Ofis Koordinatörü

SIMAJ Patent and Trademark Attorneys; Çankaya; On-site; TRY 100,000 - 156,000; Full time

Job summary

SIMAJ Patent Danışmanlık Limited Şirketi, Ankara Çankaya’daki ofisinde Ofis Koordinatörü arıyor. Gereken İngilizce ve MS Office becerileriyle birlikte detay odaklı ve disiplinli adaylar hedeflenmektedir.

Görevler ofis yönetiminden dosya açılış/kapanışa, ticket ve müşteri iletişimine kadar geniş bir yelpazeyi kapsar. Pozisyon uzun saatler ve çoklu görevlerle başa çıkabilen, takım çalışmasına yatkın ve sorumluluk sahibi adaylar için uygundur.

Qualifications

• İyi seviyede İngilizce bilgisi (yazılı dokümanları anlayıp işleyebilme).
• MS Office programlarını etkin kullanabilme (özellikle Excel, Outlook).
• Dikkatli, detay odaklı ve hata kontrolü yüksek.
• İş takibi, zaman yönetimi ve planlama becerileri gelişmiş.
• Takım çalışmasına yatkın, sorumluluk sahibi ve disiplinli.
• Yoğun iş temposuna ve çoklu görev yönetimine uyum sağlayabilmek.

