Executive Assistant

Solid; Polska; Hybrid; PLN 78,000 - 123,000; Full time

Job summary

HeadHR w Polsce poszukuje osoby na stanowisko asystenta zarządu/koordynatora administracyjnego. Zakres obejmuje ścisłą współpracę z Zarządem Spółki, przygotowywanie zestawień i raportów, obsługę skrzynki mailowej oraz redagowanie odpowiedzi w imieniu Zarządu.

Wymagania to wyższe wykształcenie, doskonała komunikacja pisemna po polsku, dobra organizacja pracy, znajomość MS 365/Google Workspace, prawo pracy i podstawy rachunkowości, prawo jazdy kat. B oraz dyspozycyjność.

Qualifications

• Wyższe wykształcenie.
• Doskonała umiejętność komunikacji pisemnej w języku polskim.
• Dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania czasem.
• Dbałość o szczegóły i terminowość.
• Praktyczna wiedza z zakresu prawa pracy.
• Podstawowa wiedza z zakresu rachunkowości.
• Bardzo dobra znajomość MS 365/Google Workspace.
• Wielozadaniowość, samodzielność, komunikatywność.
• Prawo jazdy kat. B.
• Dyspozycyjność.

Responsibilities

• Ścisła współpraca z Zarządem Spółki, wsparcie Zarządu w codziennych obowiązkach.
• Przygotowywanie zestawień, analiz i raportów zgodnie z wytycznymi Zarządu.
• Zarządzanie skrzynką mailową Zarządu - sortowanie, priorytetyzacja i archiwizacja korespondencji.
• Samodzielne redagowanie i wysyłanie odpowiedzi na maile w imieniu Zarządu.
• Monitorowanie i przypominanie o nadchodzących terminach, spotkaniach i deadlinach.
• Bieżące prace związane z administracją i obsługą biura.
• Prowadzenie teczek osobowych, ewidencja urlopów, inne sprawy kadrowe.
• Współpraca z biurem księgowym, prawnikiem oraz innymi organizacjami wspierającymi działanie firmy.
• Opracowywanie dokumentów (wniosków, projektów umów, pism urzędowych).
• Sporządzanie dokumentacji przetargowej.
• Rejestracja, archiwizacja i nadzór obiegu dokumentów.
• Obsługa oraz koordynacja kalendarza spotkań.

Skills

Komunikacja pisemna (polski)

Wielozadaniowość

Samodzielność

Terminowość

Dyspozycyjność

Komunikacja z zakresu prawa pracy

Podstawy rachunkowości

Język angielski (C level)

Prawo jazdy B

Organizacja pracy

Education

Wyższe wykształcenie

Tools

Microsoft 365

Google Workspace

Job description

Zakres zadań:

• ścisła współpraca z Zarządem Spółki, wsparcie Zarządu w codziennych obowiązkach,
• przygotowywanie zestawień, analiz i raportów zgodnie z wytycznymi Zarządu,
• zarządzanie skrzynką mailową Zarządu - sortowanie, priorytetyzacja i archiwizacja korespondencji,
• samodzielne redagowanie i wysyłanie odpowiedzi na maile w imieniu Zarządem zgodnie z ustalonymi wytycznymi,
• monitorowanie i przypominanie o nadchodzących terminach, spotkaniach i deadlinach,
• bieżące prace związane z administracją i obsługą biura,
• prowadzenie teczek osobowych, ewidencja urlopów, inne sprawy kadrowe,
• współpraca z biurem księgowym, prawnikiem oraz innymi organizacjami wspierającymi działanie firmy,
• opracowywanie dokumentów (m. in. wniosków, projektów umów, pism urzędowych, etc.),
• sporządzanie dokumentacji przetargowej,
• rejestracja, archiwizacja i nadzór obiegu dokumentów,
• obsługa oraz koordynacja kalendarza spotkań.

Kogo poszukujemy?

Oczekiwania wobec kandydatów:

• wykształcenie wyższe,
• doskonała umiejętność komunikacji pisemnej w języku polskim,
• wysoka organizacja pracy i umiejętność zarządzania czasem
• dbałość o szczegóły i terminowość
• praktyczna podstawowa wiedza z zakresu prawa pracy,
• podstawowa wiedza z zakresu rachunkowości,
• bardzo dobra znajomość obsługi programów pakietu Microsoft 365/Google Workspace,
• wielozadaniowość, samodzielność, komunikatywność,
• bardzo dobry j.angielski (C level),
• prawo jazdy kat. B,
• dyspozycyjność.