İdari İşler Personeli

Infoline Bilgi Teknolojileri A.Ş; Çankaya; On-site; TRY 201,000 - 312,000; Full time

Job summary

Infoline Bilgi Teknolojileri A.Ş Ankara'da ofis yönetimi ve idari operasyonların kesintisiz yürütülmesini sağlayacak bir çalışma arkadaşı arıyor. Görevler; ofis ihtiyaçlarının temini, satın alma süreçlerinin koordine edilmesi ve tedarikçi ilişkilerinin yönetilmesini içerir.

İş kapsamı kapsamında personel idari işlemleri, evrak-dokümantasyon yönetimi, bina-alet-demirbaş takibi ve toplantı/organizasyon desteği gibi temel idari görevler yer alır.

Qualifications

• En az 2 yıl idari işler deneyimi.
• MS Office Excel ve Word ileri düzey kullanımı.
• Planlama ve takip yeteneği güçlü.
• Tedarikçi, personel ve yöneticilerle etkili iletişim.
• Düzenli, çözüm odaklı ve sorumluluk sahibi.

Responsibilities

• Ofis yönetimi ve operasyonlarının günlük akışını sağlamak.
• Satın alma süreçlerini ve tedarikçi ilişkilerini koordine etmek.
• Personel idari işlemlerine destek olmak.
• Bina, araç ve demirbaş yönetimini takip etmek.
• Evrak ve dokümantasyon süreçlerini yürütmek.
• Organizasyon ve toplantı desteği sağlamak.

Skills

Planlama ve takip yeteneği

İletişim becerileri

Düzenlilik ve sorumluluk

Çözüm odaklı yaklaşım

Education

Ön lisans veya lisans

Tools

MS Office

Excel

Word

Job description

1. Temel Görev Tanımı

Şirketin günlük idari operasyonlarının düzenli, etkin ve kesintisiz şekilde yürütülmesini sağlamak; ofis ihtiyaçlarını, satın alma süreçlerini, tedarikçi ilişkilerini, personel destek hizmetlerini ve şirket içi organizasyonları koordine etmek.

2. Görev ve Sorumluluklar

A. Ofis Yönetimi ve Operasyonları

• Ofisin günlük işleyişinin düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak.
• Ofis ihtiyaçlarını takip etmek ve zamanında temin etmek.
• Kırtasiye, sarf malzemeleri ve ofis ekipmanlarının stok kontrolünü yapmak.
• Temizlik, güvenlik, bakım ve teknik servis hizmetlerini organize etmek.
• Ofis düzeni ve çalışma ortamının şirket standartlarına uygunluğunu takip etmek.

B. Satın Alma ve Tedarikçi Yönetimi

• Şirketin mal ve hizmet ihtiyaçları için teklif toplamak.
• Satın alma taleplerini değerlendirmek ve yöneticinin onayına sunmak.
• Tedarikçilerle fiyat, teslimat ve hizmet süreçlerini koordine etmek.
• Satın alma siparişlerini ve teslimatlarını takip etmek.
• Satın alma siparişlerini ve teslimatlarını takip etmek.

C. Personel İdari İşlemleri

• Personelin işe giriş ve işten ayrılış süreçlerinde ilgili birimlere destek olmak.
• Personel özlük dosyalarının düzenli tutulmasını sağlamak.
• İzin, rapor ve devam takip süreçlerine destek vermek.
• Personel yan hak süreçlerini takip etmek.
• Yeni başlayan personelin ofis, ekipman ve çalışma alanı hazırlıklarını koordine etmek.

D. Bina, Araç ve Demirbaş Takibi

• Şirket demirbaşlarının kayıt ve zimmet takibini yapmak.
• Bilgisayar, telefon, mobilya ve diğer ekipmanların envanterini güncel tutmak.
• Şirket araçlarının bakım, sigorta, muayene ve kullanım süreçlerini takip etmek.
• Ofis kira, aidat, elektrik, su, internet ve benzeri ödemelerin takibine destek olmak.
• Bina yönetimi ve teknik servislerle iletişimi yürütmek.

E. Evrak ve Dokümantasyon Yönetimi

• İdari yazışmaları ve resmi evrak süreçlerini takip etmek.
• Sözleşme, teklif, satın alma ve hizmet belgelerini düzenli arşivlemek.
• Kargo, posta ve kurye işlemlerini yürütmek.
• Şirket evraklarının gizlilik ve erişim kurallarına uygun saklanmasını sağlamak.

F. Organizasyon ve Yönetim Desteği

• Toplantı, etkinlik ve şirket organizasyonlarını planlamak.
• Misafir karşılama ve ağırlama süreçlerini koordine etmek.
• Yönetimin talep ettiği idari raporları hazırlamak.
• Şirket içi duyuru ve organizasyonlarda ilgili birimlere destek olmak.
• İdari giderlerin kontrolü ve bütçe takibine katkı sağlamak.

3. Aranan Nitelikler

• Eğitim : Ön lisans veya lisans mezunu
• Deneyim : En az 2 yıl idari işler deneyimi
• Teknik Bilgi : MS Office, özellikle Excel ve Word
• Organizasyon : Planlama ve takip yeteneği güçlü
• İletişim : Tedarikçi, personel ve yöneticilerle etkili iletişim
• Kişisel Yetkinlik : Düzenli, çözüm odaklı, sorumluluk sahibi

4. Çalışma Şartları

• Çalışma Günleri: Pazartesi - Cuma
• Çalışma Saatleri: 08:30 - 18:00