Responsibilities

• Genel ofis telefonlarını karşılayıp ilgili kişiye yönlendirmek.
• Ofis girişini kontrol etmek ve ziyaretçileri ağırlamak.
• Postaları teslim almak, tarama yapmak ve ilgili kişiye ulaştırmak.
• Gelen/giden kargoları takip etmek.
• Günlük ofis işleyişini takip etmek ve aksaklıkları çözmek.
• Kurumların online sistemlerinde işlemleri gerçekleştirmek.
• İşlem dekont, başvuru ve kayıtları dosyalamak.
• Resmi bildirimlerin ilgili sorumlulara iletilmesini sağlamak.
• Sistemsel teknik/idari sorunların çözümünü takip etmek.
• Yeni dosya açılışlarını ilgili sistemde yapmak.
• Dosya bilgilerinin doğru girilmesini kontrol etmek.
• Gerekli belgelerin tamamlanmasını takip etmek.
• Kapanan dosyaları arşivlemek ve kapatmak.
• Ticket sistemi üzerinden talepleri takip etmek.
• Ticketları ilgili departman/kişiye yönlendirmek.
• Talep önceliğini izlemek.
• Çözüm sürelerini takip etmek.
• Geciken ticketlar için hatırlatmak.
• Çözüm bekleyenleri koordine etmek.
• Sonuçlanan talepleri kapatmak.
• Sık tekrarlanan sorunları analiz etmek ve iyileştirme önermek.
• Kayıtların güncel tutulmasını sağlamak.
• İdari talepleri ilgili departmana yönlendirmek.
• Bildirimlerin gönderim sürecini takip etmek.
• İletişim bilgilerini güncel tutmak.
• Talepleri zamanında aktarmak.
• Verilen işlerin zamanında tamamlanmasını takip etmek.
• Süre yakın/geciken işleri hatırlatmak.
• İdari desteği sağlamak.
• Gecikme/hata durumlarını yönetim bildirime iletmek.
• Açık işlerin durumunu kontrol etmek ve aksiyon almak.
• Bilgileri güncel tutmak.
• Kayıtların doğruluğunu kontrol etmek.
• Eksik kayıtları bildirmek.
• Sistemler arası uyumu takip etmek.
• Gerektiğinde geliştirme ihtiyaçlarını yönetime iletmek.
• Dosyaların düzenli arşivlenmesini sağlamak.
• Arşiv erişimlerini kontrol etmek.
• Gizli bilgilerinin korunmasına uymak.
• İdari kontrolleri yapmak.
• Hata ve aksaklıkları tespit etmek.
• İyileştirme önerilerini yönetime iletmek.
• Prosedür ve iş akışlarını güncel tutmak.
• Süreç iyileştirme önerilerini toplamak ve sunmak.
• Yeni süreçlerin takibini yapmak.
• Yönetimin kararlarını iletip uygulanmasını takip etmek.
• Docketing sürelerini ve işleri departmanlara iletmek.
• Kritik süreler için hatırlatma yapmak.
• Kayıt uyumunu desteklemek.
• Açık/eksik kayıtları bildirmek.
• Bölümler arası iş akışını koordine etmek.
• İzin/toplantı/günlük personel ihtiyaçlarını takip etmek.
• Yönetim ve departman toplantılarını organize etmek.
• Gündem ve hazırlıkları koordine etmek.
• Karar ve aksiyonların kayıt altına alınmasını sağlamak.
• Müşteri ve ziyaretçi toplantılarını organize etmek.
• İç etkinliklerin koordinasyonunu yürütmek.
• Gerektiğinde ziyaretçi ve müşteri ağırlama süreçlerini organize etmek.
• Etkinliklere katılım süreçlerinde destek sağlamak.
• Duyuruları çalışanlara iletmek.
• Haftalık ve aylık operasyon raporlarını hazırlamak.
• Açık işler/geciken işlemler hakkında raporlamak.
• Ofis giderleri ve tedarikçi süreçleriyle ilgili raporlar hazırlamak.
• Sorunları ve çözümlerini yönetime iletmek.
• Yeni çalışanların ofis işleyişini bilgilendirmek.
• Ofis prosedürleri ve iletişim kurallarını anlatmak.
• Yeni personelin ekipman/IT ihtiyaçlarını karşılamak.
• Kırtasiye, IT, temizlik vb. tedarikçilerle iletişimi yürütmek.
• Tedarikçi hizmetlerini zamanında takip etmek.
• Tedarikçi sorunlarını çözüm sürecini takip etmek.
• Alternatif tedarikçi araştırmak.
• İhtiyaçları belirlemek ve satın alma taleplerini oluşturmak.
• Teklif almak ve karşılaştırmak.
• Satın alma ve teslimatı takip etmek.
• Stok durumunu takip etmek.
• Ofis giderlerini kontrol etmek.
• Etkinlik organizasyonlarını yürütmek.
• Etkinlik katılımı kayıtlarını takip etmek.
• Uçak/tren rezervasyonlarını yapmak.
• Konaklama rezervasyonlarını yapmak.
• Etkinlik giderlerini fatura süreçlerini koordine etmek.
• Etkinlik sonrası belge ve kayıtları iletmek.
• Etkinliklerin planlama/operasyonlarını yürütmek.
• Teknik arıza, bina problemi, güvenlik, elektrik/su durumunda hızlı koordinasyon

Skills

İngilizce iyi

Excel

Outlook

Detay odaklı

Zaman yönetimi

Takım çalışması

Tempo yönetimi

Tools

Excel

Outlook

Job description

SIMAJ Patent Danışmanlık Limited Şirketi, 1994 tarihinde kurulmuş olup, kurulduğu günden bu yana FİKRİ HAKLARIN KORUNMASI alanında hizmet vermektedir. SIMAJ, 30 yılı aşkın bir süredir sektörü yakından takip eden ve Türkiye’de fikri ve sınai mülkiyet alanının hem yurtiçi hem de yurtdışı gelişimine büyük katkı sağlayan bir kadro ile büyüyerek hizmetlerine devam etmektedir.

Ofis Koordinatörü olarak görev alacak, aşağıdaki niteliklere sahip takım arkadaşı arıyoruz.

