Utbildningshandläggare KS-kansli

MALM; Malmö kommun; On-site; SEK 360,000 - 520,000; Full time

Job summary

Malmö universitet söker en utbildningshandläggare för ett längre vikariat. Du kommer att tillhöra Gemensamt verksamhetsstöd och arbeta vid kansli KS som administrativt stödjer Fakultet kultur och samhälle.

Du handlägger studentnära ärenden, stödjer med gällande lagar och förordningar, och verkar som sekreterare i nämnder och arbetsgrupper. Vi lägger stor vikt vid samarbete, kommunikation och förmåga att arbeta självständigt.

Qualifications

• Relevant högskoleutbildning, gärna master.
• Gedigen erfarenhet av utbildningsadministration.
• Erfarenhet av myndighetsutövning och kännedom om universitets regelverk.
• Goda samarbets- och kommunikationsfärdigheter samt förmåga att arbeta självständigt och i grupp.
• Kan planera och prioritera i perioder med hög arbetsbelastning.
• Vana vid digitala verktyg och att lära sig nya system som Ladok, Kursinfo, Diva, Canvas, Excel och Word.

Responsibilities

• Handlägga studentnära ärenden som tillgodoräknanden och studieuppehåll, samt antagnings- och examensfrågor.
• Stöd för institutionen avseende lagar och förordningar samt interna beslut och riktlinjer.
• Administrativt stöd i nämnder och råd, inklusive beredning och handläggning av ärenden.
• Arbeta med framtagning och publicering av utbildningsrelaterat informationsmaterial till studenter och lärare på svenska och engelska.
• Stöd och backup till utbildningskoordinator.
• Fungera som sekreterare i arbetsgrupper, råd och nämnder.
• Arbeta i institutionsnära team med administrativa stödfunktioner och studieadministratörer.

Skills

Samarbete och kommunikation

Planering och prioritering

Självständigt arbete & Grupparbete

Digitala verktyg och systemen

Education

Högskoleutbildning, master välkommen

Tools

Ladok

Kursinfo

Diva

Canvas

Excel

Word

Job description

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och andra medarbetare med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka jobb hos oss!

Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss

Vi söker

Malmö Universitet söker en utbildningshandläggare för ett längre vikariat. Du kommer att vara organiserad vid Gemensamt verksamhetsstöd och arbeta på kansli KS som administrativt stödjer Fakultet kultur och samhälle.

Innehåll och arbetsuppgifter

Som utbildningshandläggare arbetar du med fokus på handläggning av studentrelaterade ärenden i samarbete och med bland annat lärare och utbildningskoordinator samt att på olika sätt vara en del av vårt kvalitetsarbete.

Exempel på arbetsuppgifter för utbildningshandläggare:

- Du handlägger studentnära ärenden exempelvis tillgodoräknanden, studieuppehåll. Du kan även bli involverad i antagnings- och examensfrågor.

- Du är ett stöd för institutionen avseende gällande lagar, förordningar men även interna beslut, riktlinjer och beslutsvägar.

- Du är ett administrativt stöd i relevanta nämnder och råd även avseende beredning och handläggning av ärenden.

- Du arbetar med framtagning och publicering (inkl muntlig kommunikation) av utbildningsrelaterat informationsmaterial till studenter och lärare på svenska och engelska

- Du är ett stöd och backup till utbildningskoordinator

- Du kan förväntas vara sekreterare i arbetsgrupper, råd och nämnder

I båda tjänsterna arbetar du i ett institutionsnära team som består av flera administrativa stödfunktioner, inom utbildningsadministration finns också studieadministratörer. Det finns överlappning mellan rollerna utifrån verksamhetens aktuella behov.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning gärna på mastersnivå. Vi ser gärna att du har gedigen erfarenhet av arbete med utbildningsadministration. Du har erfarenhet av myndighetsutövning och är väl förtrogen med de lagar och förordningar som reglerar universitetets utbildningsverksamhet.

Då du har en nyckelroll inom institutionens utbildningsarbete med många kontaktytor, är det viktigt att du har lätt för att samarbeta med andra, är lösningsorienterad och är en god kommunikatör. Det är viktigt att du kan arbeta både självständigt och i grupp, att du tar egna initiativ, och du att har förmågan att arbeta såväl strategiskt som operativt. Arbetsbelastningen kan under perioder vara hög varför det är viktigt att du kan planera och prioritera i ditt arbete.

Då vi arbetar i en internationell, dynamisk omgivning där vi tillsammans utvecklar arbetssätt, digitala verktyg och utbildningsutbud ser vi gärna att du trivs i en sådan miljö. Du uttrycker dig väl, både muntligt och skriftligt, på svenska såväl som på engelska. Du är bekväm med att lära dig nya digitala verktyg och behärskar både verktyg som används på universitetet som Ladok, Kursinfo, Diva och Canvas så väl såväl som Excel och Word. Stor vikt kommer läggas på personlig lämplighet.

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Övrigt

Tjänsten är ett långtidsvikariat på 1-2 år med möjlig förlängning. Omfattning och tillträde enligt överenskommelse.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som strävar efter att ha ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning samt provanställning 6 månader.