Asystentka Zarządu (K/M)

be5 GROUP - Human Capital First - Executive Search Polska; Warszawa; On-site; PLN 70,000 - 110,000; Full time

Job summary

be5 GROUP - Human Capital First - Executive Search Polska poszukuje Asystenta/Asystentki Zarządu do wsparcia Zarządu w organizacji pracy i bieżących spraw administracyjnych. Zakres obejmuje organizację kalendarza, spotkań, obsługę dokumentów oraz kontakt z urzędami i kontrahentami.

Wymagane wykształcenie wyższe, ok. 5 lat doświadczenia, doskonała obsługa Google Workspace i MS Office, a także umiejętność pracy w środowisku dynamicznym.

Qualifications

• Wykształcenie wyższe.
• Około 5 lat doświadczenia w pracy asystenckiej, adminstracyjnej lub office management.
• Doświadczenie w kontaktach z urzędami i przygotowywaniu pism.
• Bardzo dobra znajomość Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Kalendarz) oraz MS Office.
• Umiejętność wyszukiwania i weryfikowania informacji oraz korzystania z AI.

Responsibilities

• Organizacja pracy Zarządu: kalendarz, spotkania, protokoły i monitorowanie realizacji uzgodnień.
• Obsługa spotkań i gości: organizacja spotkań przełożonego, obsługa gości.
• Obieg i archiwizacja dokumentów: utrzymanie porządku w dokumentacji oraz dostępność szablonów.
• Prowadzenie rejestru umów i terminów.
• Obsługa korespondencji: korespondencja tradycyjna i elektroniczna, e-Doręczenia, monitorowanie terminów.
• Sprawy urzędowe: przygotowywanie wniosków i pism, kontakt z urzędami.

Skills

Zarządzanie czasem

Komunikacja

Organizacja biura

Dyplomacja

Samoorganizacja

Education

Wyższe

Tools

Google Workspace

MS Office

Job description

Naszym Klientem jest grupa spółek prowadzących działalność w kilku obszarach, obejmującą m.in. obszar nieruchomości i przedsięwzięć inwestycyjnych. W związku z rozwojem działalności naszego Klienta poszukujemy osoby, która będzie wspierać Zarząd w organizacji pracy oraz koordynacji bieżących spraw administracyjnych i organizacyjnych.

ASYSTENT / ASYSTENTKA ZARZĄDU

Zakres obowiązków

• Organizacja pracy Zarządu: prowadzenie kalendarza, organizacja spotkań, przygotowywanie materiałów i protokołów z narad oraz monitorowanie realizacji ustaleń.
• Obsługa spotkań i gości: organizacja spotkań przełożonego oraz przyjmowanie gości.
• Obieg i archiwizacja dokumentów: dbanie o porządek w dokumentacji elektronicznej, aktualność rejestrów oraz dostępność szablonów i kluczowych dokumentów.
• Prowadzenie rejestru umów i terminów.
• Obsługa korespondencji: nadzór nad obiegiem korespondencji tradycyjnej i elektronicznej, w tym e-Doręczeń, oraz monitorowanie terminowości odpowiedzi.
• Sprawy urzędowe: przygotowywanie i składanie wniosków oraz pism, kompletowanie dokumentacji, kontakt z urzędami, monitorowanie postępowań.
• Administracja grupy: współpraca z dostawcami, obsługa umów serwisowych (media, telekomunikacja), zakupy i zaopatrzenie biura oraz wsparcie kierowników stacji w sprawach administracyjnych.
• Zapytania ofertowe: opracowywanie zapytań oraz zbieranie i porównywanie ofert na prace, usługi i zakupy.
• Wsparcie w obszarze nieruchomości: wstępna weryfikacja ofert gruntów i nieruchomości, gromadzenie dokumentacji oraz przygotowywanie zestawień i informacji na potrzeby decyzji Zarządu.
• Realizacja zadań zlecanych przez przełożonego: prowadzenie researchu, przygotowywanie zestawień, porównań ofert i dokumentów wspierających podejmowanie decyzji.

Wymagania

• Wykształcenie wyższe.
• Około 5 lat doświadczenia w pracy na stanowisku asystenckim, administracyjnym lub w obszarze office management.
• Doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu szerokiego zakresu spraw administracyjnych.
• Praktyczne doświadczenie w kontaktach z urzędami, przygotowywaniu pism i wniosków oraz monitorowaniu przebiegu spraw.
• Bardzo dobra znajomość Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Kalendarz) oraz MS Office.
• Umiejętność sprawnego wyszukiwania i weryfikowania informacji, w tym świadomego i krytycznego korzystania z narzędzi AI.
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, w tym umiejętność redagowania pism urzędowych i korespondencji biznesowej.
• Wysoka kultura osobista, dyplomacja i swoboda w kontaktach z urzędami, kontrahentami oraz partnerami biznesowymi.
• Samodzielność, systematyczność, dbałość o szczegóły i umiejętność doprowadzania spraw do końca.
• Umiejętność organizacji pracy, ustalania priorytetów i koordynowania kilku tematów jednocześnie.
• Dyskrecja i odpowiedzialne podejście do informacji poufnych.
• Stabilność zawodowa i doświadczenie w długofalowej współpracy z pracodawcą.
• Gotowość do pracy stacjonarnej w Warszawie, południowo-wschodnia część miasta.

Mile widziane

• Doświadczenie w branży nieruchomości, w kancelarii prawnej lub notarialnej.
• Umiejętność korzystania z rejestrów i serwisów internetowych, takich jak EKW, KRS, CEIDG czy Geoportal.
• Podstawowa znajomość zagadnień związanych z MPZP, warunkami zabudowy i księgami wieczystymi.
• Prawo jazdy kat. B.
• Wykształcenie kierunkowe, np. administracja, prawo, gospodarka przestrzenna, zarządzanie lub ekonomia.

Nasz Klient oferuje:

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
• Możliwość rozwoju zawodowego i udziału w szkoleniach finansowanych przez pracodawcę, m.in. z zakresu nieruchomości.
• Niezbędne narzędzia pracy: komputer i telefon służbowy.