Koordynator / Koordynatorka zespołu Administracji HR

Kuchnia Vikinga; Bronisze; On-site; PLN 132,000 - 180,000; Full time

Benefits offered by this job

Medicover Sport

ubezpieczenie PZU

zniżki na produkty Kuchni Vikinga i P.

Pakiet benefitów

Job summary

Kuchnia Vikinga poszukuje Koordynatora/Zespołu Administracji HR, który poprowadzi zespół i zapewni bezbłędną obsługę administracyjną, będąc partnerem dla managerów w kwestiach prawnych.

Oferta daje realny wpływ na HR w dynamicznie rosnącej firmie, rozwijanie i standaryzowanie procesów oraz współpracę z działem rozliczeń. Szukamy samodzielnego lidera z inicjatywą na wyzwania w dynamicznym środowisku.

Qualifications

• Minimum 3 lata doświadczenia w administracji HR, w tym 2 lata w roli koordynującej.
• Dobra znajomość form B2B i prawa pracy.
• Doświadczenie w obsłudze dużej liczby umów cywilnoprawnych.
• Umiejętność pracy z danymi i Excel.
• Samodzielność i inicjatywa w działaniu, dobra komunikacja z managerami.

Responsibilities

• Kierowanie zespołem administracji HR i wyznaczanie priorytetów.
• Nadzór nad umowami B2B, aneksami i terminowością.
• Koordynacja dokumentacji umów zlecenia i umów o pracę.
• Prowadzenie ogólnofirmowych procesów w spółce.
• Współpraca z działem rozliczeń – dostarczanie niezbędnych danych.
• Doradztwo dla managerów w zakresie form współpracy.
• Monitorowanie zmian w przepisach i przekładanie ich na praktykę firmy.
• Wzory umów, regulaminy i procedury – opracowywanie i standaryzacja.
• Pełny cykl współpracy – start, zakończenie, archiwizacja dokumentacji.
• Audyt i kontrole – przygotowania do zewnętrznych kontroli i wewnętrznych przeglądów.
• Raportowanie i analiza danych – zestawienia umów, kosztów i struktury współpracy.
• Optymalizacja obiegu dokumentów i przeniesienie ich do systemu.

Tools

Excel

Job description

Koordynator / Koordynatorka zespołu Administracji HR

W Panu Vikingu dobrze poukładana administracja HR to jeden z fundamentów, na którym opiera się organizacja. Szukamy Koordynatora, Koordynatorki Zespołu Administracji HR, który poprowadzi zespół, zadba o bezbłędną obsługę administracyjną i będzie partnerem dla managerów w sprawach prawa procesowych i prawnych. Rośniemy szybko, a wraz z nami liczba współpracowników, regionów i procesów, dlatego oferujemy realny wpływ na to, jak będzie działać HR w firmie, oraz możliwość porządkowania i budowania rozwiązań od podstaw. Jeśli wolisz działać, niż opowiadać o działaniu, ta rola jest dla Ciebie.

Twoje zadania

• Kierowanie zespołem administracji HR - organizujesz pracę zespołu, wyznaczasz priorytety, rozwijasz ludzi i odpowiadasz za jakość oraz terminowość jego pracy.
• Obsługa umów B2B - nadzorujesz przygotowanie, podpisywanie, aneksowanie i rozwiązywanie kontraktów B2B, które procesujemy na miejscu, i pilnujesz, żeby żaden termin nie umknął.
• Koordynacja dokumentacji umów zlecenia i umów o pracę - dbasz o kompletność i terminowe przekazanie dokumentów do działu kadr w spółce z naszej grupy, jesteś łącznikiem między organizacją a tym działem.
• Jesteś gotowy, gotowa do prowadzenia ogólnofirmowy procesów w spółce.
• Współpraca z działem rozliczeń - zapewniasz, że dane potrzebne do rozliczeń (warunki współpracy, zmiany stawek, ewidencja godzin zleceniobiorców) trafiają kompletne i na czas.
• Doradztwo dla managerów - pomagasz liderom dobrać właściwą formę współpracy, bezpiecznie ją stosować i poradzić sobie w trudnych sytuacjach.
• Bezpieczeństwo prawne form współpracy - monitorujesz zmiany w przepisach, wyłapujesz ryzyka (w tym ryzyko przekwalifikowania umów) i przekładasz je na konkretne zmiany w praktyce firmy.
• Wzory umów, regulaminy i procedury - rozwijasz wzory dokumentów, instrukcje i zasady wewnętrzne, tak żeby były proste w stosowaniu i zgodne z przepisami.
• Pełny cykl współpracy - od strony formalnej zapewniasz sprawny start i zakończenie współpracy oraz prawidłowe prowadzenie i archiwizację dokumentacji.
• Audyty i kontrole - przygotowujesz organizację do kontroli zewnętrznych (np. PIP, ZUS) i prowadzisz wewnętrzne przeglądy dokumentacji, zanim ktoś zrobi to za nas.
• Raportowanie i analiza danych - przygotowujesz zestawienia dotyczące umów, kosztów i struktury współpracy, a z liczb wyciągasz wnioski i rekomendacje.
• Optymalizacja i standaryzacja - szukasz miejsc, gdzie obieg dokumentów można uprościć, przyspieszyć, ujednolicić i przenieść do systemu.

