Yönetici Asistanı

Hekimzade; Beyoğlu; On-site; TRY 70,000 - 100,000; Full time

Job summary

Hekimzade, deneyimli bir Yönetici Asistanı arıyor. Ofis ve yönetim süreçlerini yöneticinin takvimine göre koordine edecek; toplantı ve iletişim trafiğini etkin biçimde yönetecek; stratejik planlarda yöneticinin programını organize edecek.

Üniversite mezunu, en az 5 yıl tecrübe, MS Office ileri düzey kullanımı; takvim yönetimi, seyahat planlama ve yazışma konularında deneyim; İngilizce bilgisi tercih edilir; yoğun tempo ve esnek çalışma saatine uyum sağlanabilir.

Qualifications

• Yönetici asistanlığı tecrübesi ve ofis koordinasyonu becerileri gereklidir.
• Takvim yönetimi, toplantı organizasyonu ve seyahat planlama konusunda deneyim.

Responsibilities

• Yöneticinin günlük/haftalık/aylık planlarını hazırlamak ve güncellemek
• Toplantı, seyahat, misafir ağırlama ve yazışma organizasyonlarını yürütmek
• Yöneticinin rapor ve dokümanlarını düzenlemek, arşivlemek ve paylaşmak
• Sunum, rapor ve dosyaları kurumsal standartlara uygun hazırlamak
• İletişim akışını yönetmek ve departmanlar arası koordinasyonu sağlamak
• Ajandayı önceliklendirmek ve zaman yönetimini optimize etmek
• Gerektiğinde temsil görevi üstlenmek ve profesyonel iletişim sağlamak
• Ofis düzeni, evrak akışı ve dosyalama süreçlerini yürütmek ve gizliliğe dikkat etmek

Skills

Takvim yönetimi

İletişim becerileri

Yazışma

MS Office ileri düzey

Education

Üniversite mezunu

Tools

MS Office

Job description

Hekimzade, 25 yıldır Tıp alanında çalışan ve ilaç, gıda, kozmetik, üretimi yapan sağlıklı yaşam ile ilgili ürün ve hizmet sunumu yapan aynı zamanda sağlık danışmanlığı hizmetleri sunan bir firmadır. Yöneticiye bağlı olarak çalışacak, ofis ve yönetim süreçlerini yöneticinin takvimine göre koordine edecek, toplantı ve iletişim trafiğini etkin biçimde yönetecek, ayrıca stratejik planlamalarda yöneticinin programını organize edecek deneyimli bir Yönetici Asistanı arıyoruz.

İş Tanımı:

• Yöneticinin günlük, haftalık ve aylık çalışma planlarını hazırlamak, takip etmek ve güncellemek,
• Toplantı, seyahat, misafir ağırlama ve yazışma organizasyonlarını planlamak ve yürütmek,
• Yöneticinin iş akışı, toplantı notları, raporlar ve dokümanlarını düzenli şekilde hazırlamak, arşivlemek ve paylaşmak,
• Gerektiğinde sunum, rapor ve dosyaları kurumsal standartlara uygun biçimde hazırlamak,
• Şirket içi bilgi akışını yönetmek ve departmanlar arası koordinasyonu sağlamak,
• Yöneticinin ajandasını önceliklendirmek, randevular arasında zaman yönetimini optimize etmek,
• Yöneticinin temsil ettiği toplantılarda gerekli ön hazırlıkları yapmak, bilgi ve belge akışını sağlamak,
• Gerektiğinde yöneticiyi kurum içi veya dışı temaslarda profesyonel biçimde temsil etmek,
• Ofis düzeni, yazışmalar, evrak akışı ve dosyalama süreçlerinin sistematik ve gizlilik esaslı biçimde yürütülmesini sağlamak.

• Üniversite mezunu, tercihen Halkla İlişkiler, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ve Tanıtım İktisadi ve İdari Bilimler, İşletme, İletişim, veya ilgili bölümlerden,
• Benzer pozisyonda en az 5 yıl ve üzeri profesyonel deneyime sahip,
• Yönetici asistanlığı, ofis koordinasyonu veya idari işler alanında deneyimli,
• MS Office programlarını (özellikle Excel, Word, PowerPoint ve Outlook) ileri düzeyde kullanabilen,
• Takvim yönetimi, toplantı organizasyonu, seyahat planlama ve yazışma süreçlerinde tecrübeli,
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü, temsil yeteneği yüksek, diksiyonu düzgün,
• Planlama, organizasyon, zaman yönetimi ve önceliklendirme konularında başarılı, detay odaklı,
• Gerektiğinde yöneticiyi toplantı, yazışma ve sunumlarda temsil edebilecek olgunlukta,
• Kurumsal raporlama, dokümantasyon ve bilgi akışı süreçlerinde deneyimli,
• Gizlilik, güvenilirlik, sadakat ve profesyonellik ilkelerine bağlı,
• Yoğun ve dinamik bir çalışma temposuna uyum sağlayabilecek,
• Gerektiğinde esnek çalışma saatlerine uyum gösterebilen,
• İngilizce bili
• Pozitif, çözüm odaklı ve ekip çalışmasına yatkın bir profesyonel yönetici asistanı arıyoruz.