Ofis Asistanı

YM İDİS Engineering; Üsküdar; On-site; TRY 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

YM İDİS Engineering İstanbul merkezinde Ofis Asistanı olarak görev alacak dinamik bir ekip arkadaşı arıyoruz. Görevleriniz, yönetici takvimini yönetmek, misafir kabulünü sağlamak ve belgelerin düzenli akışını takip etmek olacaktır.

İlgili bölümden mezun, en az 3 yıl deneyim sahibi ve İngilizce seviyesi orta olan adaylar değerlidir. MS Office konusunda iyi, iletişim becerisi güçlü ve düzenli çalışma disiplinine sahipseniz başvurun.

Qualifications

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olunması
• En az 3 yıl deneyim gereklidir
• İstanbul’da ikamet eden veya edebilecek olması
• Orta seviyede İngilizce bilgisi
• İyi düzeyde MS Office bilgisi
• Tercihen büro yönetimi, etkili iletişim ve kurumsal yazışma konularında sertifika sahibi olmak

Responsibilities

• Yurtiçi veya yurtdışı seyahatlerin organizasyonunu yapmak (vize, rezervasyon, bilet vb.)
• Takvimdeki toplantıların organizasyonunu yapmak ve yöneticiyi bilgilendirmek
• Toplantı odalarının organizasyonu ve takibini yapmak
• Gerekli belgelerin zamanında ve doğru olarak hazırlanması
• Şirkete gelen misafirleri karşılamak ve yönlendirmek
• Gerekli durumlarda ilgili birimlere haber vermek
• Gelen/giden yazışma ve evrakların düzenli dosyalama ve dağıtımını sağlamak
• Posta gönderimi ve iletişim gibi büro dokümantasyon işlemlerini yürütmek
• İdari faturaların satın alma portalı üzerinden talep edilmesini sağlamak
• Şirket santraline gelen çağrıları doğru kişilere aktarmak

Skills

İngilizce (orta)

İletişim becerisi

Organizasyon

Education

Lisans veya Y.Ü.

Tools

MS Office

Job description

Yapı Merkezi İDİS, 2012 yılında kurulmuş olup, Yapı Merkezi'nin güçlü deneyim ve yetkinliğinden faydalanarak karayolu ve demiryolu taşımacılığına yenilikçi, uygun maliyetli ve ödüllü projeler sunmaktadır. YM İDİS, Yapı Merkezi'nin sistem mühendisliği bilgi ve becerisinin derinliğini ve genişliğini, hem temel demiryolları hem de karayolu projelerinin karmaşık zorluklarına çözüm bulmak için birleştirir.

Yapı Merkezi İDİS, demiryolu ve karayolu projelerine yenilikçi ve uygun maliyetli teknolojik sistem ve çözümler sunmaktadır. Kurulduğumuz günden bu yana, Türkiye'de ve dünya çapında birçok demiryolu sinyalizasyon ve telekomünikasyon projesinde teknoloji ortaklarımızın ve kendi sistemlerimize yönelik tasarım çözümlerini başarıyla uyguladık. Son dönemde Türkiye'de yüksek profilli tünel ve köprü projelerine imza attık. Ekibimiz, proje ve ürün tasarımı ve bunların uygulamalarında parlak, farklı beyinlere ve olağanüstü teknik uzmanlığa sahiptir. Demiryolu ve karayolunun lider teknoloji şirketi YM İDİS, öncelikli olarak mühendisliğinden ve kaynaklarından yararlanarak demiryolu ve karayolu projelerinin uygulanmasında verimli, güvenilir, emniyetli, emniyetli çözümlerle devrim yaratıyor.

Büyüyen organizasyonumuzun bir parçası olarak ekibimize katılmak üzere aşağıdaki niteliklere sahip “Ofis Asistanı” arayışı içindeyiz:

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
• En az 3 yıl deneyimi bulunan,
• İstanbul’da ikamet eden ya da edebilecek olan,
• Orta seviyede İngilizce bilgisine sahip,
• İyi düzeyde MS Office bilgisi bulunan,
• Tercihen büro yönetimi, etkili iletişim, kurumsal yazışma konularında sertifikası bulunan,

İş Tanımı

• Yurtiçi veya yurtdışı seyahatlerin organize edilmesiyle ilgili faaliyetleri (vize, rezervasyon, bilet vb.) yürütmek,
• Takvimde oluşabilecek yeni toplantıların organizasyonunu yapmak ve yöneticiye bildirmek,
• Toplantı odalarının organizasyonunu ve takibini yapmak, sistem üzerinde onaylamak veya reddetmek,
• Yazılması gereken belgeleri zamanında ve doğru olarak hazırlamak,
• Şirkete gelen misafirlerin karşılayarak yönlendirmek,
• Acil durumlarda ilgili birimlere haber vermek,
• Firmaya gelen giden yazışma, evrak ve belgelerin belirli bir sisteme göre düzenli olarak ve zamanında dosyalanmasını, kayıtlarının tutulmasını, gerekli durumlarda çoğaltılmasını ve ilgili birimlere dağıtılmasını, gerektiğinde bilgi işlem ortamına girilmesini sağlamak,
• İdari faturaların satınalma portalı üstünden talep açılmasını sağlamak,
• Posta gönderimi ve gelen evrak takibi, mail takibi, iletişim gibi genel büro ve evrak dokümantasyon (kargo kayıt) işlemlerini sağlamak,
• Pozisyon gereklilikleri doğrultusunda ilgili diğer faaliyetleri yerine getirmek,
• Şirket santraline gelen iç ve dış telefon çağrılarını karşılamak ve doğru kişiye aktarmak,