Adaydan Beklenen Kriterler:

• İyi seviyede İngilizce bilgisine sahip (yazılı dokümanları anlayıp işleyebilecek),
• MS Office programlarını (özellikle Excel, Outlook) etkin kullanabilen,
• Dikkatli, detay odaklı ve hata kontrolü yüksek,
• İş takibi, zaman yönetimi ve planlama becerileri gelişmiş,
• Takım çalışmasına yatkın, sorumluluk sahibi ve disiplinli,
• Yoğun iş temposuna ve çoklu görev yönetimine uyum sağlayabilen,

Görev ve Sorumluluklar:

Ofis yönetimi ve karşılama

• Genel ofis telefonlarını karşılamak, ilgili kişiye yönlendirmek, sistem üzerinde not kaydını almak,
• Ofis girişini kontrol etmek, gelen ziyaretçileri karşılamak,
• Gelen postaları teslim almak, tarama işlemlerini yapmak ve ilgili kişi/departmana ulaştırmak,
• Gelen/giden kargoları takip etmek, teslim almak/göndermek,
• Günlük ofis işleyişini takip etmek, aksaklıkları tespit edip çözmek.
• Türk Patent ve Marka Kurumu ve diğer ilgili kurumların online sistemlerinde, yetki dahilindeki işlemleri gerçekleştirmek,
• Yapılan işlemlere ilişkin dekont, başvuru, bildirim ve kayıtları dosyalamak,
• Resmî kurum bildirimlerinin ilgili dosya sorumlularına zamanında iletilmesini sağlamak,
• Kurum sistemlerinde yaşanan teknik/idari sorunların çözümünü takip etmek.

Dosya açılış ve kapanış süreçleri

• Yeni iş/dosya açılışlarının ilgili sistemde yapılmasını sağlamak,
• Dosya bilgilerinin eksiksiz ve doğru girilmesini kontrol etmek,
• Dosya açılışı için gerekli müşteri, vekâlet, başvuru ve diğer belgelerin tamamlanmasını takip etmek,
• Kapanan dosyaların arşivleme ve kapatma işlemlerini takip etmek.

Ticket ve İç Talep Yönetimi

• Ofis çalışanları tarafından ticket sistemi üzerinden oluşturulan talepleri düzenli olarak takip etmek,
• Yeni açılan ticketları ilgili departman, kişi veya hizmet sağlayıcıya yönlendirmek,
• Ticketların öncelik ve önem durumuna göre takip edilmesini sağlamak,
• Açık ticketların çözüm sürelerini ve durumlarını takip etmek,
• Süresi aşan veya geciken ticketlar için ilgili kişi veya birimlere hatırlatma yapmak,
• Çözüm bekleyen ticketların durumunu ilgili çalışanlarla koordine etmek,
• Sonuçlanan taleplerin sistem üzerinde uygun şekilde kapatılmasını sağlamak,
• Sık tekrarlanan talepleri ve sorunları analiz ederek süreç iyileştirme önerileri geliştirmek,
• Ticket sistemindeki kayıtların doğru, güncel ve eksiksiz tutulmasını takip etmek.

Müşteri iletişimi ve bilgi akışı

• Müşterilerden gelen genel idari talepleri almak ve ilgili departmana yönlendirmek,
• Dosya sorumlularından gelen müşteri bildirimlerinin gönderim sürecini takip etmek,
• Müşteri iletişim bilgilerinin ve iletişim kayıtlarının güncel tutulmasını sağlamak,
• Müşteri taleplerinin ilgili departmana zamanında aktarılmasını sağlamak.

İş ve Aksiyon Takibi

• Kendisine veya koordinasyonuna verilen iş ve aksiyonların zamanında tamamlanmasını takip etmek,
• Süresi yaklaşan veya geciken işleri ilgili kişilere hatırlatmak,
• Dosya ve operasyon süreçlerinde ihtiyaç duyulan idari desteği sağlamak,
• Gecikme, hata ve aksaklıkları ilgili departman yöneticisine ve gerektiğinde yönetime bildirmek,
• Açık işlerin durumunu düzenli olarak kontrol etmek ve gerekli aksiyonların alınmasını sağlamak.

