genel Müdürün paylaştığı iş ve projeleri üstlenmek, uçtan uca takip edip sonuçlandırmak
• Genel Müdür adına şirket ekipleri ve dış paydaşlarla yazışmaları yürütmek
• Toplantılara katılıp notları, alınan kararları ve aksiyonları takip etmek
• Günlük iş yükünü hafifletecek her türlü operasyonel konuda inisiyatif almak
• 4 şirkette verilen görevleri tek bir sistemde kayıt altına almak
• Görevlerin sahibini, son tarihini ve durumunu takip etmek; gecikmeleri nazik ama ısrarcı bir şekilde hatırlatmak
• Tıkanan işleri ve Genel Müdür müdahalesi gerektiren konuları her hafta öne çıkarmak

Takvim yönetimi

• 4 şirkete dağılan toplantı ve randevuları tek bir Outlook takviminde birleştirmek
• Toplantılardan önce kısa hazırlık notları ve gündem özetleri hazırlamak
• Çakışmaları ve öncelik çatışmalarını önceden görüp çözüm önermek

Raporlama

• Günlük brief: günün programı ve dikkat gereken 2-3 konu
• Haftalık özet: şirket bazında açık işler, tamamlananlar ve riskler

Şirketler arası koordinasyon

• Şirketler arasında bilgi akışı gereken noktalarda köprü olmak
• Şirket ekipleriyle doğrudan iletişim kurup güncel durumu almak

Gizlilik

• Her şirketin finansal, ortaklık ve personel bilgilerini birbirinden ayrı ve gizli tutmak

İLK AYLARDA SENİ NELER BEKLİYOR?

• İlk 2-4 hafta: Mevcut takip düzenini Microsoft ekosistemi içinde (Microsoft 365, Dynamics 365, Teams, Planner) tek ve sürdürülebilir bir sisteme taşımak
• 3-6 ay: 4 şirketin tüm açık işlerini güncel tutan ve gecikmeleri gözle görülür şekilde azaltan bir düzen kurmak

ARADIĞIMIZ NİTELİKLER

Olmazsa olmazlar

• Operasyon, proje koordinasyonu veya yönetici asistanlığı alanında en az 3-5 yıl deneyim
• Güçlü organizasyon becerisi ve detaya dikkat
• Farklı bağlamlar arasında hızlı geçiş yapabilme
• Proaktiflik: işleri kendi başına takip edip yalnızca gerektiğinde eskale etmek
• Diplomatik ama sonuç odaklı iletişim
• Gizliliğe özen ve güvenilirlik
• Yazılı ve sözlü iletişimde açıklık
• İyi derecede İngilizce (yazılı ve sözlü)

Artı sebepler

• Çok şirketli ya da çok departmanlı yapılarda koordinasyon deneyimi
• Tam zamanlı, ofisten çalışma (Kozyatağı, İstanbul)
• Rolün doğası gereği gün içinde erişilebilir olman ve acil konularda hızlı dönüş yapabilmen bekleniyor
• Deneyime göre rekabetçi ücret ve yan haklar