Koordynator / Koordynatorka zespołu Administracji HR

Pan Viking; Bronisze; On-site; PLN 134,000 - 201,000; Full time

Benefits offered by this job

Prywatna opieka medyczna

Karta Medicover sport

Rozwój

Ubezpieczenie grupowe

Zniżka na zamówienie

Imprezy firmowe

Brandowana odzież firmowa

Job summary

Pan Viking poszukuje Koordynatora Zespołu Administracji HR do prowadzenia zespołu i zapewnienia bezbłędnej obsługi administracyjnej. Będziesz bliskim partnerem dla managerów w kwestiach prawnych i procesowych.

Oferujemy realny wpływ na struktury HR w szybko rozwijającej się firmie, z możliwością budowania rozwiązań od podstaw i pracy nad całym cyklem współpracy, w tym audytami i optymalizacją dokumentów.

Qualifications

• Minimum 3 lata doświadczenia w administracji HR, w tym co najmniej 2 lata w roli koordynującej lub zarządzającej zespołem.
• Bardzo dobra znajomość form cywilno-prawnych (B2B, umowa zlecenia) i prawa pracy.
• Doświadczenie w obsłudze dużej liczby umów cywilnoprawnych.
• Umiejętność pracy z danymi – Excel i raporty są narzędziami decyzyjnymi.
• Samodzielność i inicjatywa w działaniu – potrafisz doprowadzić projekty do końca.
• Odwaga w komunikacji i umiejętność prowadzenia zespołu.

Responsibilities

• Kierowanie zespołem administracji HR – organizujesz pracę, wyznaczasz priorytety i rozwijasz ludzi.
• Obsługa umów B2B – nadzorujesz przygotowanie, podpisywanie i aneksowanie kontraktów.
• Koordynacja dokumentacji umów – dbasz o kompletność i przekazanie dokumentów do działu kadr.
• Prowadzenie ogólnofirmowych procesów – udział w kluczowych projektach firmy.
• Współpraca z działem rozliczeń – zapewniasz prawidłowy przekaz danych i stałe aktualizacje.
• Doradztwo dla managerów – pomaganie w wyborze formy współpracy i bezpieczne zastosowanie jej.
• Bezpieczeństwo prawne – monitorowanie zmian w przepisach i ich implementacja.
• Wzory umów, regulaminy i procedury – rozwijanie i standaryzacja dokumentów.
• Audyt i kontrole – przygotowanie do PIP, ZUS i wewnętrzne przeglądy.
• Raportowanie i analiza kosztów – tworzenie zestawień i rekomendacje.

Skills

Zarządzanie zespołem

Analiza danych

Praca w dynamicznym środowisku

Komunikacja z managerami

Dbałość o szczegóły

Education

Wykształcenie wyższe

Tools

Excel

HRIS

Job description

W Panu Vikingu dobrze poukładana administracja HR to jeden z fundamentów, na którym opiera się organizacja. Szukamy Koordynatora, Koordynatorki Zespołu Administracji HR, który poprowadzi zespół, zadba o bezbłędną obsługę administracyjną i będzie partnerem dla managerów w sprawach prawa procesowych i prawnych. Rośniemy szybko, a wraz z nami liczba współpracowników, regionów i procesów, dlatego oferujemy realny wpływ na to, jak będzie działać HR w firmie, oraz możliwość porządkowania i budowania rozwiązań od podstaw. Jeśli wolisz działać, niż opowiadać o działaniu, ta rola jest dla Ciebie.

