Office Coordinator

From Poland With Dev; Bielsko-Biała; On-site; PLN 20,000 - 27,000; Part time

Job summary

From Poland With Dev poszukuje osoby do wsparcia administracyjnego w naszym biurze w Bielsku-Białej. Zakres zadań obejmuje obsługę korespondencji, zamówień i spraw biurowych, koordynację pracy sprzątaczy oraz kontakt z najemcami coworkingu.

Do obowiązków należy także przygotowanie umów najmu, obsługa dokumentów oraz wsparcie przy organizacjach zjazdów i imprez firmowych. Mile widziane umiejętności organizacyjne i znajomość Excela/Arkuszy Google.

Qualifications

• Mile widziane: dobra organizacja i porządek
• Mile widziane: umiejętność komunikacji telefonicznej i mailowej
• Umiejętność obsługi Excela i Arkuszy Google (proste formuły)
• Samodzielność w prowadzeniu wielu zadań od początku do końca

Responsibilities

• Opieka nad biurem: wysyłka i odbiór paczek oraz sprawy pocztowe
• Zaopatrzenie biura i bieżące sprawy biurowe
• Koordynacja pracy sprzątaczki
• Współpraca z dostawcami, raportowanie awarii i koordynacja napraw
• Obsługa coworkingu: przygotowanie umów najmu i wprowadzanie najemców
• Wsparcie administracyjne i obieg dokumentów
• Kontakt z najemcami mieszkania w sprawach bieżących i usterek
• Koordynacja i rozliczanie współpracy z ogrodnikiem i konserwatorem
• Kompletowanie i wysyłka welcome packów dla nowych pracowników
• Przygotowanie prezentów świątecznych dla zespołu i klientów
• Zadania dla zarządu: zamówienia i sprawy związane z autami służbowymi
• Wsparcie w organizacji zjazdów firmowych

Skills

Excel

Arkusze Google

Komunikacja telefoniczna

Dobra organizacja

Samodzielność

Tools

Excel

Google Sheets

Job description

• Opieka nad biurem na co dzień: wysyłka i odbiór paczek oraz inne sprawy pocztowe, dbanie o porządek
• Zaopatrzenie biura i bieżące sprawy biurowe
• Koordynacja pracy Pani sprzątającej
• Pilnowanie umów z dostawcami, zgłaszanie awarii i koordynacja napraw, spisywanie liczników
• Obsługa coworkingu: telefony, maile, przygotowanie umów najmu i wprowadzanie nowych najemców
• Wsparcie administracyjne i dbanie o sprawny obieg dokumentów
• Kontakt z najemcami mieszkania w sprawach bieżących i usterek
• Cyklicznie: koordynacja i rozliczanie współpracy z ogrodnikiem i konserwatorem
• Kompletowanie i wysyłka welcome packów dla nowych pracowników
• Przygotowanie prezentów świątecznych dla zespołu i klientów (zamówienia, pakowanie, wysyłka)
• Zadania dla zarządu: zamówienia, sprawy związane z autami służbowymi, wizyty w urzędach
• W razie potrzeby wsparcie w organizacji zjazdów firmowych

Kogo poszukujemy?

• Aktywny status studenta i dyspozycyjność min. 10 h tygodniowo, najlepiej 2-4 h dziennie między 8:00-15:00
• Uwielbianie organizacji i porządku
• Samodzielność - prowadzenie wielu zadań od początku do końca
• Wkładanie 100% w powierzone zadania
• Swoboda w kontakcie telefonicznym i mailowym
• Mile widziane: prawo jazdy kat. B (sprawy wymagające przemieszczania się po mieście)
• Mile widziane: znajomość Excela / Arkuszy Google (proste formuły)
• Mile widziane: angielski na komunikatywnym poziomie (sporadycznie)