Office Manager / Assistant

impress Group; Lizawice; On-site; PLN 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Impress Group poszukuje osoby na stanowisko asystenta/kai biura wspierającego właściciela firmy, z doświadczeniem w administracji i finansach. Zakres pracy obejmuje obsługę dokumentów, księgowość, faktury, rozliczenia i kontakt z biurem księgowości.

Codziennie korzystasz z narzędzi AI (Claude, ChatGPT) do sporządzania notatek, researchu, maili i dokumentów. Praca stacjonarna w Lizawicach, elastyczne godziny, możliwość kontraktu B2B lub umowy zlecenia.

Qualifications

• Doświadczenie w pracy administracyjnej i finansowej firmy.
• Umiejętność organizacji dokumentów, faktur i rozliczeń.
• Komunikacja pisemna na wysokim poziomie, w tym korespondencja mailowa.

Responsibilities

• Obsługa umów, faktur, rozliczeń współpracowników i kontakt z księgowością.
• Pilnowanie wypłat, terminów i budowanie pozytywnej atmosfery w zespole.
• Organizacja integracji, wyjazdów firmowych i podróży służbowych.
• Opłacanie faktur, przelewów oraz opisowanie kosztów i obiegu dokumentów.
• Codzienna współpraca z właściciełem firmy i doręczanie raportów.
• Współtworzenie i aktualizowanie procedur i instrukcji operacyjnych.
• Logistyka wysyłek, kontakt z kurierem i obsługa biura
• Wykorzystywanie AI (Claude, ChatGPT) do sporządzania notatek, researchu, maili i dokumentów

Skills

Biuro/Office management

Komunikacja pisemna

Skrupulatność

Proaktywność

Weryfikacja AI wyników

Tools

Claude

ChatGPT

Job description

Ludzie i HR:

• Umowy, aneksy, rachunki i rozliczenia współpracowników (we współpracy z kadrową i księgowością)
• Pilnowanie wypłat i terminów
• Pamiętanie o urodzinach, prezentach i drobiazgach budujących atmosferę
• Organizacja integracji i wyjazdów firmowych

Administracja i finanse:

• Opłacanie faktur i przelewów, pilnowanie płatności
• Opisywanie i przypisywanie kosztów, elektroniczny obieg dokumentów
• Miękka windykacja – przypominanie klientom o płatnościach
• Bieżący kontakt z księgowością oraz dbanie o biuro

Wsparcie właściciela firmy:

• Researche – od tematów biznesowych po przyziemne
• Organizacja kalendarza, wyjazdów i hoteli
• Załatwianie spraw prywatnych
• Okazjonalne wspólne wyjazdy na spotkania, targi i eventy

Operacje:

• Logistyka paczek – statusy, reklamacje, kontakt z kurierem i klientem
• Pakowanie paczek i pomoc na hali w drukarni
• Współtworzenie procedur, wzorów dokumentów i instrukcji
• Doraźne zadania zlecone

Model pracy:

• Praca stacjonarna w Lizawicach, elastyczne godziny pracy, od początku na 100%
• Współpraca w modelu kontraktu B2B lub umowy zlecenia
• Codzienna praca z AI (Claude, ChatGPT) – notatki ze spotkań, researche, maile i dokumenty

Kogo poszukujemy?

• Doświadczenie na podobnym stanowisku – asystent/ka lub office manager, najlepiej przy właścicielu firmy
• Realne doświadczenie w administracji i finansach firmy – faktury, opisywanie kosztów, przelewy, kontakt z księgowością, umowy
• Codzienne korzystanie z narzędzi AI (Claude, ChatGPT) i umiejętność weryfikowania ich wyników
• Doskonała komunikacja pisemna, zwłaszcza przez maila
• Skrupulatność i dokładność oraz umiejętność ogarnięcia chaosu
• Samodzielność i proaktywność w szukaniu przestrzeni do pomocy
• Dokumentowanie wykonywanych zadań, aby można je było powtórzyć
• Dyskrecja – dostęp do finansów, umów i spraw prywatnych
• Szybkie uczenie się nowych rzeczy
• Czynne prawo jazdy kategorii B i pewność za kierownicą
• Elastyczność – czasem wyjazd lub przestawienie dnia pracy
• Cenienie szczerości, rzetelności, wiarygodności, pogody ducha i rozwoju