Sistem ve Veri Yönetimi

• Dosya, müşteri ve iletişim bilgilerinin sistem üzerinde güncel tutulmasını sağlamak,
• Sisteme girilen idari verilerin doğruluğunu kontrol etmek,
• Eksik veya tutarsız kayıtları tespit ederek ilgili kişilere bildirmek,
• Departmanlar arasında kullanılan sistem kayıtlarının uyumunu takip etmek,
• Sistem geliştirme ihtiyaçlarını yönetime/IT'ye iletmek.

Arşiv ve gizlilik

• Fiziksel ve elektronik dosyaların düzenli arşivlenmesini sağlamak,
• Arşiv erişimlerinin yetki kurallarına uygun yürütülmesini takip etmek,
• Gizli müşteri bilgilerinin korunmasına yönelik ofis prosedürlerine uyulmasını sağlamak,
• Dosya ve evrakların yetkisiz kişilerle paylaşılmasını önlemeye yönelik idari kontrolleri yapmak.

Kalite ve süreç geliştirme

• Ofis süreçlerinde tekrar eden hata ve aksaklıkları tespit etmek,
• Süreçlerin iyileştirilmesine yönelik öneriler geliştirmek, gelen önerileri yönetime iletmek,
• Prosedür ve iş akışlarının güncel tutulmasına destek olmak,
• Departmanlardan gelen süreç iyileştirme önerilerini toplamak ve yönetime sunmak,
• Uygulanan yeni süreçlerin takibini yapmak.
• Yönetimin aldığı kararların ilgili kişilere iletilmesini ve uygulanmasını takip etmek.
• Docketing tarafından takip edilen süre ve işlerin ilgili departmanlara zamanında iletilmesini desteklemek,
• Kritik süreler konusunda ilgili sorumlulara hatırlatma/koordinasyon yapmak,
• Sistem kayıtları ile fiziksel/elektronik dosyaların uyumunu desteklemek,
• Eksik veya hatalı kayıtların ilgili kişilere bildirilmesini sağlamak.
• Marka, Patent, Hukuk, Mali İşler, Docketing vb. bölümler arasındaki iş akışını koordine etmek.
• İzin, toplantı, çalışma düzeni ve günlük personel ihtiyaçlarını takip etmek.

Toplantı ve Organizasyon Yönetimi

• Yönetim ve departman toplantılarını organize etmek,
• Toplantı gündemi ve gerekli hazırlıkların koordinasyonunu sağlamak,
• Toplantılarda alınan karar ve aksiyonların kayıt altına alınmasını ve takibini yapmak,
• Müşteri ve ziyaretçi toplantılarının organizasyonunu sağlamak,
• Gerektiğinde şirket içi etkinlik, eğitim ve organizasyonların idari koordinasyonunu yürütmek.

Müşteri ve İletişim Koordinasyonu

• Gerektiğinde ziyaretçi, toplantı ve müşteri ağırlama süreçlerini organize etmek,
• Şirket için katılım sağlanacak organizasyon konusunda katılımcı kişi süreç ve satınalma süreçlerinde destek sağlanması.

Kurum içi iletişim

• Duyuruları çalışanlara iletmek ve çalışanlardan gelen idari konuları yönetime aktarmak.

Raporlama

• Yönetim tarafından talep edilen haftalık ve aylık operasyon raporlarını hazırlamak,
• Açık işler, geciken işlemler, idari sorunlar ve tamamlanan aksiyonlar hakkında düzenli raporlama yapmak,
• Ofis giderleri, satın alma, tedarikçi ve diğer idari süreçlere ilişkin gerekli raporları hazırlamak,
• Süreçlerde tespit edilen sorunları ve çözüm önerilerini yönetime sunmak.

Eğitim ve yeni personel adaptasyonu

• Yeni çalışanların ofis işleyişi hakkında bilgilendirilmesini koordine etmek,
• Ofis prosedürleri, iletişim kuralları ve idari süreçler hakkında gerekli bilgilendirmeleri yapmak,
• Yeni personelin ekipman, sistem ve ofis ihtiyaçlarının tamamlanmasını takip etmek.

