Asystent / Asystentka Zarządu

Niezastapiona; Tychy; On-site; PLN 73,000 - 84,000; Full time

Benefits offered by this job

Karta Multisport

Stabilne zatrudnienie

Możliwość rozwoju zawodowego

Job summary

Niezastapiona w Tychy poszukuje osobę na stanowisko specjalisty ds. administracji biura.

Zadania obejmują koordynację przepływu informacji, monitorowanie terminów realizacji zadań oraz organizowanie spotkań i prowadzenie kalendarza. Do obowiązków należy prowadzenie ewidencji korespondencji, nadzór nad obiegiem dokumentów, przygotowywanie umów, obsługa klienta, archiwizacja oraz wsparcie w rozliczeniach z klientami.

Qualifications

• Minimum 1 rok doświadczenia w administracji biura lub obsłudze klienta B2B
• Doskonała organizacja pracy i umiejętność dotrzymania terminów
• Komunikatywność i wysoka kultura osobista
• Dobra znajomość Word, Excel, Google Workspace i obsługi poczty
• Podstawowa znajomość obiegu dokumentów i fakturowania
• Mile widziane doświadczenie w biurze rachunkowym, znajomość RODO, CRM, język angielski

Responsibilities

• Koordynowanie przepływu informacji oraz monitorowanie terminowości realizacji zadań
• Organizowanie spotkań wewnętrznych i prowadzenie kalendarza
• Prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz nadzór nad jej obiegiem
• Organizacyjna obsługa klientów – kierowanie spraw do właściwych osób, aktualizacja bazy klientów oraz koordynowanie zmian i zakończenia współpracy
• Przygotowywanie umów i aneksów na podstawie zatwierdzonych wzorów oraz prowadzenie ich rejestru
• Kontrolowanie aktualności cenników i zakresów świadczonych usług
• Przekazywanie danych niezbędnych do wystawiania faktur oraz wsparcie w rozliczeniach z klientami
• Kontrolowanie przestrzegania procedur i standardów organizacji pracy
• Organizowanie archiwum oraz nadzór nad prawidłową archiwizacją dokumentacji
• Nadzór nad obiegiem dokumentów płacowych, w tym list obecności, wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich i rejestru wyjść prywatnych
• Kontakt z dostawcami, organizowanie zakupów oraz prowadzenie ewidencji sprzętu i wyposażenia
• Koordynowanie współpracy z obsługą IT, w tym zgłaszanie awarii i wspieranie przestrzegania procedur bezpieczeństwa

Skills

Organizacja pracy

Priorytetowanie zadań

Komunikatywność

Współpraca zespołowa

Tools

Word

Excel

Google Workspace

Poczta e-mail

Job description

Zakres obowiązków

• Koordynowanie przepływu informacji oraz monitorowanie terminowości realizacji zadań
• Organizowanie spotkań wewnętrznych i prowadzenie kalendarza
• Prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz nadzór nad jej obiegiem
• Organizacyjna obsługa klientów – kierowanie spraw do właściwych osób, aktualizacja bazy klientów oraz koordynowanie zmian i zakończenia współpracy
• Przygotowywanie umów i aneksów na podstawie zatwierdzonych wzorów oraz prowadzenie ich rejestru
• Kontrolowanie aktualności cenników i zakresów świadczonych usług
• Przekazywanie danych niezbędnych do wystawiania faktur oraz wsparcie w rozliczeniach z klientami
• Kontrolowanie przestrzegania procedur i standardów organizacji pracy
• Organizowanie archiwum oraz nadzór nad prawidłową archiwizacją dokumentacji
• Nadzór nad obiegiem dokumentów płacowych, w tym list obecności, wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich i rejestru wyjść prywatnych
• Kontakt z dostawcami, organizowanie zakupów oraz prowadzenie ewidencji sprzętu i wyposażenia
• Koordynowanie współpracy z obsługą IT, w tym zgłaszanie awarii i wspieranie przestrzegania procedur bezpieczeństwa

Nasze oczekiwania

• Minimum 1 rok doświadczenia w administracji biura, asystencji zarządu, obsłudze klienta B2B lub na podobnym stanowisku
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność ustalania priorytetów i pilnowania terminów
• Komunikatywność, wysoka kultura osobista i nastawienie na współpracę
• Sprawna obsługa Word, Excel, Google Workspace, poczty oraz doświadczenie w pracy z rejestrami i bazami danych
• Podstawowa znajomość zagadnień administracyjnych, obiegu dokumentów i fakturowania
• Mile widziane: doświadczenie w pracy w biurze rachunkowym, znajomość RODO, CRM, języka angielskiego

Oferujemy

• Bezpośrednie zatrudnienie u naszego Klienta
• Umowę o pracę
• Wynagrodzenie 6500–7500 zł brutto miesięcznie
• Pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00–15:00 lub 8:00–16:00
• Szkolenie stanowiskowe i wdrożenie do pracy
• Możliwość rozpoczęcia pracy od zaraz
• Kartę Multisport
• Stabilne zatrudnienie i możliwość rozwoju zawodowego