Utbildningshandläggare TS-kansli

Malmö University; Malmö kommun; On-site; SEK 380,000 - 460,000; Full time

Job summary

Malmö universitet söker en utbildningshandläggare på heltid som är viktig i kansliets utbildningsadministrativa team. Du arbetar nära fakultetens institutioner med handläggning av studentärenden i olika utbildningsfrågor och stödjer masterprogram.

Du är van vid kvalificerad handläggning och myndighetsutövning samt behärskar arbetsflöden i Ladok, NyA och Utbildningsinfo. Vi söker dig som är noggrann, lösningsorienterad och har goda kunskaper i svenska och engelska.

Qualifications

• Ska ha akademisk utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant.
• Gedigen erfarenhet av utbildningsadministration inom universitet/högskola.
• Har erfarenhet av kvalificerad handläggning av utbildning och myndighetsutövning.

Responsibilities

• Handlägga studentrelaterade ärenden i samarbete med utbildningsansvariga och lärare.
• Administrativt stödja fakultetens masterprogram och utbildningsadministrativa processer.
• Samarbeta med institutionerna och studenter samt följa lagar och riktlinjer.

Skills

Kommunikativ

Drivande

Lösningsorienterad

Education

Akademisk utbildning

Tools

Ladok

Utbildningsinfo

Canvas

NyA

Microsoft 365

Job description

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och andra medarbetare med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka jobb hos oss!

Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss

Vi söker

Vi söker en utbildningshandläggare på heltid.

Innehåll och arbetsuppgifter

Du kommer att vara organiserad under Gemensamt verksamhetsstöd och placerad på kansliet vid Fakulteten för teknik och samhälle, med arbetsplats på Niagara. I Fakulteten för teknik och samhälle ingår Institutionen för datavetenskap och medieteknik och Institutionen för materialvetenskap och tillämpad matematik. Miljön är internationell med lärare, forskare och studenter från över 25 olika nationaliteter. Tjänsten avser handläggning av studentrelaterade ärenden.

Som utbildningshandläggare är du en viktig del i kansliets utbildningsadministrativa team och du arbetar nära fakultetens institutioner med handläggning av studentrelaterade ärenden i samarbete med utbildningsansvariga, programledare och lärare men också med fakultetens utbildningskoordinator. Du har en central funktion i att skapa förutsättningar för att arbeta systematiskt och kvalitetssäkrat med utbildningsadministrativa processer. I rollen ingår även att administrativt stödja fakultetens masterprogram.

Exempel På Arbetsuppgifter För Utbildningshandläggare

• Handlägga studentnära ärenden som exempelvis tillgodoräknanden, studieavbrott, studieuppehåll, ansökan till senare del av program och individuella studieplaner inom utbildning på grundnivå.
• Lägga in resultat i Ladok, lägga strukturer för program samt göra antagning och registrering i Ladok.
• Löpande se till att kurser, program och kurstillfällen finns i Utbildningsinfo.
• Handläggare i fakultetens kursnämnd vilket innebär att vara administrativt stöd i processer som rör beredning och handläggning av kursplaner inom utbildning på grund- och avancerad nivå.
• Vid behov vara föredragande vid dekans beslutsmöte.
• Vara stöd till institutionerna avseende lagar, förordningar, interna beslut och riktlinjer samt beslutsvägar.

Administration inom andra områden kan komma att ingå.

Rollen som utbildningshandläggare innebär att du behöver samarbeta med många medarbetare i en komplex miljö. Din roll är en viktig resurs för att skapa förutsättningar för att arbeta systematiskt med fakultetens utbildningsutbud och utbildningsadministrativa frågor.

Kvalifikationer

Du ska ha akademisk utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant och gedigen erfarenhet av arbete med utbildningsadministration inom universitet och högskola. Du har arbetat med kvalificerad handläggning av utbildning, gärna på grund- och avancerad nivå. Du har erfarenhet av myndighetsutövning och är väl förtrogen med de lagar och förordningar som reglerar universitetets utbildningsverksamhet.

Som utbildningshandläggare har du en nyckelroll i fakultetens utbildningsarbete och kontaktytorna är riktade mot både fakultetens institutioner och studenter. Arbetet ställer krav på att du har lätt för att samarbeta, har ett prestigelöst förhållningssätt och kan skapa förtroendefulla relationer. Du är kommunikativ, drivande och har ett lösningsorienterat arbetssätt. Arbetet med studieadministrativa processer förutsätter att du är strukturerad, tålmodig och kan arbeta självständigt. Arbetsbelastningen kan under perioder vara hög varför det är viktigt att du kan planera och prioritera ditt arbete.

Vi jobbar dagligen i en mängd olika system och du behöver ha en utvecklad systemförståelse och vara bekväm med att lära dig nya digitala verktyg och arbetssätt. Du behärskar universitetsgemensamma verktyg som Ladok, Utbildningsinfo och Canvas samt har god kännedom om ansökningssystem såsom NyA. Du är van användare av Microsoft 365. Universitetet är en internationell miljö och verksamheten förutsätter att du har mycket goda kunskaper i engelska och svenska i såväl tal som skrift. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Vi kommer att göra en helhetsbedömning och anställa den som har bäst förutsättningar att utföra och utveckla de ovan beskrivna arbetsuppgifterna.

Arbetsplats

Kansliet vid fakulteten för Teknik och samhälle

Upplysningar

Administrativ chef vid TS kansli, Cecilia Ihse, [e-mail]

HR-specialist, Christina Magnusson, [e-mail]

Ansökan

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med instruktioner nedan och att den är universitetet tillhanda senast 2026-10-08. Din ansökan ska skrivas på svenska, engelska eller något av de nordiska språken. Du som sökande ansvarar för att din ansökan och dess bilagor översätts.

Ansökan Skall Innehålla

• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten

Övrigt

Anställningen är en tillsvidareanställning på 100 %. Provanställning kan komma att tillämpas.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som strävar efter att ha ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Intervjuer planeras att hållas i vecka 42.

Tillträde Enligt överenskommelse.

Fackliga företrädareSACO: [e-mail]

SEKO: [e-mail]

OFR: [e-mail]