Tedarikçi Yönetimi

• Kırtasiye, teknik servis, temizlik, IT, bakım, kargo ve diğer ofis hizmetlerine ilişkin tedarikçilerle iletişimi yürütmek,
• Tedarikçi hizmetlerinin zamanında ve uygun şekilde gerçekleşmesini takip etmek,
• Tedarikçi kaynaklı sorunları tespit etmek ve çözüm sürecini takip etmek,
• Gerektiğinde alternatif tedarikçi araştırmaları yapmak.

Satın Alma ve Ofis İhtiyaçları

• Ofisin ihtiyaçlarını belirlemek ve satın alma taleplerini oluşturmak,
• Gerektiğinde tedarikçilerden teklif almak ve teklifleri karşılaştırmak,
• Satın alma ve teslimat süreçlerini takip etmek,
• Kırtasiye, sarf malzemeleri, ofis ekipmanları ve diğer ihtiyaçların stok durumunu takip etmek,
• Ofis giderlerinin kontrol altında tutulmasına destek olmak.
• Şirketin katılım sağlayacağı kongre, konferans, seminer, fuar, toplantı ve benzeri mesleki etkinliklerin organizasyonunu yürütmek,
• Etkinlik tarih, yer, katılım koşulları ve kayıt süreçlerini takip etmek,
• Yönetim ve çalışanların etkinlik katılımlarına ilişkin kayıt ve başvuru işlemlerini gerçekleştirmek,
• Etkinlik katılımları için gerekli bilet, ulaşım ve konaklama organizasyonlarını yapmak,
• Uçak, tren, otobüs ve benzeri ulaşım rezervasyonlarını gerçekleştirmek ve takip etmek,
• Otel araştırması yapmak, uygun seçenekleri sunmak ve onay doğrultusunda rezervasyonları gerçekleştirmek,
• Etkinlik katılım ücretleri, ulaşım ve konaklama giderlerine ilişkin teklif, ödeme ve fatura süreçlerini ilgili birimlerle koordineli şekilde yürütmek,
• Etkinlik sonrasında gerekli belge, fatura ve kayıtların ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
• Şirket tarafından düzenlenen toplantı, etkinlik, eğitim ve organizasyonların planlama ve operasyon süreçlerini yürütmek.

Kurumsal Kimlik Grafik Tasarım ve Basılı İşler

• Şirketin ihtiyaç duyduğu kartvizit, antetli kâğıt, zarf, dosya, broşür, katalog, sunum, davetiye, tabela ve benzeri kurumsal basılı materyallerin hazırlanma süreçlerini koordine etmek,
• Grafik tasarım ihtiyaçlarını ilgili yönetici veya departmanlardan almak ve gerekli tasarım brieflerini oluşturmak,
• Şirketin kurumsal kimlik standartlarına uygun tasarımların hazırlanmasını sağlamak ve onay süreçlerini takip etmek,
• Gerektiğinde grafik tasarım hizmeti veren kişi veya firmalarla iletişimi yürütmek.

Mali/idari işler

• Fatura, ödeme, sözleşme ve benzeri idari süreçleri ilgili birimlerle koordineli şekilde takip etmek,
• Ofis giderleri ve idari harcamalara ilişkin kayıtların düzenli tutulmasını sağlamak,
• Gerekli bilgi ve belgeleri Mali İşler birimine zamanında iletmek,
• İdari sözleşmelerin ve hizmet anlaşmalarının takip edilmesini sağlamak.
• Bilgisayar, yazılım, internet, e-posta, kullanıcı hesabı ve benzeri IT taleplerini ilgili IT birimine veya tedarikçiye iletmek,
• Yeni çalışanların bilgisayar, kullanıcı hesabı, e-posta ve diğer IT ihtiyaçlarının zamanında karşılanmasını koordine etmek,
• Ofis sistemlerinin sürekliliğini etkileyebilecek teknik sorunları yönetime bildirmek.

Acil Durum ve Bina Operasyonları

• Teknik arıza, bina problemi, güvenlik, elektrik/su vb. durumlarda ilgili kişilerle hızlı koordinasyon