Nasze oczekiwania

• Minimum 3 lat doświadczenia w administracji HR, w tym co najmniej 2 lata w roli koordynującej lub zarządzającej zespołem.
• Bardzo dobra znajomość cywilnoprawnych form współpracy (B2B, umowa zlecenia) oraz prawa pracy w zakresie, który pozwala bezpiecznie odróżnić je od stosunku pracy.
• Doświadczenie w obsłudze dużej liczby umów cywilnoprawnych.
• Znajomość zasad rozliczania umów różnego rodzaju umów.
• Umiejętność pracy z danymi - Excel i raporty są dla Ciebie narzędziem do podejmowania decyzji, a nie tylko do przekazywania tabelek.
• Samodzielność i inicjatywa w działaniu - nie czekasz na gotowe instrukcje, sam(a) dostrzegasz, co wymaga uporządkowania, i doprowadzasz to do końca.
• Odwaga w komunikacji - potrafisz powiedzieć managerowi “tak nie można”, wyjaśnić dlaczego i zaproponować bezpieczne rozwiązanie.
• Umiejętność prowadzenia zespołu - jasno komunikujesz oczekiwania, dajesz feedback i budujesz odpowiedzialność za wynik.
• Dbałość o standardy i wysokie poczucie odpowiedzialności - wiesz, że w dokumentach liczy się każdy szczegół, bo za każdą umową stoi człowiek.
• Gotowość do działania w dynamicznym środowisku - dobrze odnajdujesz się tam, gdzie biznes rozwija się szybciej niż procedury, a zmiana jest codziennością.
• Realny wpływ na organizację - to Ty decydujesz, jak będzie wyglądać administracja HR w szybko rosnącej firmie.
• Miejsce przy stole, a nie miejsce na widowni - HR jest u nas partnerem biznesu i bierze udział w kluczowych decyzjach.
• Samodzielność i sprawczość - dostajesz przestrzeń do działania i brania odpowiedzialności za efekty.
• Możliwość tworzenia rozwiązań od podstaw - zamiast utrzymywać status quo, możesz realnie porządkować i usprawniać procesy.
• Zespół, który prowadzisz i rozwijasz - masz wpływ na to, jak pracują ludzie wokół Ciebie.
• Środowisko, które rozwija się bardzo szybko - wraz z rozwojem firmy pojawiają się nowe wyzwania, projekty i możliwości.
• Ludzi, którzy wolą działać niż opowiadać o działaniu - współpracujemy, wspieramy się i skupiamy na osiąganiu celów.
• System premiowy oparty o przejrzyste cele.
• Pakiet benefitów: Medicover Sport, ubezpieczenie PZU, zniżki na produkty Kuchni Vikinga i Pana Vikinga.
• Ekstra bonusy: bilety na mecze Reprezentacji Polski i dostęp do Ośrodka Rekreacyjno-Szkoleniowego na Mazurach dla Ciebie i Twojej rodziny.
• Możliwość rozwoju wraz z organizacją - jesteśmy w fazie intensywnego wzrostu, więc wraz z firmą rozwijają się również role, kompetencje i zakres odpowiedzialności.