Receptionist

Tmf Group; Lisboa; Presencial; EUR 12 000 - 16 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Career Development

Exposure to international clients

Resumo da oferta

TMF Group procura um Junior Office Manager para apoiar a gestão diária do escritório em Lisboa, assegurando o bom funcionamento das operações, organização administrativa e suporte às equipas.

A posição é de entrada, ideal para desenvolvimento de carreira em funções administrativas, de gestão de escritório ou suporte operacional, com foco em eficiência, organização e acolhimento dos colaboradores.

Qualificações

• 1 a 2 anos de experiência em funções administrativas.
• Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades.
• Fluência em português e bons conhecimentos de inglês.

Responsabilidades

• Gestão diária do escritório, incluindo abertura, organização e manutenção básica.
• Receção, correio, encomendas e gestão de chamadas/e-mail.
• Apoio às equipas de RH, Finance e IT, incluindo organização de reuniões e viagens.
• Coordenação de reservas de salas e contactos com fornecedores e gestão de infraestruturas.

Conhecimentos

Organização

Gestão de prioridades

Comunicação interpessoal

Proatividade

Ferramentas

Microsoft Office

Descrição da oferta de emprego

A TMF Group é um dos principais prestadores de serviços administrativos essenciais a nível mundial! Atualmente, contamos com os melhores profissionais distribuídos por 125 escritórios em 87 países. Temos mais de 12.000 especialistas em contabilidade, fiscalidade, processamento salarial e gestão global de entidades, que são fundamentais para o sucesso de inúmeras empresas internacionais em todo o mundo.

Estamos presentes em Portugal há mais de 8 anos. Atualmente, somos mais de 80 colaboradores e continuamos a crescer todos os dias!

General Information

Job ID 37576 Location Lisbon, Portugal Work Types Fixed Term Categories Administration

We never ask for payment as part of our selection process, and we always contact candidates via our corporate accounts and platforms. If you are approached for payment, this is likely to be fraudulent. Please check to see whether the role you are interested in is posted here, on our website.

Sobre a TMF Group

A TMF Group é um dos principais prestadores de serviços administrativos essenciais a nível mundial! Atualmente, contamos com os melhores profissionais distribuídos por 125 escritórios em 87 países. Temos mais de 12.000 especialistas em contabilidade, fiscalidade, processamento salarial e gestão global de entidades, que são fundamentais para o sucesso de inúmeras empresas internacionais em todo o mundo.

Estamos presentes em Portugal há mais de 8 anos. Atualmente, somos mais de 80 colaboradores e continuamos a crescer todos os dias!

Sobre a vaga

O Junior Office Manager é responsável por apoiar a gestão diária do escritório, garantindo o bom funcionamento das operações internas, a organização administrativa e o suporte às equipas. Esta função é essencial para assegurar um ambiente de trabalho eficiente, organizado e acolhedor, contribuindo para a produtividade e bem‑estar dos colaboradores.

É uma posição de entrada, ideal para quem está a iniciar carreira em funções administrativas, de gestão de escritório ou suporte operacional.

Principais Responsabilidades

Gestão do Escritório

• Garantir o bom funcionamento diário do escritório (abertura, organização, manutenção básica).
• Gerir fornecedores e serviços externos (limpeza, manutenção, material de escritório, etc.).
• Controlar inventário e realizar pedidos de material sempre que necessário.
• Coordenar pequenas reparações e assegurar o contacto com prestadores de serviços.

Suporte Administrativo

• Receber, organizar e distribuir correio e encomendas ( entrada e saída de documentos);
• Solicitar o serviço de estafetas ou courrier nacional e internacional;
• Manter o registo de toda a documentação que é recebida e toda a documentação que é enviada;
• Atender chamadas telefónicas e gerir o email geral do escritório;
• Apoiar na preparação de documentos, apresentações e relatórios simples;
• Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo atualização e acessibilidade;
• Manter uma lista de contactos dos seguintes serviços / fornecedores (lista não exaustiva):
• Fornecedores do escrtório;
• Fornecedores de catering
• Fornecedor de cartões de acesso ao escritório / alarme;
• Todo o equipamento do escritório incluindo mobília.
• Receber clientes no escritório

• Gerir contactos com o senhorio e empresa de gestão do imóvel;

Apoio às Equipas Internas

• Dar suporte administrativo às equipas de RH, Finance, IT ou outras, conforme solicitado.
• Organizar viagens de funcionários da TMF, tais como agendar voos, comboios, aluguer de carros, hotéis, restaurantes ou outros que sejam necessários;
• Ajudar na organização de reuniões internas, formações e eventos corporativos.
• Apoiar no onboarding de novos colaboradores (kits de boas‑vindas, preparação de postos de trabalho, acessos básicos).

Coordenação Operacional

• Gerir reservas de salas de reunião e assegurar que estão preparadas.
• Coordenar visitas externas, clientes e fornecedores.
• Apoiar na implementação de políticas internas relacionadas com o escritório.
• Dar apoio ao HR em geral incluindo formações, agendar consultas de medicina do trabalho, acompanhar as visitas da Higiene e Segurança no Trabalho
• Preparar eventos da empresa, quer sejam de caracter local, de mercado ou de Grupo;
• Arquivo de documentos do escritórios, tais como contratos de fornecedores, documentos ou insrtucoes escritas;
• Ajudar a implementar procedimentos administrativos no escritório e a garantir a sua execução;
• Organização do escritório;
• Organização dos armários das salas de reuniões;
• Suporte à LSO do escritório local;
• Assegurar a implementação e manutenção da ISO 27001 ou qualquer outra certificação que venha a surgir.

Principais Requisitos

• 1 a 2 anos de experiência em funções administrativas, receção, office management ou suporte operacional (estágios profissionais incluídos).
• Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades, com atenção ao detalhe e acompanhamento de múltiplas tarefas em simultâneo.
• Bons conhecimentos de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint) e facilidade na utilização de ferramentas digitais.
• Boa capacidade de comunicação interpessoal e orientação para o serviço, assegurando uma experiência profissional e acolhedora para colaboradores, clientes e fornecedores.
• Proatividade, sentido de responsabilidade e autonomia, com capacidade para identificar necessidades e resolver questões do dia a dia do escritório.
• Fluência em português e bons conhecimentos de inglês, tanto escrito como falado.

O que oferecemos

Career Development

• Opportunities for career progression within TMF
• Exposure to international clients and complex global projects
• Continuous development through TMF Business Academy learning programmes

Impact

• Contribute to simplifying global business operations for clients
• Participate in corporate social responsibility initiatives supporting local communities

Work Environment

• Feedback-driven, collaborative workplace culture
• Flexible working arrangements supporting balanced ways of working

Estamos ansiosos pra conhecer você!