Twoje zadania

• Kierowanie zespołem administracji HR - organizujesz pracę zespołu, wyznaczasz priorytety, rozwijasz ludzi i odpowiadasz za jakość oraz terminowość jego pracy.
• Obsługa umów B2B - nadzorujesz przygotowanie, podpisywanie, aneksowanie i rozwiązywanie kontraktów B2B, które procesujemy na miejscu, i pilnujesz, żeby żaden termin nie umknął.
• Koordynacja dokumentacji umów zlecenia i umów o pracę - dbasz o kompletność i terminowe przekazanie dokumentów do działu kadr w spółce z naszej grupy, jesteś łącznikiem między organizacją a tym działem.
• Jesteś gotowy, gotowa do prowadzenia ogólnofirmowy procesów w spółce.
• Współpraca z działem rozliczeń - zapewniasz, że dane potrzebne do rozliczeń (warunki współpracy, zmiany stawek, ewidencja godzin zleceniobiorców) trafiają kompletne i na czas.
• Doradztwo dla managerów - pomagasz liderom dobrać właściwą formę współpracy, bezpiecznie ją stosować i poradzić sobie w trudnych sytuacjach.
• Bezpieczeństwo prawne form współpracy - monitorujesz zmiany w przepisach, wyłapujesz ryzyka (w tym ryzyko przekwalifikowania umów) i przekładasz je na konkretne zmiany w praktyce firmy.
• Wzory umów, regulaminy i procedury - rozwijasz wzory dokumentów, instrukcje i zasady wewnętrzne, tak żeby były proste w stosowaniu i zgodne z przepisami.
• Pełny cykl współpracy - od strony formalnej zapewniasz sprawny start i zakończenie współpracy oraz prawidłowe prowadzenie i archiwizację dokumentacji.
• Audyty i kontrole - przygotowujesz organizację do kontroli zewnętrznych (np. PIP, ZUS) i prowadzisz wewnętrzne przeglądy dokumentacji, zanim ktoś zrobi to za nas.
• Raportowanie i analiza danych - przygotowujesz zestawienia dotyczące umów, kosztów i struktury współpracy, a z liczb wyciągasz wnioski i rekomendacje.
• Optymalizacja i standaryzacja - szukasz miejsc, gdzie obieg dokumentów można uprościć, przyspieszyć, ujednolicić i przenieść do systemu.

Nasze oczekiwania

• Minimum 3 lat doświadczenia w administracji HR, w tym co najmniej 2 lata w roli koordynującej lub zarządzającej zespołem.
• Bardzo dobra znajomość cywilnoprawnych form współpracy (B2B, umowa zlecenia) oraz prawa pracy w zakresie, który pozwala bezpiecznie odróżnić je od stosunku pracy.
• Doświadczenie w obsłudze dużej liczby umów cywilnoprawnych.
• Znajomość zasad rozliczania umów różnego rodzaju umów.
• Umiejętność pracy z danymi - Excel i raporty są dla Ciebie narzędziem do podejmowania decyzji, a nie tylko do przekazywania tabelek.
• Samodzielność i inicjatywa w działaniu - nie czekasz na gotowe instrukcje, sam(a) dostrzegasz, co wymaga uporządkowania, i doprowadzasz to do końca.
• Odwaga w komunikacji - potrafisz powiedzieć managerowi “tak nie można”, wyjaśnić dlaczego i zaproponować bezpieczne rozwiązanie.
• Umiejętność prowadzenia zespołu - jasno komunikujesz oczekiwania, dajesz feedback i budujesz odpowiedzialność za wynik.
• Dbałość o standardy i wysokie poczucie odpowiedzialności - wiesz, że w dokumentach liczy się każdy szczegół, bo za każdą umową stoi człowiek.
• Gotowość do działania w dynamicznym środowisku - dobrze odnajdujesz się tam, gdzie biznes rozwija się szybciej niż procedury, a zmiana jest codziennością.

To oferujemy

• Realny wpływ na organizację - to Ty decydujesz, jak będzie wyglądać administracja HR w szybko rosnącej firmie.
• Miejsce przy stole, a nie miejsce na widowni - HR jest u nas partnerem biznesu i bierze udział w kluczowych decyzjach.
• Samodzielność i sprawczość - dostajesz przestrzeń do działania i brania odpowiedzialności za efekty.
• Możliwość tworzenia rozwiązań od podstaw - zamiast utrzymywać status quo, możesz realnie porządkować i usprawniać procesy.
• Zespół, który prowadzisz i rozwijasz - masz wpływ na to, jak pracują ludzie wokół Ciebie.
• Środowisko, które rozwija się bardzo szybko - wraz z rozwojem firmy pojawiają się nowe wyzwania, projekty i możliwości.
• Ludzi, którzy wolą działać niż opowiadać o działaniu - współpracujemy, wspieramy się i skupiamy na osiąganiu celów.
• System premiowy oparty o przejrzyste cele.
• Pakiet benefitów: Medicover Sport, ubezpieczenie PZU, zniżki na produkty Kuchni Vikinga i Pana Vikinga.
• Ekstra bonusy: bilety na mecze Reprezentacji Polski i dostęp do Ośrodka Rekreacyjno-Szkoleniowego na Mazurach dla Ciebie i Twojej rodziny.
• Możliwość rozwoju wraz z organizacją - jesteśmy w fazie intensywnego wzrostu, więc wraz z firmą rozwijają się również role, kompetencje i zakres odpowiedzialności.

Benefity

• Prywatna opieka medyczna
• Karta Medicover sport
• Rozwój
• Ubezpieczenie grupowe
• Zniżka na zamówienie
• Imprezy firmowe
• Brandowana odzież firmowa